El mensaje del libro "Meeting Architecture" es sencillo, pero clave: se organizan reuniones para formar, comunicar, crear relaciones, motivar, etc., pero la mayor parte del tiempo y esfuerzo en organización, presupuestos, conocimientos, se dedica a temas de organización y logística (hoteles, cenas...) más que a cómo conseguir estos objetivos de forma efectiva.

Como dice Maarten, la mayor parte de los organizadores escogen el hotel, se encargan de la logística,... pero dejan al director de Marketing que defina el contenido y cómo transmitirlo (en general, un powerpoint poco efectivo...). ¿Dónde están los expertos en comunicación?

Tal y como asegura este profesional, las reuniones necesitan arquitectos ("meeting architects"), profesionales que ayuden al cliente a definir sus objetivos y a concebir la reunión: formatos, contenidos, actividades, guión, etc. ¿Lo estás haciendo hoy día? Piensa otra vez: Maarten habla de un experto que sabe de técnicas de aprendizaje, de psicología, formatos de networking, de RRHH, de sociología, etc.

Este libro no es una solución -cómo dice Maarten-, se trata de ciencia todavía muy inmadura. Es más bien, aclara, un "manifesto" que define qué tendrá que hacer este nuevo tipo, clave, de profesional. Hablamos con Maarten.

Tu libro cuestiona mucho nuestro sector...
Sí, este tema supone un reto importante para todo nuestro sector, pero también una gran oportunidad. La industria de reuniones se encuentra bajo presión de todas formas. Si no asume su responsabilidad y abraza esta oportunidad, otras industrias como el marketing o la formación se apoderarán de los presupuestos.
 
¿Quiénes serán estos "meeting architects"?
Habrá de todo tipo: unos serán más artísticos, otros más centrados en la tecnología, en relaciones humanas, en RRHH... Unos serán freelance, otros OPCs, agencias de eventos, audiovisuales... En todo caso será difícil ser un buen profesional en logística y en contenido. El arquitecto se centrará en el contenido.

Hoy día hay muy poco conocimiento: ¿Qué libro toma lo que sabemos de psicología o RRHH y explica cómo aplicarlo en reuniones? Es lo que necesitamos.

¿Cómo reaccionan los hoteles? ¿No es difícil para ellos, que reciben la mayor parte de los presupuestos, fomentar una causa que da más importancia al contenido?
Lo importante es que el negocio crezca para todos. En estas industrias ya hay gente con visión que se preparan. Algunas grandes cadenas hoteleras transforman sus equipos de venta en diseñadores de reuniones. MPI también hace mucho en este campo, con un enfoque notable en la formación.

¿Y cómo ves a los clientes finales en relación a este tema: lo esperan?
No lo esperan. Pero esta profesión cambiará su manera de ver las cosas. Si te presentas como un especialista en definir objetivos y diseñar una manera de conseguirlos, tienes la atención del cliente. Y cuando lo conocen, les encanta esta manera de trabajar. En el futuro, cualquier gran empresa incluirá en su proceso de organización de reuniones el trabajo de un "meeting architect".

 
Provienes del mundo audiovisual... ¿Cómo has llegado a escribir este libro?
Nuestra empresa se llama "empresa de apoyo a reuniones" desde hace 10 años... Cuando ofreces servicios audiovisuales, te preguntas cómo aportar más valor, añadir servicio, cómo ayudar al cliente a conseguir sus objetivos. Y tras 25 años de experiencia, me sentí preparado para escribir esto. También me ha ayudado mucho MPI con su programa CMM que aporta una visión muy estratégica de los eventos.

El libro se puede comprar en http://www.meetingsupport.org/