En su magistral libro “Liar’s poker”, el antiguo trader Michael Lewis comenta que al mudarse, su último banco hizo un gran error con la sala de mercados: esta sala impresionante, de lujo… tenía demasiado espacio libre. Al estar demasiado lejos unos de los otros, los traders perdían su energía. Ya no había el ruido, “follón”, movimiento, roces de personas, que solía haber en la sala previa.

Lo mismo se ha visto en algunos pabellones de FITUR, un FITUR obviamente afectado por la recesión. Creo que todos podemos entender que en una economía muy complicada, FITUR haya vendido menos metros cuadrados. Querer esconder esto ofreciendo espacio a expositores que no lo necesitaban (algunos stands eran ridículos de espacio inutilizado), agrandando pasillos (en algunos casos parecían autopistas más que pasillos de feria) y multiplicar zonas vacías entre grandes stands y entre pabellones ha hecho que se perdiera esta energía tan importante en ferias.

Aprendizaje para organizadores: no toméis espacios demasiado grandes, no diluyáis la energía. Mucho mejor tener un espacio justo, quizás un poco pequeño, si queréis fomentar el contacto y transmitir impresión de movimiento y de éxito.

Tras moderar dos mesas redondas de MPI, en presencia de tres grandísimos responsables de eventos en empresas (Rafa Grande, Mayte Sabone, Christoph Tessmar), me surge un extraño optimismo. No diré quién dijo qué (los departamentos de comunicación son muy paranoicos) pero he visto algunas tendencias muy positivas. Un repaso de lo que opinan estos grandes profesionales:

1- Suelen ver la fidelidad como la buena solución a la hora de gestionar sus agencias. Permite un mejor conocimiento de la empresa por la agencia, permite exigir más como “premio a la fidelidad”, permite pedir condiciones muy preferenciales. El concurso sistemático es reconocido como una solución no ideal, demasiado costosa para toda la cadena de valor.

2- Transparencia: su mayor demanda es de transparencia en precios. Markups e incluso comisiones no son una buena solución, prefieren honorarios. Y sí, piensan en general que si apretas demasiado tu agencia, si con un par de porcientos piensas que vivirá, te equivocas. Honorarios dignos son necesarios.

3- No a los excesos de compras. Compras se ha establecido en muchas empresas como un filtro / ayuda necesaria en el proceso, pero cuesta encontrar un corporate planner bueno que no encuentre muy contraproducentes las subastas inversas para eventos, o cosas del estilo. Ellos viven más que nadie la necesidad de diferenciar compras de productos (comparables, tangibles) y de servicios como son los eventos. Una distinción no siempre hecha en los procesos de las empresas.

Un gran profesional corporativo de eventos sabe que una agencia que no tiene buena remuneración no podrá pagar a buenos profesionales, que tendrá que buscar otras fuentes de remuneración; sabe que la fidelidad permite un mejor trabajo. Cuidado: encuentra también que una agencia que no aporta un valor diferencial no tiene sentido… hay que ponerse las pilas.

Nuestro sector es un caós a nivel de relaciones agencias / clientes / espacios. Pero alegra ver que los corporativos que de verdad saben mucho desean un modo de relación sano, equilibrado, estable, lejos de lo que por desgracia se ve en muchas empresas. Solo falta evangelizar un poco más.

Semana de asociaciones para el Mottard: desayuno SITE sobre redes sociales en eventos el miercoles (hmmm, un tema nuevo!!), debate MPI el jueves sobre relaciones entre agencias, clientes y proveedores (nuevo también!!), y, tras pasar por el congreso mundial de UFI, ahora en Valencia para un encuentro entre asociaciones de agencias de eventos de la mano del Club para la Excelencia en Eventos. Parece que en esta semana, he vuelto 5 o 10 años atrás. Que nada ha cambiado. Que seguimos buscando cómo poner más redes sociales en nuestros eventos, que seguimos quejándonos de que los clientes hacen concursos con 10 agencias, y que sabemos que los eventos tienen que ser más sostenibles pero preferimos hablar de ello que hacerlo.

Quizás estoy de mal humor, un sábado por la mañana en un hotel de Valencia… pero la capacidad de nuestro sector para quejarse, hablar más que cambiar, y al final no solucionar nada, es sorprendente.

Y que mis amigos asociaciones no se enfaden: SITE tiene razón, que hace falta explicar a nuestro sector cómo poner un poco de twitter en sus eventos, MPI tiene razón, que las relaciones entre actores son complicadas y se tienen que mejorar, el Club tiene razón, que la sostenibilidad y el ROI son temas todavía a definir en eventos. Pero un día me volveré loco de tanta repetición, como Bill Murray en lo que es la mejor película de la historia.

¿Nos vemos el 12 de noviembre de 2021 para un debate sobre ROI en en eventos?

La cultura china considera que si el contexto ha cambiado desde la firma de un contrato, se puede replantear dicho compromiso y revisar el contrato. ¿Esta versión un poco flexible del compromiso contractual, bastante contraria a la cultura occidental, estará detrás de la preocupante tendencia actual de ligereza a la hora de cumplir sus contratos? No, probablemente la influencia cultural asiática no llega tan lejos.

El motivo es probablemente más bien una mezcla de las presiones económicas, la gestión a corto plazo, una informalidad preocupante (problema que no es de ayer en este sector) y, ganador por goleada, la lentitud e inefectividad de la justicia. Cada uno sabe que si quieres llevar a la otra parte a juicio, te lanzas a años de espera y gastos legales que no valen la pena si no es para un contrato muy grande.

En todo caso es sorprendente (es un eufemismo) ver cómo empresas pequeñas y grandes, y obviamente instituciones, firman documentos, contratan eventos u otros servicios, reservan hoteles y espacios… y después no dudan en contactar con la otra parte, no para decir “el contexto ha cambiado, tengo un problema, quiero renegociar” (lo cual se podría entender, vivimos en un mundo en cambio permanente), sino “tal documento que firmé, no lo cumpliré” (casi añadiendo “¿y qué vas a hacer ahora?”).

Triste evolución en un sector ya demasiado informal…

“¡La crisis ya ha acabado, estamos en un mundo nuevo!”. Esta declaración del presidente del Banco Sabadell a Expansión en una entrevista es una realidad que creo que muchos en nuestro sector están integrando en su visión del mercado. De hecho, he oido que un consejero delegado del IBEX35 ha sacado esta frase a sus altos directivos en una reunión después de las vacaciones, manera de decirles “dejad de esperar tiempos mejores o de quejaros de la situación: esto es lo que hay y tenemos que ser los mejores posibles en este marco”.

La economía acabará mejorando, es obvio, pero también es obvio que no será mañana y que no será una mejora radical. Por tanto intentemos ser buenos hoy y en este mercado.

Y aquí viene una buena noticia: nuestro sector ha demostrado su importancia. Las empresas han cortado eventos y acciones de comunicación, pero se han dado cuenta de que si no comunican, si no conectan con empleados, clientes, distribuidores… salen del circuito. Que la comunicación no es un lujo para momentos de bonanza: es una necesidad vital (de hecho probablemente mayor que en momentos buenos, por que todos están más nerviosos).

No tengamos miedo: comunicar y hacer eventos es tan necesario como el aire para las empresas. La crisis actual (y si hay nueva recesión será igual) ha reducido los presupuestos, pero las empresas seguirán comunicando. Lo único importante es saber qué podemos hacer en este entorno, no esperar el arco-iris.

“Odio la realidad, pero es el único sitio donde puedo conseguir un buen steak”, dice Woody Allen. Pues vivimos en la realidad…

Vuelvo de Málaga, donde he asistido al Foro MICE. Aparte de que el acrónimo MICE (del cual el significado queda discutido: es conventions o congresses? eventos o exhibitions?…) ha dejado de ser aceptable en nuestro sector, el encuentro se puede considerar como un éxito. Este evento es hoy un punto de encuentro de los destinos / convention bureaus, entidades tan importantes en nuestro sector que otros profesionales, sea hoteles, palacios de congresos, agencias, van sumándose.

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¿Lo positivo?

1- La calidad del público, compuesto de profesionales de alta calidad, implicados en su sector.

2- El interés de verse la cara, de debatir de la situación del sector, de “hacer piña”. Los eventos no dejan de ser lo mejor, un momento de compartir, una oportunidad de darse un shoot de positivismo, de ver un grupo de personas apasionadas por su trabajo.

3- La noche de tapas por bares de Málaga, con un recorrido definido por los organizadores - mejor que cualquier cena formal con espectáculo!!! Combinación de pasarlo bien y de mucho networking, me parece ser la solución perfecta para la noche.

¿Lo negativo?

1- Como muchos encuentros de este sector, es un momento muy endogámico, donde unos sospechosos habituales vuelven a tomar cañas y donde faltan cruelmente el cliente final. Esto limita bastante la relevancia de lo que se comenta, pues falta quien más importa: el que compra.

2- También como muchos encuentros del sector, el conservadurismo ganó con una sorprendente homogeneidad de formatos (TODAS las sesiones eran mesas redondas de una hora). Si en los encuentros de nuestro sector no innovamos, ¿cómo esperar que se haga en los otros eventos?