Adelantábamos la impresionante magnitud prevista de las JMJ. Semanas después y calmadas las ‘tempestades´ de uno y otro tipo, hemos querido analizar a qué se enfrentaron y cómo lo hicieron algunos de los profesionales que intervinieron en el evento.

Desbordamiento, juventud y ‘santa´ paciencia

El enorme éxito de la convocatoria supuso, paradójicamente, rozar el fracaso en alguna de las acciones. Más de 1.500.000 personas inscritas, que alcanzaron según algunas fuentes los 2.000.000, - la organización del JMJ no ha querido dar cifras oficiales, aunque manejan datos como que en Cuatro Vientos se tuvo constancia a través de Telefónica del uso de 1.500.000 moviles durante la misa del Papa, posiblemente tuiteando -, desbordaron las previsiones y supusieron un verdadero desafío a nivel logístico.

Sin embargo, la juventud, y el ‘ánimo´ con el que miles de personas acudieron a estas jornadas fue un elemento a tener en cuenta ya que facilitó enormemente la organización, servicios y seguridad de la muy difícil movilidad de cientos de miles de personas.

La paciencia y el buen humor de los participantes, en lo que coinciden todos los profesionales con los que hemos hablado, evitaron problemas mayores cuando, por ejemplo, ante el desbordamiento de las previsiones y los más de 40º, se vio que las canalizaciones realizadas en Cuatro Vientos no eran suficientes para proveer de agua a todos y hubo que repartir con urgencia miles de botellines; o ante el aguacero que soportaron estoicamente en el mismo espacio donde más tarde dormirían a la intemperie.

El desbordamiento de las previsiones y los más de 40º, supuso que las canalizaciones realizadas en Cuatro Vientos no fueran suficientes

Voluntariado y organización

Más de 30.000 personas de todas las edades, sexos, profesiones y procedencia, ofrecieron voluntariamente su trabajo y estuvieron al pie del cañón todos los días y en todos los sitios en los que se les necesitó.

Fueron el 85% del staff del evento y sin ellos éste no habría sido posible, y sin embargo, lo que en sí mismo es tan positivo, supuso también un desafío, pues en muchos casos, al no tratarse de profesionales (aunque los hubo, y de todo tipo: militares, abogados, técnicos...), hubo que limitar la capacidad de exigencia y añadió complejidad a la organización.

Los más de 30.000 voluntarios fueron el 85% del staff del evento

La JMJ, por otra parte, debía estar en todos los frentes puesto que buscaron, en la medida de lo posible, contratar a los proveedores directamente sin intermediaciones de agencias de eventos profesionales, al mismo tiempo que coordinarse con todas las instancias administrativas implicadas.

"Desde Airstar", comenta Alfonso Martinez, "hemos de decir que todas las instalaciones y requerimientos técnicos que solicitamos fueron perfectamente atendidos e, incluso, con varios días de antelación. El suministro eléctrico y las cajas de distribución para espacios de esas dimensiones con calles, personas, etc. no resultaba sencillo."

Seguridad

Las extraordinarias medidas de seguridad fueron, coinciden todos, el elemento que más dificultó el trabajo de los diversos profesionales.

La acreditación fue de una complejidad importante, especialmente en el caso de las personas que tenían un acceso más cercano al Papa, dado el extremado circuito de seguridad creado en torno a él.

"Es, sin duda, el evento más complejo que hemos organizado nunca", cuenta Enrique Montes de DNET, "Además de acreditar a más de 70.000 personas (asistentes, periodistas, voluntarios, trabajadores...), muchas de ellas eran altas autoridades, por lo que tuvimos que planificar los protocolos de seguridad con las Fuerzas de Seguridad y con la JMJ en un proceso que se inició seis meses antes del evento".

"Entraban en ese momento muchísimos trabajadores que llegaban a su turno sin que los que llevaban ya horas trabajando pudieran salir, por lo que tuvieron que quedarse 24h en el recinto"

Alfonso cuenta que el sábado la organización decidió cerrar los accesos al aeropuerto de Cuatro Vientos a las 17h para no superar el aforo. "El problema fue que además de los peregrinos, entraban en ese momento muchísimos trabajadores que llegaban a su turno sin que los que llevaban ya horas trabajando pudieran salir, por lo que tuvieron que quedarse 24h en el recinto".

... Y llegó el diluvio

"Era prácticamente imposible", comenta Marieta Jaureguizar, directora de la Oficina de Prensa de JMJ, "prever semejante tormenta, precisamente la noche que dormían a la intemperie".

Durante 15 minutos se desató una tormenta de tal calibre que tiró la gran cruz de la JMJ, voló el solideo del Papa y obligó a este a interrumpir la misa que en ese momento era retransmitida a todo el mundo. Si ya las fuertes temperaturas, más de 40º, habían puesto a prueba a los asistentes, la furia de ‘los elementos´ puso a prueba la profesionalidad de los organizadores.

"La lluvia anegó el terreno", cuenta Alfonso, "lo que forzó a la SERCAM a cortar toda la corriente eléctrica de Cuatro Vientos, nos quedamos sin luz excepto en cuatro de nuestros equipos que pudimos obtener la corriente de un generador de TVE".

La furia de ‘los elementos´ puso a prueba la profesionalidad de los organizadores y ejecutores del evento

También en DNET temieron a lo largo del día que las altas temperaturas, y la intensidad de la tormenta después, impidieran las acreditaciones por el sistema wifi ideado para lograr una mayor fluidez in situ, a pesar de que tenían un back-up, un sistema que les permitía, en el caso de que ‘cayera´ la comunicación, pasar a modo local el sistema de verificación, que revestía una gran complejidad dados los numerosos eventos que tuvieron lugar en diferentes escenarios.

SCP, con la responsabilidad de emitir en directo a más de 600.000 personas, también disponía de un plan B, un sistema inalámbrico que permitía emitir a tiempo real. Ninguno, finalmente, fue necesario.

Aunque es probable que la tormenta del 19 de agosto pase a los anales de la historia de este sector y supusiera entre otras cosas, que 600.000 hostias se malograran impidiendo uno de los momentos más importantes y visuales del evento (la comunión de los peregrinos durante la misa del Papa) finalmente resultó por si misma uno de los instantes más espectaculares y explícitos de las JMJ 2011, tanto por la actitud de unos y de otros, como por la solidez que demostraron los que intervinieron profesionalmente en el evento.

Pero como sucede en todos los eventos, hubo un final feliz. A pesar del desafío y las dificultades a las que tuvieron que hacer frente, las JMJ de Madrid han sido reconocidas como una de las de mayor éxito e implicación, no solo ya por los propios participantes sino por la respuesta de los diversos organismos y entidades públicas.

El esfuerzo realizado en servicios de seguridad, sanitarios, infraestructuras o la necesidad de ‘ocupar´ temporalmente algunos terrenos en Cuatro Vientos han tenido, sin embargo, su contraprestación.

Solo en manutención a través del sistema de tíckets de comida, en el que participaron 2.500 restaurantes de Madrid, las JMJ dejaron 40 millones de euros en Madrid

Aunque el JMJ no da cifras totales sobre cuanto ha dejado el evento a la ciudad, Arturo Fernández de la Asociación de Empresarios habla de 160 millones de euros, en concreto 40 millones solo en manutención a través del sistema de tíckets de comida, en el que participaron 2.500 restaurantes de Madrid.

Y ante la crítica previa respecto a la desgravación fiscal a la que los patrocinadores tenían derecho, y que suponía una cantidad que el Estado no ingresaba, Marieta Jaureguizar es tajante: "Cuando las JMJ fueron declaradas como un ‘acontecimiento de interés público´ (como por ejemplo lo han sido también el World Race o la conmemoración de la constitución ‘La Pepa´) fue una gran noticia para nosotros porque supuso facilitar la participación de los patrocinadores, que junto con las donaciones, supusieron el 30% de la financiación del evento; es cierto que el Estado dejó de percibir 18 millones de euros por la desgravación fiscal de esas cantidades, pero también lo es que ha recuperado con creces esa cantidad con los 24 millones que ha ingresado en concepto de IVA."

Otro dato interesante es el importante esfuerzo del JMJ por conseguir que el 100% de los proveedores del evento fueran empresas de capital español, y de hecho el 92% lo han sido, excepto en aquellos casos que no existiera una empresa con la capacidad suficiente en nuestro país, como sucedió con Aramark, que suministró los 400.000 bocadillos en Cuatro Vientos.

Sin embargo, la magnitud fue tal, que Fernando Pita de SCP nos cuenta que no solo emplearon todos sus recursos, sino que parte de los 280 técnicos y del material que dedicaron al evento provenían de Europa e incluso de EE UU: "Aunque haya eventos comparables en dimensión, como los JJ OO o grandes conciertos, en todos ellos existen instalaciones previas. Respecto a lo que es el audiovisual estoy seguro, no solo de que haya sido el mayor y mas complejo evento que nosotros hemos realizado, sino que, de carácter efímero, es el más grande que se ha realizado nunca en el mundo".

"Respecto a lo que es el audiovisual estoy seguro que, de carácter efímero, es el evento más grande que se ha realizado nunca en el mundo"

Junto con este dato, el de la transparencia en la contratación. El proceso de selección fue exhaustivo y se realizó a través de una comisión mixta con la Delegación de Hacienda de Madrid. "Hasta ocho concursos tuvimos que pasar para conseguirlo", exclama Fernando, "pero mereció la pena".

Tanto que gran parte de las empresas implicadas en el evento han sido convocadas para compartir sus experiencias y trabajar en las próximas JMJ que tendrán lugar en Rio de Janeiro, dentro de tres años.

Cristina Muñoz