Tal vez el 2009 sea un año de inflexión para este tipo de eventos. Desde hace un par de meses, todos hablan del portento de la Web 2.0 y del desarrollo de los eventos virtuales con sus posibilidades para el networking, su gran alcance y su mínimo coste.Tienen fans, y seguramente muchos enemigos íntimos. Que más da, antes de socavar en la experiencia de otros… no hay como la primera vez virtual.

Unas 1.000 personas asistieron a esta conferencia sobre eventos virtuales, la mitad in situ en el Centro de Convenciones de Santa Clara, EE.UU., y la otra mitad de manera virtual desde cualquier punto del planeta.

Hablando por la experiencia
Como cuando haces algo nuevo, te sientes un poco perdido hasta que le encuentras la vuelta. Toca descargarse el soporte (software) necesario para acceder al espacio virtual. Y según el caso, tener las claves correspondientes, si es que lo exige el evento, para poder acceder al mismo.

Una vez en el evento, se parece un poco a las primeras veces en las cuales navegas por Internet: no sabes realmente a dónde ir y vas buscando links a seguir. La claridad para poder navegar es tan importantes como en cualquier Web, y la amenaza de perder al visitante está aquí constantemente latente, mucho más que en un evento presencial.

Es muy fácil perderse si las cosas no están bien señalizadas. En este caso, cada participante tenía la opción de generar un personaje virtual: hombre o mujer, cualquier talla o color, con músculos o colágeno, con vaqueros o vestido de ejecutivo… Tenemos aquí una parte divertida de estos eventos, aunque de seriedad discutible en un evento profesional.

Listo el personaje, el segundo paso es encontrar el salón virtual. Había dos opciones, con las descripciones de los ponentes (Sandy Carter, vicepresidente de SOA & WebSphere Marketing, Strategy, and Channels IBM; Debbie McGratn, CEO de HR.com; o Dan Parks, CEO de Corporate Planners Unlimited, Inc, entre otros).

Aprendiendo a usar los botones
Toca jugar un poco con el ratón para saber, por ejemplo, como sentar al personaje en el salón (aprenderse las instrucciones de cómo usar el teclado). Y sobre todo, saber usar las funcionalidades del chat para entablar una conversación en privado con otro participante, sin que el resto pueda leerte.

De hecho, entré en contacto con otros profesionales antes del evento, uno de Filipinas y un par más de EE UU. Este tipo de eventos favorecen bastante al networking, más que en cualquier otro venue porque frente al ordenador no te queda otra opción que interrelacionarte con los otros internautas.

Para las personas tímidas aquí no hay barreras, entablar una conversación es como cuando uno chatea por el MSN. Un simple “Hi! Where are you from?”, es la frase para romper el hielo. De ahí la conversación puede derivar en cómo está el clima, la diferencia horaria, las ciudades del mundo… y si la relación virtual da para más, viene el intercambio de e-mails.

Cuando llega el momento ansiado de escuchar a los ponentes, como en un evento in situ (por lo menos en este caso) una pantalla gigante se encendió (estilo cine). Del otro lado el evento en tiempo real, ponentes reales (nade de personajes animé) dieron inicio al evento.

Su gran ventaja es que puedes reunir a varias personas, en diferentes lugares. Pero el gran desafío es mantener esa audiencia alerta… porque bien se pueden descargar las ponencias y chau evento.

Algunos puntos a tener en cuenta
El cambio de horario es un factor importante. La ventaja de este formato es que sin necesidad de viajar, participan personas desde diferentes puntos del globo. Genial. Pero tal vez para uno sean las 9 de la mañana y para el otro las 23h. Algunos estarán más despiertos que otros…

Las ventajas
Primera ventaja: las cifras publicadas sobre la cantidad de participantes registrados era exacta (así funciona Internet) pero sobre todo, los organizadores supieron exactamente lo que hizo cada visitante, qué sesiones vio, con quién habló, cuánto tiempo se conectó. La tecnología aporta un conocimiento del visitante incomparable con un evento presencial.

A lo largo del evento, algunos de los ponentes enumeraron varias de las ventajas para este tipo de eventos. Como por ejemplo: llevar vida a sitios Web estáticos con una llamada específica de acción. Pensando buenas razones para participar; une a personas dispersas geográficamente; facilita la realización de lanzamientos de productos y de formación en simultáneo en varias oficinas; se puede alcanzar el target de manera más ágil; y por supuesto es low cost en comparación con los eventos presenciales.

Otra ventaja: muchas de las conferencias online son gratuitas y de fácil asistencia, lo cual ayuda a atraer más asistentes y fomenta la relación entre los patrocinadores.

Luciana Salvador