Se trataba de crear relaciones, no de montar reuniones formales de presentación. Se trataba también de comunicar un destino moderno e innovador más que de explicar el número de salas que ofrece. Siguiendo este brief, la idea del evento fue ofrecer una plataforma perfecta para el networking, un “evento con mil ice-breakers”, basado en la informalidad y el humor.

La misteriosa postal de Juan

La convocatoria empezó tres semanas antes del evento con un original save the date: una postal enviada desde Madrid en la cual un misterioso Juan, de visita en la capital, describía su experiencia en la ciudad y proponía invitar al receptor a cenar el 11 de marzo. Una semana más tarde, una llamada desvelaba el misterio y confirmaba la invitación a un evento informal: “Déjate llevar a Madrid”.

Al llegar al evento en Casa Capell, los invitados descubrían un recorrido divertido, con nueve estaciones en las cuales estaban repartidos los socios del Madrid Convention Bureau asistentes. Los nombres de las estaciones estaban indicados con letras colgando del techo. En cada estación, dichos socios daban la bienvenida a los barceloneses, les explicaban con humor las reglas del juego… y así generaban la relación buscada.

Mitos y clichés sobre la capital

¿Las estaciones? En la primera, los socios tomaban fotos instantáneas de los invitados para crear un mural con fotos y datos de todos los asistentes. En otra, los invitados podían grabar en vídeo sus mitos y clichés sobre Madrid, que se difundirían más tarde como un guiño a las ideas preconcebidas que todos tenemos de las otras ciudades. En otra, un catador explicaba los vinos con paralelismos con la oferta de Madrid para eventos (“Este vino tiene la suavidad de una buena conferencia en Madrid”, etc.). Otra permitía a los visitantes practicar un taller de percusión siguiendo los ritmos de la ciudad de Madrid, desde la marcha nocturna hasta las rápidas conexiones que ofrece el Metro de la ciudad.

Una estación de cócteles ofrecía creaciones como el Incentiv o el Kongress, cuyos ingredientes eran los tipos de proveedores requeridos para cada evento. “La mejor tecnología en Madrid” era un puesto en el cual los socios del MCB cortaban jamón y tiraban cerveza, como guiño a estas tecnologías muy tradicionales… pero también explicando que la calidad tecnológica de Madrid es tal que uno puede relajarse tomando jamó y cerveza, y organizar su evento sin sudar. En “Culturízate en Madrid”, más que una presentación tradicional de la oferta cultural de la ciudad, la cultura de Madrid se presentó como los platos tradicionales: callos, cocido, etc. mientras los delegados podían comentar la oferta cultural “seria” de la ciudad. La última sesión incluía –no podía faltar- dos futbolines recreando la rivalidad Barça-Madrid.

Entradas para el derby más esperado

La comunicación del destino se hizo de esta manera informal, basada en el humor pero siempre relacionada con el sector de eventos para permitir a los socios del MCB hablar también de negocios con los compradores. En medio del evento, tuvieron lugar los discursos, que también siguieron un tono informal. Y se sortearon premios como un fin de semana en Madrid con transporte, alojamiento en hotel 5*GL, y entradas al clásico Madrid-Barça.

La comunicación “seria” consistía en unos tótems explicando en cada estación un aspecto de la oferta de Madrid para eventos (cultura, espacios, experiencias, tecnología, conexiones…) y en la proyección de un vídeo explicando las ventajas de Madrid como destino de reuniones. Mensajes importantes, pero lo más importante era la generación de relaciones entre proveedores y compradores. Al final, un gran evento de networking que permitió a 27 socios del MCB conectar con 80 compradores de la ciudad condal.

Para más información: Casa Capell