¿Cómo cautivar a los asistentes?
La primera impresión es la que cuenta, eso está claro. Ya desde la invitación que reciben (para conocer las últimas tendencias en invitaciones o “comunicaciones pre-evento” ver eventos Magazine nº 6), nuestros invitados –que probablemente asisten a cada vez mayor número de eventos- quieren ser sorprendidos con algo nuevo. Pon en marcha tu creatividad e idea un buen factor sorpresa para cautivar a tu público ya desde el principio: será un excelente avance de lo que les espera en el evento... Eso sí: procura mantener el mismo nivel de creatividad en todo momento para evitar que la expectación de tus asistentes decaiga. ¡Ya se sabe que un buen comienzo coloca el listón muy alto!

En caso de grandes eventos con asistencia elevada y en los que los invitados tienen que esperar un poco para entrar… lleva el entretenimiento al exterior: una fachada impactante a base de proyecciones de imágenes espectaculares o con grandes motivos proyectados en relación con el tema del evento; baños de luz de color que varíen de un tono a otro (y por qué no, acompañado de música al estilo de los piromusicales…); o lonas con mensajes divertidos para tener a la gente distraída...

Una opción también muy espectacular, y que hemos visto mucho en eventos últimamente, son acróbatas descendiendo por el edificio del evento, o que se descuelgan haciendo acrobacias por la fachada para dar una original bienvenida a los invitados y hacer que se queden boquiabiertos; otra idea sería colocar una banda de música en vivo para amenizar la llegada... A la vez, se consigue silenciar al público y captar toda su atención, un gran alivio en el caso de entradas que requieren de cierta espera.

A la vista de todos
Para asegurar el exíto de un evento, todos los asistentes deben poder seguirlo con la misma facilidad... aunque puede ser que la distribución del espacio dificulte la línea de visión desde algunos puntos del lugar. ¿Una solución creativa? Montar varios niveles y colocar sofás y sillones tipo lounge para que los invitados se sientan más cómodos... y para darle un toque diferente al lugar. Si a ello se suman moquetas para cubrir cada nivel, mesas redondas y lámparas de luces bajas, se puede emular una atmósfera al estilo de los clubes americanos de los años 30. Para un look “sala de fiesta de las vegas”, ilumina cada nivel y coloca grandes pantallas tras el escenario como soporte informativo, de comunicación o simplemente estético, proyectando imágenes relacionadas con el tema del evento.

Suelos con tema
Para conseguir un ambiente determinado (dependiendo de la temática del evento) todos los elementos del espacio deben ir acordes. Puede pasar que el suelo del lugar escogido no acompañe la atmósfera que se quiera recrear. Más allá de moquetas o alfombras, un recurso meramente estético, piensa en fórmulas originales para cubrir el suelo, y que además contribuyan a crear la atmósfea deseada: por ejemplo, en un evento con un feel psicodélico o sofisticado, cubre el suelo con confetti gigante... Si además es de color plateado, dorado o púrpura, por ejemplo, conseguirás un efecto sorprendente. Si haces que la luz incida sobre el confetti lograrás un ambiente aún más glamoroso con destellos de luz.

Una tendencia muy novedosa -que nos llega de una empresa argentina- son suelos de cristal bajo los que hay agua con peces, ¡e incluso olas! (para ampliar información ver la sección SHHhh en eventos magazine nº 6)

¿Cuánto falta para comer…?
Esperar siempre es un incordio para cualquiera, aunque lo es especialmente cuando se trata de esperar para comer. Algunas ideas para agilizar la espera en una comida o cena: en lugar de los habituales buffets con camareros (quiénes se encargan de informar a los invitados sobre qué van a comer), habilita una zona de la sala, mejor cuánto más amplia y bien iluminada, para que los chef puedan preparar sus platos en vivo y en directo. Realiza una pre-selección de platos que sepas despertarán la curiosidad de los asistentes por su origen exótico, cuidada elaboración, etc. Los invitados podrán así interactuar con los chef y se consigue además entretener a los asistentes mientras esperan la comida.

Otra opción es habilitar una zona lounge con cómodas sillas y sillones, una barra (¡hecha de hielo!... también últimos grito en eventos) y algo de música para una espera más agradable. Aprovecha para captar un esponsor de bebida y sírvela durante la espera. Asimismo, el esponsor puede “brandear” este espacio con gobos proyectados sobre la barra o en el mobiliario (por ejemplo en sofás blancos de diseño puede crear un efecto glam). Para motivar la participación, puede dar a cada asistente una silla ligera para que se pueda colocar en cualquier lugar de la sala y decidir con qué grupo quiere hacer networking.

Durante la comida, se puede montar un espectacúlo con actores disfrazados de camareros, chefs o maître de salle para que mantengan conversaciones divertidas con los asistentes o “monten el show”: recitando el menú cantando ópera, haciendo comedia, etc.

Seguiremos con la vista puesta en las últimas tendencias en eventos para aportarte más soluciones creativas a preguntas frecuentes que te pueden surgir en la organización de tus eventos, ¡para que sigas sorprendiendo a tus invitados con ideas originales!