“Customizar”, del verbo inglés “to customize”, que significa personalizar, adaptar. Recientemente, ha surgido esta nueva corriente cada vez más presente en publicidad, que ofrece al consumidor la oportunidad de personalizar el producto a su gusto. ¿Por qué no aplicarlo en eventos? Asigna al público un papel activo en la organización de tu próximo evento. Ahí van algunas sugerencias:

Comunicarlo
Crea un microsite o un blog del evento. Será la plataforma desde la que te comunicarás con tu target, por lo que necesitarás una herramienta de comunicación que le permita compartir su feedback contigo. Envía la dirección del blog o del site al público potencial con un claim sugerente, como “Queremos que organices un evento con nosotros” e invítales a participar. Aségurate de difundir la acción en los medios, tanto por su novedad como para atraer el interés y contar con el mayor número de participantes posible.

Otra opción es enviar directamente el cuestionario por e-mail con un formato atractivo para captar el interés, que remita al receptor al site o al blog donde encontrarán toda la información necesaria para participar.

Facilitar el proceso
Usa un formato sencillo para que el proceso a seguir sea fácil y rápido (un cuestionario largo y detallado puede aburrir rápidamente al lector). Opta por una serie de preguntas simples divididas en secciones (lugar, música, decoración, tipo de comida, entretenimiento, etc.), y propón de 4-5 opciones por pregunta lo más variadas posibles para satisfacer el mayor abanico de gustos posible. Utiliza un formato interactivo, con opciones de audio para los tipos de música propuestos, o de video para que los asistentes puedan visualizar las distintas opciones de espacios antes de seleccionar uno.

Haz que los asistentes seleccionen cada componente del evento a su gusto: empezando por la localización (jardín – loft – museo – barco, por ejemplo), además de tipo de música, decoración, entretenimiento, comida, e incluso el obsequio que se entregará en el evento a los asistentes.

El resultado puede ser muy variado, desde un evento que siga una misma línea en todos sus componentes, o un evento totalmente ecléctico. La clave es captar el interés del público potencial y hacerles partícipes del evento para asegurar su asistencia. ¡Todos querrán conocer el resultado final!

Establece fechas límite para que los usuarios contesten. Necesitarás invertir tiempo en la suma de votaciones para ponerte en marcha con la organización del evento.

Resultado final
Comunica a todos los participantes cuál ha sido el resultado final, y agradece la participación de todos. Envía invitaciones, recordando que el evento ha sido una "obra conjunta" y realza la importancia de su asistencia. Finalizado el evento, publica fotos e información escrita sobre cómo ha ido al evento e invita nuevamente a todos los asistentes a compartir sus opiniones, comentarios, anécdotas, etc. Aunque el evento haya finalizado, ¡mantén viva la comunicación!