Si una cosa es cierta sobre aprender y retener es que el exceso de información es contraproducente. Las personas necesitan un tiempo para descansar la mente, relajarse y hacer un paréntesis, especialmente en una época marcada por el estrés y por largas jornadas de trabajo. Combinar diversión y trabajo va más allá de hacer un coffee break: ayuda a aumentar la productividad de los asistentes, así como a cumplir con los objetivos previstos en el programa, y disfrutar de la experiencia al mismo tiempo.

Dar un respiro
Al organizar una reunión es importante tener en cuenta que los asistentes pueden llegar cansados tras un largo día de trabajo; además, acudir a una reunión implica aparcar un trabajo al que tendrán que dedicar tiempo una vez finalizada la reunión. La consecuencia es que los delegados ya están estresados antes de comenzar...

Para subsanar esto, opta por inyectar diversión a las reuniones, sea en forma de actividad de teambuilding, masajes antiestrés o ejercicios de yoga in situ, juegos interactivos, concentrar el trabajo por la mañana y dejar las tardes para el relax, o simplemente buscar una localización que permita al grupo salir a respirar aire fresco, o con alguna atracción cercana.

De hecho, sacar a los asistentes del contexto habitual de una reunión resulta muy productivo: también se habla de trabajo… pero en un ambiente distendido que fomenta la conversación y la interacción entre delegados. Una de las actividades de moda es el “training ecológico”, es decir, realizar actividades medioambientales para reforzar los vínculos del grupo y a la vez colaborar en la protección/ conservación del medio ambiente.

El medio es el mensaje
Captar (y mantener) el interés en una reunión no implica necesariamente un ambiente serio y formal y una comunicación unilateral entre ponente y delegados. Una vez captada su atención, el secreto está en mantenerla; la clave es captarles desprevenidos, usar el efecto sorpresa, y aplicar la inventiva, en definitiva, usar tácticas diferentes a las convencionales.

Un ejemplo: que sean unas marionetas, o personajes interactivos en 3D, o cabezas de empleados o de directivos superpuestas sobre cuerpos animados mediante tecnología chroma key las que presenten la reunión en lugar de un ponente de carne y hueso.

Romper el hielo
Las reuniones no cumplen únicamente una misión informativa o de formación, sino que a la vez reunen a un grupo de personas con intereses comunes. Los organizadores deben aprovechar este aspecto buscando las vías para fomentar la interacción entre los participantes, animarles a comunicarse entre sí y con los ponentes, aprovechar la ocasión para ofrecer un ambiente diferente para que los compañeros se conozcan mejor y, en definitiva, convertir el encuentro en una actividad productiva para todos.

No hay que limitarse a buscar un espacio cómodo y asegurarse que los asistentes estén bien atendidos. Se trata de ir más allá, de sacarle el máximo partido a las oportunidades de comunicación que ofrecen las reuniones. La clave está en hacer que la gente hable y la diversión es una herramienta excelente para lograrlo.

Consigue un buen balance entre trabajo y diversión, y asegura que ambos tienen la calidad necesaria para que los asistentes se vayan con la sensación de haber aprovechado el tiempo.