Aperitivos relacionales, desayunos, fiestas, speed dating adaptado a las relaciones profesionales,… Al parecer, la posibilidad de interrelacionarse con otros profesionales y ampliar la red de contactos es un reclamo perfecto para animar a la gente a asistir a un evento, sobre todo en el B2B. Asimismo, las asociaciones profesionales (ver artículo en “Apuntes” en eventos Magazine 10) ofrecen el networking como valor clave.

Ante la creciente demanda de este tipo de eventos, tal y como se desprende del Estudio del Mercado eventoplus 2007, Tema Central de eventos Magazine 10, a continuación sugerimos algunos formatos de eventos de networking:

Entorno festivo
Un ambiente distendido permite que los presentes salgan del tradicional ambiente laboral y fomenta el networking social y profesional en un entorno “diferente”. El formato tipo fiesta permite dedicar las dos primeras horas a un cóctel con música ambiente (un elemento clave para la distensión) para permitir que la gente converse con tranquilidad. Después, se puede animar más el ambiente subiendo los decibelios y repartiendo copas entre los invitados. Introduce actividades que animen a la gente a interactuar entre ellos. Muchas veces, cuando alguien asiste solo a un evento, encuentra difícil relacionarse sin una presentación previa. Como anfitrión, asegúrate de que todos los asistentes sean debidamente presentados y puedan interactuar más cómodamente.

Desayuno o aperitivo relacional
Invita a profesionales de un mismo sector a debatir sobre un tema/s de su interés durante un desayuno o aperitivo. Es preferible que sean grupos reducidos (máximo 20 personas) para que la conversación sea más fluida y todos tengan oportunidad de dar su punto de vista. El objetivo de este tipo de encuentro es reunir a profesionales (darles la oportunidad de encontrarse con otros colegas), compartir opiniones y visiones sobre uno o varios temas, de modo que las conclusiones obtenidas puedan servirles también en sus propios trabajos. Un beneficio doble: ampliar la red social y los conocimientos profesionales.

Mini-feria
Por si sola o como parte de un evento, una feria en pequeño formato permite a profesionales de un mismo sector exponer su producto, interactuar y establecer relaciones profesionales. Una buena manera de hacer networking B2B en el que todos los participantes tienen la posibilidad de dar a conocer su producto o servicio para empezar una conversación.

Al aire libre
Para un evento de networking no es imprescindible un ambiente formal en una sala de reuniones sino que se pueden llevar a cabo al aire libre, o bien se aprovechar la “excusa” para practicar un deporte que no requiera de mucha “acción” y que permita que los jugadores interactúen con calma. El golf es, por ejemplo, un buen deporte relacional (ver “Eventos de golf” en eventos Magazine 10); otra opción posible es una regata, por ejemplo, que se puede combinar con una cena de networking al final del día, en el que los asistentes se sentirán más cercanos tras las emociones experimentadas durante el día.

También puedes organizar una reunión pre-evento para que los invitados se conozcan y para formarles si necesario en la actividad en la que participarán.

Speed dating
El “speed dating” tiene su origen en las citas a ciegas. Al igual que en las relaciones sentimentales, es un formato muy práctico para fomentar las relaciones profesionales, especialmente para personas con agendas muy apretadas. Su nombre indica precisamente el objetivo del encuentro: acelerar el proceso de conocerse y establecer un contacto profesional, ampliar una red de contactos en un tiempo récord, o saber si una empresa es compatible o no con la propia para iniciar una relación profesional. Se suele emplear el sistema de cinco minutos de mesa en mesa. En este tipo de formato, es importante saber bien de antemano lo que se busca, ya que de lo contrario el tiempo destinado a cada encuentro profesional puede resultar muy breve…

Actividades de grupo
Los eventos de networking también pueden ser entre empleados de una misma empresa, especialmente en las grandes compañías con muchos departamentos en los que los trabajadores no tienen muchas oportunidades relacionales, aparte de la comida de Navidad o despedida de verano (en las que los departamentos tienden a juntarse entre sí). No se trata sólo de pasar un buen rato todos juntos sino de que se entremezclen para conocerse e intercambiar consultas, opiniones, etc. relacionados con el ámbito laboral.

En caso de buscar la interacción entre departamentos, se puede optar por formatos tradicionales como disfrazar a los asistentes y hacer que “encuentren a su pareja”, de modo que la gente interactúe en una ambiente divertido y relajado. Otra opción son las catas de vino o curso de cocina entre empleados de diferentes departamentos, o una búsqueda del tesoro por equipos (formados por una persona de cada departamento que jugará un rol concreto según su especialidad). Una buena manera de mejorar el ambiente laboral.

Organización del evento
Un evento de networking necesita también de creatividad en la comunicación inicial y en la invitación para captar el interés de los invitados desde el principio; así como proveer a los asistentes con toda la información necesaria del evento antes de acudir al mismo (como nombres de las personas que asistirán, con sus cargos y empresa, o de las actividades programadas para el evento). Es importante elaborar un buen programa de actividades, teniendo en cuenta el objetivo del encuentro (y seguramente el motivo por el que asistirá la mayoría) y fomentar la interacción de la manera más cómoda y fluida posible.

Seguimiento post-evento
Un evento de networking es una buena “excusa” para hacer un seguimiento post-evento, no sólo para medir el impacto conseguido sino para ofrecer a los asistentes oportunidades de seguir en contacto tras el evento. ¿Cómo? Mediante foros con temas para el debate, o creando un blog para seguir fomentando las relaciones establecidas e invitar a otros profesionales o a expertos sobre temas de interés a participar para el grupo a escribir un post del que todos pueden publicar sus comentarios…

Asimismo, fomenta la continuidad del evento: selecciona un día concreto al año para que el grupo pueda reunirse de nuevo y seguir estrechando los vínculos establecidos en ese primer contacto.