Las conferencias y las sessiones de formación siempre son iguales: una sucesión de presentaciones y reuniones en salas cerradas… Organizar tu conferencia en las cercanías de la ciudad o en el campo te permite hacer una conferencia diferente, más abierta, en un entorno más agradable… e ideal para combinar sesiones de trabajo con actividades de ocio o de teambuilding.
 
Sitio
Busca una casa de campo renovada para acoger eventos corporativos. Allí encontrarás infraestructura para reuniones (audiovisual, material para presentaciones, catering…) o por lo menos espacio para colocar una carpa...

¡Te sorprenderá ver cómo el cambio de entorno, la naturaleza, el aire (o incluso la playa…) permite que los asistentes acepten mejor las sesiones y estén más animados!

Aprovecha el sitio al máximo
Puedes alternar sesiones de trabajo dentro y fuera: los asistentes agradecerán salir de las salas de vez en cuando, por ejemplo para sesiones prácticas que no necesitan de proyección. Si las reuniones no duran todo el día, puedes organizar algunas actividades de grupo (visitas, juegos de team building, etc.) o sencillamente tiempo libre para disfrutar del campo y relajarse.

Durante las comidas, puedes utilizar temas relacionados con el entorno. También puedes montar una cena temprano en un pueblo cerca del sitio de la conferencia y volver a la ciudad después. Estos sitios te propondrán una cocina y un ambiente muy locales y tradicionales, diferentes de las cenas habituales de conferencias.

¡Para tus asistentes, será una experiencia muy diferente de su última conferencia!

Presupuesto:
- Transporte de los asistentes y de los equipos (material para presentaciones, audiovisuales…)

- Alquiler del sitio

- Catering - puedes utilizar el proveedor del sitio o traer a un catering de la ciudad.

Consejos:
- Prepara una lista completa con todos los requerimientos técnicos para las presentaciones y sesiones. Si necesitas equipos sofisticados, busca una sala ya equipada, para ahorrar gastos de alquiler, transporte, instalación….

- Comprueba la facilidad de acceso al sitio: no debe de estar demasiado lejos ni ser de difícil acceso.

- ¿Cuáles son las infraestructuras y proveedores cercanos al sitio? Te pueden proponer un servicio más barato y más adaptado al entorno que los del centro ciudad…

- Para reuniones al aire libre ten cuidado con las proyecciones puesto que pierden en calidad. Puedes utilizar monitores de TV o un videowall en vez de un proyector.

- Comunica bien a los asistentes lo que tienen que traer: ¿Necesitan una ropa especial? ¿Ligera? ¿Protección contra el sol o los mosquitos?

- Prepara un plan alternativo por si llueve. Estos sitios a veces no están preparados para todas las estacion es. Comprueba que disponen de aire acondicionado o de calefacción…