Siempre se intenta implicar a los asistentes a un evento: los animadores llevan a los invitados hacia el escenario, los vestidos y disfraces pretenden dar un nuevo papel a los asistentes durante el acto y siempre se intenta conseguir que los asistentes vivan el acto intensamente.
No hay nada peor que un evento en el que los invitados se quedan fuera de él… y para evitarlo, lo más eficaz es jugar con los 5 sentidos.

Vista
Ver es creer... Qué vemos y cuándo lo vemos son la manera más directa de implicar a los asistentes en el evento. Haz un repaso mental del espacio donde tiene lugar el evento y sus alrededores y pregúntate: ¿Qué se ve al llegar a la entrada? ¿Qué les acoge dentro del lugar al entrar? ¿Qué se puede hacer con la luz? ¿Qué es lo que capta la atención del asistente al llegar?

Es importante que cada elemento que capte el ojo de tu asistente transmita los objetivos del evento, comunique el tema y sea de la mejor calidad posible, dentro de los límites de tu presupuesto. No olvides la importancia de detalles como las mesas, sillas, telas y otros elementos de decoración (centros de mesas, luces, colores, etc.) para comunicar tanto tus mensajes como tu imagen de calidad.


Olfato
El sentido del olfato afecta de manera muy poderosa nuestras experiencias y nuestros recuerdos. Flores y velas son elementos a utilizar para dar un olor determinado a tu evento. Si utilizas incienso o aceites perfumados (que se esparcen por el aire al calentarse), podrás crear ambientes diferentes y dar impresión de lujo, relajación o evasión al acto. Consulta algún manual de aromaterapia o investiga algunas hierbas para conseguir el efecto que buscas.

Oído
¡La música es el alimento del espíritu, pon música! El sonido en un evento puede provocar tanto placer o agrado como repulsión. Selecciónala cuidadosamente: ¿Es muy fuerte? ¿Muy tranquila? ¿Qué impresión da? ¿Está en sintonía con el posicionamiento de tu evento o de tu producto?

Puedes utilizar el "Soundscaping" para recrear el entorno musical adecuado en tu acto. Por ejemplo, en un evento al aire libre, se superpone música suave de agua en movimiento al fondo de música de ambiente general escogida. En un tema acuático, superpondremos sonidos de burbujas con la música de fondo, o sonido de cohetes para un evento con tema de aventura…

Gusto
La mejor manera de gustar a un hombre (o mujer, suponemos) es por la comida… Si la comida no es buena, eso será todo lo que los invitados recordarán y comentarán de tu evento. La comida y bebida han de ser de calidad. La comida no tiene que ser espectacular, de última moda o súper innovadora sino que ante todo debe ser y estar buena, cualquiera que sea su estilo.

No obstante, los asistentes a eventos valoran cada vez más, un toque de originalidad. Intenta relacionar el menú con el tema del evento, nombrando los platos con nombres que evocan tu producto o el lema de tu evento, incluso creando platos especiales relacionados con el objetivo de tu acto. ¡Trabaja con tu catering que, seguro, que te aportará ideas!

Igual de importante que el gusto sensorial es el buen gusto con que debemos disponer el evento. ¿Es el tema escogido el adecuado para el público asistente? Ten en cuenta las preferencias, hábitos y perspectivas de tus invitados. El gusto del evento debe reflejar el posicionamiento de tu empresa y del objetivo del evento.

Tacto
El tacto es un sentido muy delicado para explotarlo en un evento: ¿qué tipo de textura quieres que tenga el acto? ¿Es un acto suave, tierno, duro, agresivo? Si haces esta reflexión, podrás general que te ayuden a conseguir el "look and feel" de tu evento.

Una vez visualices el "look and feel"" del evento debes pasar al nivel de la concreción. ¿Qué tipo de texturas vas a utilizar? ¿Qué tejidos u otros tipos de materiales (plástico, metal, cerámica, papel, etc.) son los más adecuados? A todos nos gusta tocar. Tocar es el contacto más directo, la mejor manera de comprobar que algo es real. Tocar da la impresión de formar parte de lo que está ocurriendo. Coloca objetos para que los invitados los puedan tocar. Juega con contrastes de materiales para realzar más las texturas. Por ejemplo, coloca frío acero al lado de suave terciopelo, o rugosa madera junto a vidrio perfectamente regular.

También puedes jugar con las texturas en la comida: intenta ofrecer una variedad de texturas al diseñar el menú (comida suave y cremosa combinada con toques crujientes, como ensaladas que incluyen verduras crujientes o un plato principal que combine carne con un pescado suave.