Acoger a los invitados de manera cálida no es tan fácil como parece… Llegar y ver una cara familiar, idealmente la de quien ha hecho la invitación, es mucho mejor que llegar y ver caras extrañas. Este toque personal constituye una diferencia enorme para que el asistente se sienta bien acogido y valorado. Pero es muy difícil para el organizador estar personalmente presente para todos.

Asegúrate de que estén presentes todos los empleados que están en contacto con los asistentes (vendedores por ejemplo, si el acto es para clientes), un mínimo de 30 minutos antes de que se inicie el acto y de que estén disponibles para acoger al público. Mejor evitar que estén hablando entre sí… Si no hay suficientes empleados, contrata personal externo para, por lo menos, ofrecer una acogida personal.

En muchos casos, tú u otros miembros de la empresa estaréis hablando cuando llegue un nuevo invitado… puede ser útil pausar la conversación y acoger al recién llegado, idealmente presentando las 2 personas una a la otra (la gente siempre desea hacer nuevos contactos en los eventos).

Otro elemento muy importante es que tu equipo haga un esfuerzo de personalización: llamar a los asistentes por su nombre (un reto cuando hay 500 invitados) o mejor aún, tener alguna anécdota o que recuerden algún detalle del asistente es lo más adecuado para que el invitado se sienta especial y poder iniciar una conversación con él. Puede resultar útil pensar, un poco antes del evento, en lo que se podrá comentar con cada asistente.

Los acreditaciones son otra herramienta útil a veces: ofrece a la gente una base para iniciar una conversación (por ejemplo el nombre de la empresa de cada persona). ¡En algunos casos, verás que así se conocerán gente que sólo se conocía a distancia, por teléfono o email!

A parte de un contacto cálido asegúrate de que los invitados tengan, desde su llegada, toda la información necesaria sobre el evento (un plano del lugar, el programa detallado, etc.) para que la gente se oriente con facilidad. También procura que la señalética sea clara: no hay nada peor para empezar una experiencia en un evento que estar perdido. Mediante carteles y azafatas que orienten a los asistentes evitarás que tus invitados tengan la sensación de encontrarse perdidos en un sitio nuevo.

Por otro lado, estaría bien disponer de un servicio de camareros que pase entre el público ofreciendo bebidas. Esto permitirá que los asistentes se muevan con libertad sin tener que hacer cola en la barra para hacerse con su primera copa. La gente se suele sentir más a gusto con una copa en la mano…

Da de comer
Muchos asistentes esperarán, al llegar al evento, algún tipo de comida o pica-pica. No es necesario ofrecer mucha cantidad, variedad, o sofisticación, pero sí que sea bueno y de fácil acceso. Dispón la comida en bandejas que circulen por entre el público, además de un posible buffet fijo. Sobre todo, asegúrate que la comida sea fácil de comer sin requerir tenedor y cuchillo. Sirve, por ejemplo, ensaladas en cucuruchos de papel - una excelente manera de dar a tus invitados comida sana, buena, rápida, barata y fácil de comer o montaditos de carne en baguette - también sencillo, práctico y excelente.

El ritmo del entretenimiento
En muchos eventos, tendrás una gran variedad de perfiles de asistentes. Ofrecer un entretenimiento que agrade a todos es esencial… pero muy difícil.
No temas dejar algo de tiempo tranquilo, sin ningún tipo de espectáculo de animación. Muchos eventos constituyen un encuentro en el que los invitados se relacionan ("networking"), por lo que los momentos de comunicación tranquila entre invitados son una buena idea. Por ejemplo, la primera hora de una fiesta de 3 horas puede ser el rato durante el que los asistentes se van conociendo entre ellos.

Para comunicarte con los asistentes de manera más directa a través del espectáculo, contrata a artistas que puedan llegar a los invitados de una manera próxima, además de ofrecer variedad en el tipo de entretenimiento (un cómico, un mimo, un grupo de jazz itinerante, etc.). ¡Así ofrecerás una animación casi personalizada!.

Decora el espacio, pero sin exceso. Utiliza las luces para crear un ambiente y representar tu empresa / marca con bajo coste.

Recuerda que cada asistente quiere ser especial y tiene que salir contento. ¡Un trabajo importante del organizador es conseguir que sus invitados se sientan especiales!