Las invitaciones tienen un impacto sobre los asistentes a un evento. Si tienes un bajo nivel de respuesta, se deberá en parte a que las instrucciones o la información de la invitación no estaban demasiado claras, que no fueron leídas o siquiera entregadas.

Te presentamos 10 normas para organizar tus invitaciones y envíos:

1. VENDE EL EVENTO, NO EL PRODUCTO. Esta es la regla de oro que no debes olvidar en ningún momento cuando diseñes las invitaciones. Recuerda siempre que el objetivo de tus invitaciones es sólo uno: conseguir que la gente asista a tu evento. Incluso si tu producto resulta muy atractivo en la invitación, si no consigues atraer público a tu evento habrás fracasado.

Las ventajas de tu producto las tienes que presentar en el contexto del evento y no en la invitación. En lugar de utilizar frases tipo "Nuestro software acorta los tiempos de desarrollo de producto en un 50%", podrías presentarlo mejor con un texto tipo "Asiste gratuitamente a nuestro seminario sobre cómo acortar un 50% los tiempos de desarrollo de producto".

2. HAZLO FACIL. La respuesta a tu invitación debe ser lo más fácil posible. Tienes por tanto que adaptarte a cualquier tipo de respuesta positiva. Hay gente que responderá naturalmente por teléfono, mientras que otros rellenarán un cupón de respuesta para enviarlo por email, fax o correo. Debes dar siempre varias opciones de respuesta. Si tienes presupuesto para ello, dispón que alguien se dedique a hacer llamadas de seguimiento sobre las personas que te interesa que respondan afirmativamente a tu invitación.

Si dispones de página web de tu evento, crea un modo de registro a través de la misma, normalmente a través de un formulario, donde además les puedes pedir información sobre cómo supieron de tu evento.

3. INCENTIVA LA ASISTENCIA A TU EVENTO. Hazles saber lo que tienes preparado para ellos: un kit gratuito de información, una demo, un regalo?. Comunica estos obsequios en tu invitación.

4. CUANTOS MAS MEJOR. Deja un espacio en la invitación para que los asistentes escriban los nombres de colegas que podrían también estar interesados en venir. Es una buena manera de incrementar el número de asistentes y de ampliar tus bases de datos de contactos.

5. NO LES FACILITES DECIR QUE NO. Muchas invitaciones a seminarios incluyen la opción de respuesta negativa del tipo, "No voy a poder asistir, gracias. Envíenme, por favor, información acerca de sus productos.". En muchos casos, gente que no puede asistir a nuestros seminarios puede, no obstante, estar interesada en conocer nuestros productos.

El añadir esta opción de respuesta incrementa el nivel de respuesta, aunque también puede hacer disminuir el grado de asistencia al seminario. ¿Por qué? Porque aunque haya gente que nunca vendría a nuestro seminario y nos pide información, hay también un grupo de gente que, al tener la opción de obtener la información sin tener que asistir, optarán por ello.

¿Cuál es tu prioridad, más solicitudes de información o más asistentes?. Si lo que pretendes es lo segundo, elimina la opción informativa de tus invitaciones. Si lo que quieres es lo primero, replantéate si realmente tienes que organizar un seminario. Conseguirás más respuestas si te gastas la misma cantidad de dinero en crear un buen paquete informativo y una buena campaña de comunicación/información en su lugar.

6. ANALIZA LOS COMENTARIOS. ¿Han gustado tus seminarios a los asistentes? ¿Son buenas sus evaluaciones? La mayoría de empresas solicitan la opinión de los asistentes a sus seminarios, pero luego no saben adaptarse a estos comentarios para incrementar la asistencia a sus futuros seminarios.

Utiliza los mejores comentarios de los formularios de evaluación y añádelos a las invitaciones. Si haces alguna pequeña alteración en los comentarios, envíale una copia al asistente que los hizo para que lo valide. Pídeles autorización para publicar su nombre o si no, mantén su anonimato.

7. TEST, TEST, TEST. Esta regla se aplica a cualquier mail directo, no sólo a invitaciones para seminarios o eventos, pero es especialmente importante en el caso de los seminarios puesto que éstos normalmente se repiten con regularidad.

Hacer pruebas no significa que tengamos que desarrollar dos paquetes creativos completamente distintos. Puede consistir simplemente en comparar los resultados de enviar las invitaciones cinco semanas antes del evento con los resultados de enviar las invitaciones con seis semanas de adelanto; comparar los resultados de distintos tipos de sobre/envoltorio, de utilizar Correos o alguna compañía privada, etc. Si no vas haciendo pruebas, estarás desperdiciando dinero en tus envíos; una pequeña mejora en el modo de envío puede resultar en un incremento en el número de asistentes. Incluso cuando se trata de un único evento, puedes hacer varias pruebas en el mismo envío y quizás aplicar los resultados a algún evento futuro similar.

8. SE CONCRETO. Muchas veces la agenda definitiva de un evento se acaba cerrando después del envío de las invitaciones. Por experiencia, no obstante, sabemos que lo primero que mira cualquier potencial asistente es precisamente el programa para determinar si le vale la pena o no asistir al evento.

Intenta completar la agenda no sólo con horarios, ponentes y temas. Describe lo que aprenderá el asistente sobre cada tema. No centres la presentación del programa en las ventajas de tu producto sino en los aprendizajes y beneficios que obtendrá el asistente.

9. DIRIGETE A TU PUBLICO OBJETIVO. La mayoría de invitaciones a seminarios se dirigen demasiado "arriba". Las empresas no entienden por qué habiendo invitado a los directores de informática, acaban teniendo una sala repleta de técnicos informáticos. Se dirigen a los consejeros delegados, financieros y de informática de las empresas, pero (a) éstos probablemente nunca asisten a seminarios, y (b) de todas formas no son el público objetivo correcto. Incluso cuando el director de informática sea el que toma la decisión final, probablemente no es quien se enfrenta a diario con los problemas que tu producto soluciona.

Debes dirigirte al nivel más alto de entre quienes entienden el problema que tu producto resuelve. La mayoría de las ventas de tecnología se hacen de abajo a arriba. Los ingenieros y técnicos que asisten a tu seminario son los que pueden hacer que sus empresas se interesen por tus productos.

Cuando prepares una lista de potenciales asistentes, divídela en dos grupos según la función que estas personas desarrollan. En nuestro ejemplo, responsables de informática o sistemas y técnicos-programadores. Identifícalos bien y haz un seguimiento diferenciado de sus niveles de respuesta.

10. SENCILLEZ. Al revés de lo que quizás te proponga tu agencia de marketing directo, el objetivo de la mayoría de los mailings directos business-to-business no es hacerte ver. La persona que va a "ver" tu mailing será probablemente quien reciba el correo, por lo que a veces tu comunicación ni siquiera pasará este nivel.

Tu objetivo principal es que tu envío sea entregado. Eso significa superar el filtro de quien recibe el correo en el destinatario y el o la secretaria del departamento a que te dirijas. Si tus envíos se dirigen a directores o responsables en grandes empresas, cuanto más se parezca tu invitación a "correo basura", menos opciones de llegar al destinatario final tendrá.

Utiliza el color; busca captar la atención del lector, personaliza la invitación, utiliza sellos de correo en lugar de máquinas franqueadoras, etc.