En vez de servir una gran variedad de comida, reduce la selección pero manteniendo siempre el equilibrio: carne, verduras, frutas y postres. Puedes ofrecer ingredientes menos costosos (por ejemplo, pollo en lugar de solomillo de ternera o marisco).

Siguiendo la tendencia actual de comer sano, puedes ofrecer un exquisito bar de ensaladas con salsas variadas. Decora el bar, por ejemplo, presentando las ensaladas en ensaladeras grandes sobre una gran tabla de hielo picado. Dispón ensaladeras y boles de colores diferentes y chillones para crear una mesa de buffet irresistible. Además, la comida ligera impide que la gente se duerma después de una comilona…

Cualquiera que sea el estilo de comida, piensa que el buffet es una buena solución: permite reducir los gastos, puesto que el servicio es mucho más barato; es más dinámico y rápido que una cena sentada; y a la gente les suele gustar la variedad de selección que les ofrece un buffet.

También puedes plantearte la opción de montar un cóctel-cena con una combinación de comida fría y caliente. Por supuesto que no darás la imagen formal y elegante de una cena sentada, pero es bastante más económico, más rápido, ofrece una variada selección de platos a la gente y les permite interactuar. Y si no quieres que la gente tenga hambre, siempre hay la solución de poner, además del pica-pica creativo, una fideuá o una paella para los más hambrientos…

El lugar y la decoración
Elige un lugar con carácter. Existen muchos lugares que ya están decorados, de manera general o temática. Con este tipo de lugar, no tendrás que añadir más decoración y esto te ahorrará mucho presupuesto. Los lugares con estilo suelen ser más caros de alquilar pero, a pesar de esto, muchas veces se acaba pagando mucho menos que tomando un lugar barato y decorándolo. Aprovecha también la configuración del lugar para tu puesta en escena… Por ejemplo, si el lugar tiene un rellano en la escalera, transfórmalo en un mini escenario para el evento.

¿Tienes que repartir muestras del producto a los asistentes? Aparte de montar un stand para distribuirlas, las puedes también utilizar como decoración en el lugar. Por ejemplo, si vendes productos tipo botecitos de champó o body-milk, las puedes colgar de palitos entre las decoraciones florales del lugar, o colgarlas de hilos transparentes haciendo cortinas. No sólo supone una decoración distinta (y muy económica…) sino también comunica tu marca de manera única, sin tener que montar accesorios adicionales.

Intenta negociar con el lugar para conseguir un paquete que incluya el equipo audiovisual y la decoración floral. Muchas veces, los lugares tienen sus propios equipos y floristas. Si consigues un acuerdo, puede salirte más económico que contratar un proveedor fuera si el lugar ya tiene lo que necesitas.

Si estás montando una cena temática, comprueba con tu proveedor (lugar, diseñador o decorador) si ya tiene algo similar construido para un evento anterior. Si los accesorios ya están construidos, no tendrás que pagarlos completamente sino sólo pintarlos de nuevo.

Finalmente, no olvides que en el campo de la decoración, existen mil soluciones creativas para gastar poco: seleccionando materiales poco costosos (plástico, papel, botellas por ejemplo), aplicando una decoración zen o minimalista (unas piedras redondas en un plato cuadrado elegante por ejemplo, dan un toque moderno y cuestan poco), utilizando las luces para limitar el trabajo de carpintería, etc. Habla con un diseñador o sencillamente abre los ojos y busca ideas en eventos, revistas, tiendas…

Actividades
Una tendencia clave del mercado de eventos es buscar la participación de los asistentes, implicarles en el evento. Esto te puede ayudar a reducir tu presupuesto de entretenimiento: en vez de contratar una actividad donde los asistentes son sólo espectadores, contrata una en la que puedan participar también. Por ejemplo, mientras los asistentes están esperando en la cola, contrata a un malabarista que les entretenga y también les enseñe algunos trucos. El karaoke también ofrece puede ofrecer horas de diversión durante un evento interno. ¡Deja que los cantantes de la empresa demuestren su talento! Existen muchas actividades que los asistentes pueden realizar: puedes hacer una sesión de adivinanzas (“quiz”). Si las preguntas están bien pensadas y son divertidas, puede salir de maravilla. También puedes pedir a los asistentes que hagan una pequeña actuación (funciona sobre todo en eventos internos, con empleados): cada departamento puede realizar una escena divertida sobre un acontecimiento del año por ejemplo.

¿Quieres música en vivo? Negocia con el grupo para que actúe dos veces en lugar de tener que contratar dos grupos diferentes. Busca un grupo que tenga un repertorio amplio para dar dos ambientes diferentes: uno como música de fondo durante el cóctel y otro para entretener a la gente después la cena.