Anna Frick, responsable a nivel global de los eventos de uno de los mayores laboratorios del mundo, Astra Zeneca, nos explicaba que como los eventos virtuales podrían llegar a ser una “solución más asequible de realizar nuestra comunicación” (Ver Los eventos dentro del mundo de Astra Zeneca).

Y tenemos que reconocer que, lejos de los guiones de ciencia ficción, estamos ante una tendencia en alza (ver Los eventos virtuales toman fuerza). Los eventos virtuales son un hecho, como las oficinas virtuales que acaba de abrir Barcelona virtual en Second Life.

Pero según (casi) todos los profesionales consultados, no ocuparán el lugar de las reuniones in situ, sino que se están transformando en un complemento importante a la hora de comunicar el contenido del acto. Los motivos de su creciente popularidad: su agilidad, dinamismo, low cost, e incluso su función de potenciador de networking. Te presentamos un par de ejemplos:

1. El evento virtual al 100%

No se trata de trasladar un evento in situ a Internet, sino de un formato de comunicación adaptado a la Web 2.0. Este tipo de evento sugiere sumergirse de lleno a lo virtual en una cita pautada: elegir un personaje; la posibilidad de moverse en los auditorios virtuales; presenciar conferencias a tiempo real; interactuar con los otros participantes (aquí el networking florece a lo grande). O inclusive tomar un poco de aire en alguna terraza virtual o comer un canapé también virtual.

Por ahora la mejor opción es utilizar los espacios que Second Life ofrece. Al contar ya con experiencia en este tipo de formato y con amplias herramientas de comunicación desarrollados en Internet, a la hora de “alquilar” un espacio se abarata los costes del evento.

IBM ahorra 320.000 $ con una reunión virtual en Second Life IBM celebró dos de sus acontecimientos más importantes en el espacio virtual Second Life. Primero fue una conferencia para más de 200 miembros, pero luego, tras su éxito y las ventajas presupuestarias, IBM volvió a la elegir la Web para su reunión general.

El mismo presidente, Irving Wladawsky-Berger, confirmó que para el 75% de los participantes del último evento, éste fue un éxito. A nivel presupuestario, la empresa ahorró unos 320.000 dólares. ¡Y sin jet lag, como comenta IBM!

Connecting with Blackberry experts
Stream ES colaboró con VisualMente para transmitir las conferencias de Blackberry, Connect with the Experts, las cuales tuvieron lugar el 24 y 25 febrero de 2009. El primer día se desarrollaron 14 sesiones en tres tracks distintos, para el segundo se realizaron tres presentaciones en alemán. Los participantes pudieron elegir un personaje (al estilo The Sims), pasearse por la VisualCity desarrollada por VisualMente y ver las conferencias de audio sincronizadas con diapositivas transmitidas por Stream ES. Este evento llegó a contar con más de 400 usuarios concurrentes. Actualmente para ver las sesiones en diferido, se puede visitar la ciudad en www.blackberryvirtualevents.com.

2. Eventos reales con un pie en la web 2.0

En definitiva se trata de una extensión del evento presencial a Internet para acaparar aquella audiencia que no puede asistir físicamente. Se puede desarrollar en paralelo (con horarios cerrados para las conferencias en tiempo real), o bien post evento (una recopilación de las ponencias que en muchos casos inclusive se pueden descargar).

Sapphire 2009 online bate récords de audiencia
Para su edición 2009 Orlando, el evento educativo y comercial (formato “feria privada”) Sapphire de SAP se completó con un evento virtual dirigido a hombres de negocios. La parte online de este evento acaba de batir su propio récord de asistencia al conseguir más de 18,000 inscritos.

Su programa abarca más de 200 sesiones online orientadas al marketing, los negocios y las estrategias de planeamiento reales. Los internautas se pueden descargar las ponencias completas (formato estilo Youtube) o demostraciones de productos que se presentaron durante la feria. También los asistentes podían entrar en contacto con los expertos de SAP en varios campos, hacerles preguntas, o asistir a demos de productos.

3. Y en nuestro sector… La última semana vio toda una serie de convocatorias para eventos virtuales en nuestro sector: MPI organizó un Webinar (conferencia online con slides de PowerPoint y comentarios en directo) sobre el papel del responsable de eventos en la empresa, MeetingNews propuso otro sobre los eventos en el sector farmacéutico. Y te presentamos a continuación más ejemplos…

Virtual Edge Summit 2009 se sumerge en la web 2.0
En formato real y virtual, este evento que se desarrollará el 28 y 29 de mayo desde Santa Clara, California, busca aclarar las dudas sobre las ventajas de los eventos virtuales como respuesta a una nueva forma de comunicación a la hora de hacer negocios.

La cita presencial será en el Santa Clara Convention Center. La pata virtual del evento se desarrollará desde http:// virtualedgesummit.com/. En él, se analizarán las tendencias digitales, IT, y se ofrecerá apoyo profesional a los participantes.

Los asistentes podrán hacer networking con representantes expertos en web2.0 de empresas como Cisco, IMB, SAP, Microsoft, y con proveedores de servicio virtual tecnológico como InXpo, ON24, Stream57, George P. Johnson y Digitell. El programa abarca temas para aquellos organizadores que se quieren meter de lleno en los beneficios del Silicon Valley: la producción de eventos virtuales (En directo, mezclado y pre-grabados), marketing, webcasts/webinars, plataformas virtuales tecnológicas, comunidades virtuales, etc.

El primer congreso ecuatoriano de turismo y convenciones 2.0
Con fecha para diciembre, la idea de este congreso de turismo y convenciones 2.0, que se desarrollará en Ecuador, es durante 3 días brindarles a los participantes la posibilidad de exponer sus experiencias, exposición de nuevos avances y tendencias en materia de turismo y convenciones virtuales, utilizando la modalidad presencial y virtual.

Así, la pata real tendrá lugar en el Centro de Convenciones Fìsico de la UTPL en Loja, y el evento virtual en el Centro Virtual de Convenciones. El número de personas que la organización estima es de 500 de forma presencial y 120 de forma virtual.

Mientras nuestro sector está dando sus primeros pasos en el mundo virtual, las ventajas de estos eventos están a la vista: son un claro potenciador del networking; es más fácil acaparar audiencia internacional; abarata costes; la comunicación es más ágil, etc. Pero la desventaja sigue siendo clarísima: el ser humano, de momento, comunicar mucho mejor de forma presencial. La eficacia real de estos encuentros en la Web todavía queda por demostrar… Pero estamos ante un fenómeno en creciente afirmación.