Como cualquier sector, los palacios de congresos tienen sus tendencias.

1. Un abanico más amplio de servicios
Desde el punto de vista de la gestión comercial y en aras a maximizar los ingresos, muchos espacios han ampliado su abanico de servicios, y muchos pretenden ofrecer un “servicio integral”, sea de forma interna o, más habitualmente, por proveedores asociados. Si bien a ningún organizador le gusta la obligación de trabajar con tal material o tal profesional, hay que reconocer que los palacios suelen estar bastante al día en tecnología para eventos. Y ofrecen desde el material para montaje (sitios para colgar, motores, etc.), el material en sí (audiovisuales, Internet, luz y sonido, aunque sea con un partner tecnológico) y el servicio humano para asesorar a OPC´s y agencias en la preparación y montaje del evento.
CENTRO DE EVENTOS - FERIA VALENCIA permite así contratar con ellos servicios como stands, mobiliario, audiovisuales, iluminación, decoración, informática e incluso personal como azafatas e intérpretes. Según ellos, esto representa un ahorro para el cliente. Muchos palacios integran algunos o todos estos servicios y se posicionan como punto de contacto casi único del organizador.

2. Coordinación inteligente para minimizar costes
Varios palacios, “inteligentemente” –como lo describe Ramzi Shuaibi, socio-director de Leading Sense,- han comenzado a hacer alianzas estratégicas entre ellos: sabiendo de la rotación de eventos, “coordinan sus equipos y proveedores para minimizar los costes de producción”. Otros factores que enriquecen esta coordinación son los acuerdos marcos con los proveedores, e incluso el personal de los propios palacios que viajan a operar el evento. Ello permite conseguir, según él, “calidad de servicio y fidelización”.
Más lejos va la estrategia de integración en grupos de palacios. Ramzi Shuaibi observa una tendencia a que ciertos palacios a gestionen o asesoren otros centros de congresos. “Así como hay innumerables cadenas hoteleras, no existen muchas cadenas de palacios de congresos o venues”. Una tendencia muy incipiente en España, pero que tiene sentido teniendo en cuenta esta rotación de congresos y el hecho de que las autoridades públicas que emprenden construir un palacio no suelen saber gestionarlos de forma óptima, en este mercado MICE nuevo para ellos. De hecho, en algunos casos son cadenas hoteleras (Beatriz, HUSA, ABBA…) las que empiezan a tomar palacios de congresos en gestión.

3. Recortes de costes
Sin sorpresa, el contexto económico tiene su impacto y los gastos se aprietan. Inmacualda Moya del Palacio de Ferias y Congresos de Málaga, destaca “recortes en líneas generales de los servicios”. Los clientes observan de manera más detenida los costes para intentar eliminar todo lo superfluo. Otro punto donde se puede ver la exigencia de recortes de gastos está en la petición de espacios más reducidos, pero, según Lina Fonollosa del Centre de Convencions de Badalona - BCIN (centro de convenciones de Badalona), “equipados con la mejor tecnología audiovisual”. También la “duración de algunos eventos ha disminuido, por ejemplo un evento que en años anteriores duraba dos días ahora se realiza en un día o un día y medio”, explica Itziar Benguria del IFEMA.

4. Lo arquitectónico en alza
Las aspiraciones de los espacios por transformarse en íconos de la zona, han alimentado un furor por el diseño de vanguardia, y los más grandes arquitectos han sido contratados para crear joyas arquitectónicas que coloquen la ciudad en el mapa congresual. Algunos ejemplos: el Palacio de Congresos de la Exposición Internacional de Zaragoza, inspirado en una fábrica industrial según su arquitecto, Nieto Sobejano; el Palacio Municipal de Congresos en Madrid, considerado un exponente del urbanismo del siglo XXI, diseñado por Ricardo Bofill; el futuro Palacio de Congresos de León en manos de Dominique Perrault, el nuevo Palacio de Congresos de Oviedo por Santiago Calatrava y el Palacio de Congresos de Valencia por Norman Fuster. Pero esto conlleva su riesgo, que es el de escuchar mucho al arquitecto y poco a los profesionales de eventos… Según José Luis Albacar, gerente de Eventium Consulting, esta tendencia “comporta que por defecto, sean edificios concebidos más como monumentos espectaculares que como edificios que destaquen por su funcionalidad”, concebidos para dar respuesta de forma óptima a todas las necesidades del evento (accesibilidad, funcionalidad, modularidad, etc.).

5. Modularidad para reuniones con muchos breakouts
Vivimos en la era de la participación y esto tiene su impacto incluso en los espacios. Una tendencia que ya lleva años en nuestro sector es completar (o incluso sustituir) las grandes presentaciones con reuniones más pequeñas, breakout groups que permiten un buen debate entre los participantes. Tendencia que también observa Patty Milán de Grupo Pacifico, S.A., quien explica que esto responde a la necesidad de los participantes de buscar la “especialización, y eso se consigue en cursos dentro de los congresos”.
En este sentido, una de las exigencias que más encuentra el Bilbao Exhibition Centre es justamente mayor flexibilidad en los espacios, ya que cada vez acogen más reuniones con breakout groups. “Es importante tener capacidad para modificar salas y garantizar inmediatez en la respuesta”, sostiene su directora Marisa Marín.

6. Espacios verdes
Aunque faltan unos 12 años para cumplir el objetivo europeo de reducción de emisiones y consumo de CO2, cada vez más espacios anuncian cambios en pro de un mundo mejor. Por ejemplo, los palacios de congresos de Valencia y Málaga han invertido en cubiertas fotovoltaicas en sus techos. El Palacio de Congresos de Valencia ha sido el primero en España en recibir la certificación de Sistemas de Gestión Energética (UNE 216301:2007), su tercer sello verde. Por su parte, el BCIN cuenta con las certificaciones ISO 14001 i EMAS, “por lo que todos los eventos celebrados aquí se preparan bajo este concepto. Se utiliza papel reciclado, lápices ecológicos, se exige a los proveedores externos, principalmente a las empresas de catering que seleccionen sus residuos y los gestionen de manera apropiada”, según ellos. Otro ejemplo: el Palau de Congressos de Catalunya ha invertido en un complejo sistema de reutilización de la energía emitida dentro de su complejo. Y no hablamos de pura conciencia medioambiental sino de negocios. Un responsable de centro de convenciones nos comentaba hace poco su voluntad de conseguir una certificación verde, puesto que esto se convertía en una demanda importante de los organizadores internacionales. Obviamente, para palacios existentes, es relativamente fácil cambiar los servicios; otra cosa es cambiar los edificios para ser verdes (ver entrevista de José Salinas).
También esta pauta verde es cada vez más una exigencia por parte de los clientes, principalmente aquellos que trabajan bajo certificaciones medioambientales. Carlos de Sebastián explica que Tilesa, que está en vías de conseguir la certificación ISO 14.001, tiene este factor en cuenta en sus reuniones. Por ejemplo, realizó el Congreso Nacional de la SENPE en 2008 en el Palacio de Congresos de Valencia, que “cuenta con una cubierta fotovoltaica, entre otros sistemas”.

7. Espacios más abiertos y agradables
El profesor y conferenciante Rob Davidson comenta a menudo la necesidad de tener espacios agradables, abiertos, altos, con mucha luz natural e incluso con zonas verdes. El delegado se tiene que sentir bien, y las ideas deben fluir. Carlos de Sebastián confirma: “Los espacios con luz natural son cada vez más valorados… en especial con áreas comunes abiertas y preferentemente con vistas.” Y esta demanda empieza a tenerse en cuenta: Espacios más recientes como el Palacio Municipal de Congresos de Madrid o el de Valencia destacan por su apertura a la luz natural y espacios altos y el Centro de Convenciones de Feria Valencia recibe a los invitados con espacios verdes. ¡Uno se tiene que sentir bien!

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