En la oficina y en la convocatoria

• Comunica por email o por web cuando puedas, más que en papel (además podrás actualizar la información)
• Si tienes que utilizar papel, aplica los consejos clásicos: imprime en doble cara, recicla el papel tras usarlo, utiliza papel y toner reciclados
• Limita las carpetas con contenidos de las ponencias, plantea formatos más pequeños o electrónicos
• No des una bolsa de bienvenida – o asegúrate que sea reciclada / reciclable

Transporte

• Informa a los participantes de las opciones de transporte colectivo o facilita soluciones de transporte compartido
• Limita el transporte (hotel cerca del centro de convenciones por ejemplo) – o ¿por qué no dar un paseo en bici, caminando o en otro medio de transporte ecológico?
• Comparte transporte o anima a coger transporte público explicando por qué
• Asegura que los autobuses cumplan las normas (Euro4)
• Evita que los autocares se queden con el motor encendido esperando al grupo
• Compensa las emisiones de CO2 – ceroCO2.com tiene una herramienta online que te permite estimar las emisiones causadas por tu evento, y compensarlas

Espacio

• Elige el destino de forma que limites las necesidades de desplazamiento, tanto transporte aéreo como transfer en la llegada
• Elige un espacio de fácil acceso, con transporte público cercano, y en edificios que sigan una política medioambiental (gestión de energía, agua, etc.)
• Pon contenedores de recogida selectiva – especialmente para el papel
• Utiliza moqueta reciclable (especialmente en ferias) – ¡y recíclala!
• Define con el hotel la política de limpieza de sábanas, toallas, jabones y champúes – quizás no sea necesario lavar todo a diario
• Durante el verano, pide que se cierren las cortinas cuando no haya nadie en las habitaciones para evitar la entrada de calor
• Ten en cuenta la política medioambiental del espacio, en la medida de lo posible (detergentes ecológicos, optimización de energía, reciclaje…

Catering

• Asegura que la gente pueda consumir la cantidad que quiera – por ejemplo, utiliza garrafas más que botellas o potes individuales
• Utiliza productos de agricultura biológica o de comercio justo
• Dona la comida no utilizada a una asociación (asegurando la higiene y el cumplimiento de la ley)
• Limita los elementos plásticos (cubiertos, bandejas, vasos…) y utiliza cristal o porcelana. También utiliza toallitas de tela y no de papel
• Gestiona con cuidado las cantidades de comida y bebida, evita desechar materiales de forma innecesaria

En el evento / la reunión

• Optimiza el consumo de energía: en las luces (salas), en la calefacción o en el aire acondicionado (puertas cerradas, calentar o enfriar lo justo)
• Concibe la señalética / los stands como reciclables o reutilizables. Evita poner elementos concretos, como por ejemplo fechas, de modo que el material pueda reutilizarse en otros eventos. Asegúrate que tu proveedor tenga productos de impresión ecológicos.
• Optimiza la utilidad de las acreditaciones: ¿Por qué no imprimir el programa al dorso de la acreditación para no tener que imprimirlo en papel?
• Desmaterializa al máximo la comunicación (invitaciones, planos, boletines en formato electrónico), gestiona con cuidado la cantidad de ejemplares a imprimir, deja la posibilidad que los visitantes tomen o no la documentación