Las mejores… y las peores anécdotas del sector 

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Cenando con Armani 

Carlos Serantes, fundador y presidente en Newlink Spain  

El peor momento que recuerdo fue un evento el 25 junio en el 99, con 45º en Madrid. Llevamos a 500 personas a una galería de arte, pero se estropeó el aire acondicionado y no había ningún tipo de solución, porque se rompió a las 20:30. El técnico no lo pudo arreglar, así que pasamos a estar de maravilla a tener 50º. Son cosas del directo y, por mucho que quieras, no tienen solución. 

Y la mejor anécdota fue cuando nos contrató Giorgi Armani para organizar una exposición en el Guggenheim en Bilbao. Estuve en Milán con él en su oficina y me invitó a cenar en su casa. Entonces supuse que era la persona seleccionada para hacer el evento. 

Plan B… por la puerta pequeña 

José Miguel Gimeno, CEO de MT Global 

Lo mejor y lo peor pasó en el mismo evento. En un congreso en 2008 el Gobierno nos bloqueó el Palacio de Congresos de Córdoba porque tenían una cumbre hispano-polaca, y nos avisó 10 días antes. Tuvimos que montar en la filmoteca la exposición comercial reducida y las primeras sesiones. Además, esa noche tuvimos que trasladar todo al palacio por una puertecita que los conectaba, trasladar todo en una noche para que a las 09.00 estuviese todo montado. Te llevas lo peor (el hecho) y lo mejor es ver que si se puede con planificación y con un buen equipo. Fue una experiencia única. 

La dedicación al 120% 

Jaime Sánchez, COO de beon. Worldwide 

Organizamos un evento en Tenerife para unas 2.000 personas de habla rusa. Esta gente, cuando se abren las puertas del auditorio, entra como un torbellino. Al verlos entrar, me di cuenta de que teníamos los proyectores colocados sobre unos tótems al fondo de la sala, protegidos solo por unas catenarias. Aun así, la gente las movía y el proyector se tambaleaba. 

Entonces, improvisé: cogí a una chica de prácticas y le dije: “Tú te quedas aquí. Que nadie toque este proyector. Pase lo que pase.” Ella, muy responsable, se quedó ahí. El evento transcurrió sin incidentes, pero entre el ritmo frenético y el desmontaje, se nos olvidó completamente. 

A las once de la noche me llama un técnico: “Jaime, hemos desmontado todo, pero la chica dice que, salvo tú, nadie puede tocar el proyector. Y pregunta si puede ir al baño…” ¡Pobrecita! ¡Llevaba desde las nueve de la mañana ahí plantada, sin comer, sin moverse! Claro, le dije que se fuera al hotel inmediatamente. Yo, con la adrenalina del evento, ni me había acordado. Ella, eso sí, cumplió la orden al pie de la letra. Son esas historias que te dejan entre la risa y el susto… y que no se te olvidan. 

La comida es sagrada… ¡mucho más que el montaje! 

César González, CEO en SOMOS Experiences 

Estuve trabajando en el Festival del Habano, en La Habana. Trabajábamos para Ogilvy en la producción y, hasta la fecha, nunca había trabajado en Cuba.  

Varias cosas se me quedaron grabadas de este evento. Una fue que la prioridad era la comida. A la hora de la comida llegaba una furgoneta y nos entregaban a todo el personal lo mismo: un túper con una ración de pollo, una de arroz y un postre.  Me empecé a preocupar en el momento en el que llegó la furgoneta y desaparecía todo el mundo para ir a comer. Hubo un día en el que nos quedamos solas 4 personas con todo el rigging. 

La otra es que, en la cena de gala de este evento, había una piscina sobre la que planteamos crear una estructura. Teníamos ingenieros buzos que hacían el montaje, pero casi no llegamos a poder crearla porque no éramos capaces de conseguir agua. Tuve que juntar dos unidades móviles para conseguirla. 

También nos dijeron que iba a venir Fidel Castro y que, cuando llegase, tendríamos que parar la gala. No apareció en toda la noche, y aun así, nos hicieron parar 3 veces, como si hubiese una emergencia. 

La génesis del mercado de incentivos 

Fernando Lalaguna, director general en Premium Incentives 

Llevo casi 38 años en el sector y uno de mis mayores hitos fue que con 26 años me nombraron director general de Viajes Meliá en Suiza. Un reto maravilloso. Teníamos unos cursos de formación y comenzamos a vender incentivos con unos folletos que presentábamos a los clientes explicando lo que eran los incentivos. En España no teníamos ni idea, era algo que conocían muy bien los americanos. Había que explicarles a las empresas que era una inversión y no un gasto.  

Cuando el drama saca lo mejor de la gente 

Christoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau 

Lo peor que me ha ocurrido en el sector fue en el 2017 con el atentado en las Ramblas, 8 días antes de que llegara el Congreso Europeo de Cardiología. Aunque estaba de vacaciones, pasé horas al teléfono con la gente de cardiología. Esto se convirtió también en lo mejor, porque la organización puso en sus redes sociales que, ahora más que nunca, apoyarían a Barcelona. A partir de ahí se abrió un hilo de comentarios de apoyo. Finalmente fue una edición de éxito, muy solidaria, muy emocional. No lo cancelaron como quizás se esperaría. 

Cuando el evento tiene que salir… aunque te tengas que convertir en camarera 

Fay Taylor, presidenta en SpainDMCs, directora MTZ – Destination Management Company 

Yo llevo 32 años en la industria y uno de los mejores momentos es cuando ganamos un premio SITE en la categoría de Mejor programa de incentivo a nivel mundial que hicimos en 2014 en Barcelona. Lo peor fue un catering de una cena de gala en los jardines de Cecilio Rodríguez (conseguir estos jardines era complicadísimo) con mi socia Isabel. Resultó ser un desastre: no teníamos mesas de apoyo, los platos estaban en el suelo, el agua la servían con las botellas de 2 litros… Le tuvimos que pedir al Hotel Palace apoyo de catering e incluso Isabel y yo servimos 450 postres. 

Ooooops! 

Miriam Aranda, responsable de eventos y patrocinios BMW, Mini & BMW Motorrad en grupo SYRSA Automoción 

Un evento muy especial de BMW, en colaboración con un embajador de la marca, se celebraba en un espacio que era de su propiedad, así que todo tenía que salir perfecto, muy en línea con la imagen premium que queríamos transmitir. 

Uno de los retos era que todos los invitados llegaran al evento conduciendo un BMW, para que la experiencia desde el primer minuto estuviera totalmente alineada con el lanzamiento del nuevo modelo. Fue una auténtica operación logística: cambiamos los coches a todos los asistentes, incluso en mitad de la carretera, si era necesario. Daba igual si estaban viniendo en otro vehículo, nosotros lo interceptábamos en algún punto del trayecto y hacíamos el cambio.  

Y lo conseguimos… pero cuando todo estaba orquestado, todos los vehículos alineados, los nuevos modelos distribuidos a lo largo del recorrido del evento y el equipo respirando aliviado… aparece nuestro embajador con un coche de otra marca. Por despiste, claro. Y en ese momento nos miramos todos como diciendo: “No puede ser”. Fue uno de esos momentos en los que te das cuenta de que puedes controlar casi todo… excepto lo inesperado.  

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Todo el material en las maletas 

David Funollet, managing director en SOMOS Experiences BCN 

Estamos en un sector con muchos imprevistos y en constante cambio. Hay que sobrevivir a cancelaciones. Por ejemplo, el cierre de la aerolínea de Spanair nos pilló con una convención en Tenerife con todos los vuelos comprados. También en una convención en Ibiza para 50 personas hubo una huelga con los ferris y las furgonetas no pudieron llegar, tuvimos que hacer la convención con lo que pudimos cargar en las maletas. Pero me quedo con la satisfacción de haber ayudado a muchas personas a conectar, emocionarse, disfrutar de experiencias. 

Lidiar, desgraciadamente, también con la muerte 

Javier Lapresa, director general de Quum Comunicación 

Es lo peor que me ha pasado profesionalmente. En un evento en Sevilla hace 18 años un invitado que acababa de llegar al hotel se murió de un infarto. Obviamente, cancelamos el evento. Ese día modificamos toda la agenda. Al día siguiente tuvimos que reaccionar todos muy rápido para poner en marcha todo el protocolo de aviso a la familia, avisar a toda la compañía.  

Teníamos 250 invitados desplazados en una ciudad que no era la suya. Tuvimos que, además de cancelar el evento, ponernos a disposición de los asistentes y animarles a aprovechar el tiempo que estuvieran allí. Les dijimos que iríamos informándoles de todos los cambios, hicimos una guía corriendo de Sevilla para ver dónde podían ir a cenar y organizamos algunos planes de ocio para ocupar el tiempo, al menos, mientras estuviesen en el evento. 

Lost in translation 

Lost in translation 

Rafael Grande, general manager de Events Manager Association Spain 

Hace muchos años trajimos a un premio Nobel a dar una conferencia a España y 5 minutos antes de empezar la ponencia conocí al traductor que había contratado. El traductor me dijo algo así como: “hoy para mí es como un examen. Es mi primera traducción”. Imagínate cómo fue aquello que, durante la ponencia, los asistentes (que eran médicos) se estaban riendo y el ponente tuvo que parar la ponencia. “No sé de qué se ríen ustedes”, dijo, “pero yo estoy hablando de muertes”. Aquel día quería desaparecer. 

Lo mejor en esos 30 años o 25 años para mí es ver cómo los profesionales de los eventos se han unido. Ahora los clientes ya están unidos. Antes estaban los hoteleros, estaban las agencias de viaje, estaban los DMC… por separado. Ahora trabajan de forma conjunta, todos quieren estrategia después de sus eventos. Esto me hace muy feliz: ahora hay estrategia detrás y profesionales que quieren avanzar en el sector. 

Profesionales… ¿o turistas? 

Víctor Calvo, business events executive del Sevilla Convention Bureau 

A nivel de promoción, visitas de inspección, fam trips y demás, hemos vivido de todo. Hay clientes que son súper profesionales, y otros que se piensan que vienen de vacaciones… y tienes que lidiar con ellos. Porque, sinceramente, no hay peor cliente que uno que es del propio sector. Cuando nos ponemos del otro lado, se nos olvida que también organizamos eventos. 

Recuerdo un fam trip con 10 personas del Reino Unido que fue un reto. Normalmente los llevo a ver lo típico, y suelen ser bastante receptivos, pero este grupo vino a lo suyo: buscaban placitas con cervezas por un tubo. Yo les decía: “¡Pero hombre, que tenemos aquí la catedral gótica más grande del mundo!” —y ellos: “¿Dónde está la cerveza?”. Puedo decir que ha sido uno de los momentos más rocambolescos que he vivido. No había manera de meterles en el programa.