10 consejos para solicitar permisos y organizar eventos en la vía pública de Madrid

Aquí puedes escuchar el podcast en Spotify.

Consultar la guía oficial publicada por el Ayuntamiento y Madrid Convention Bureau

Empezamos comentando en el podcast que el Madrid Convention Bureau ha editado la segunda edición de la guía “Madrid: actos en vía pública”, en colaboración con Grupo eventoplus. En esta guía, muy visual y práctica, se recogen los pasos necesarios para solicitar autorizaciones para la celebración de actos en calles y espacios verdes de la capital, diversos consejos para que la solicitud sea más favorable e incluso información relativa a sostenibilidad o uso de drones. Recomendamos consultarla para resolver cualquier duda.

Presentar la solicitud al menos 45 días antes del evento

Sabemos que en ocasiones los eventos se confirman con menos tiempo (vivimos en la época del last minute…) pero 45 días es el plazo mínimo recomendado por la administración para aceptar solicitudes, si se presenta con menos tiempo lo más probable es que se deniegue.

Consultar los distritos donde se va a organizar el evento y enviar la solicitud al distrito al que atañe

Como se comenta en el podcast, en Madrid hay 21 distritos y antes de enviar la solicitud debes consultar en qué distrito se encuentra el evento que quieres organizar para enviarle a ese distrito la solicitud. Si el evento implica varios distritos (por ejemplo, Centro y Salamanca) hay que enviar la solicitud de manera independiente a ambos, con el proyecto completo, no solamente la parte del evento que va a realizarse en ese distrito. Y no es recomendable hacer solicitudes duplicadas en distintos distritos para el mismo evento, puede causar la denegación automática de todas.

Intentar ser lo más preciso en la solicitud, sin cambios de última hora

Indica el emplazamiento, localización, superficie y espacios que se van a ocupar (especificando si se trata de calzada, acera, plaza, parque…), las fechas y horarios (fechas y horarios de inicio y de finalización, en su caso, fechas y horarios de montaje y de desmontaje) y toda la documentación que se pide. Los datos que adjuntes en la solicitud intenta que sean lo más precisos posibles, aunque a veces falte información. Por ejemplo: si se montan stands se puede poner el número, aunque no se tengan confirmados los patrocinadores exactos. Y es importante evitar cambios de última hora, ya que no suelen aceptarse modificaciones una vez aprobado.

Tener en cuenta algunos trucos

Los eventos en la vía pública provocan un impacto en la calidad de vida de los ciudadanos de Madrid (ruidos, aglomeraciones, etc.). Comentamos en el podcast algunas cuestiones a tener en cuenta que pueden ayudar a que la solicitud sea favorable como: evitar los viernes, evitar cortar el tráfico, presentar la solicitud online y en papel, y plantear si es necesario un servicio de vigilancia durante el montaje, celebración y desmontaje del evento. El Ayuntamiento no lo exige, pero corresponde al promotor la responsabilidad de la custodia de los elementos del evento.

Decidir muy bien el lugar del evento y plantearse redirigirlo a espacios de la ciudad menos saturados o que no estén tan protegidos

En Madrid hay muchos lugares que son patrimonio histórico y, en concreto, 8 parques protegidos: El Buen Retiro, El Capricho de la Alameda, Osuna, Dehesa de la Villa, Quinta de los Molinos, Casa de Campo, Parque del Oeste, Quinta de Torre Arias y Quinta de la Fuente del Berro. Solicitar la organización del evento en estos lugares implica que la aprobación sea más difícil. Precisamente en este sentido, el Ayuntamiento tiene una nueva campaña con la que persigue promocionar barrios de la ciudad no tan turísticos. Madrid Río, Carabanchel, Legazpi… son algunos de los barrios, quizás no tan típicos, donde también podrías plantearte organizar el evento. Eso sí, como se comenta en el podcast, equilibrando los deseos del cliente, que suele preferir zonas especialmente transitadas.

“El cliente siempre quiere la ubicación más llamativa, pero sí es cierto que entiende también estos problemas burocráticos. Al final lo que intentamos, por el bien del cliente, es buscar que tenga la mejor ubicación posible, sacarle la mejor imagen también posible y ofrecerle los lugares en los que sabemos que vamos a tener menos inconvenientes, ya no a nivel papeleo, sino espacios que no tienen, por ejemplo, un parking que soporta X peso…”.

Marga Calvo, directora de operaciones al cliente en SOMOS Experiences

Si vas a montar estructuras (carpas, escenarios…), hay que aportar documentación extra

Cualquier instalación temporal puede ser considerada “obra” por el Ayuntamiento, por eso tendrás que aportar documentación y plantear el montaje casi como si de un edificio se tratara: proyecto técnico visado por arquitecto, certificados de montaje/desmontaje, seguro de responsabilidad civil sin franquicia… Un detalle que se comenta en el podcast y que resulta visualmente molesto es que incluso pueden exigirte que pongas carteles informativos de obra en el evento, rompiendo así toda la estética… Ojalá llegue el momento donde las autoridades públicas entiendan que los de eventos montamos instalaciones temporales y no edificios, y que tanto papeleo para montar un escenario supone para las agencias un atolladero en la solicitud.

Diseñar el evento conociendo las limitaciones del espacio

Por ejemplo, la Plaza de Colón, como comenta en el podcast Pedro Pablo Pérez (CEO de Fazeta), tiene limitación de peso por m2 debido al parking subterráneo y a un atentado sufrido hace años.

La capa de producción en una agencia es muy importante: incluir perfiles de producción en el proceso de solicitud de permisos y entender cómo es el espacio donde vas a trabajar. Por ejemplo, la Plaza de Colón tiene debajo un parking y además hubo un atentado hace unos años. Eso hace que la estructura esté muy debilitada y, por tanto, el peso que sostiene la Plaza de Colón en algunos lugares es muy concreto y esto hay que saberlo antes de presentar la solicitud y, por supuesto, a la hora de hacer el evento».

Pedro Pablo Pérez, CEO de Fazeta

Pagar las tasas a tiempo y revisar la Ordenanza de Publicidad Exterior

Todos los eventos y acciones publicitarias en vía pública se rigen por la Ordenanza de Publicidad Exterior. Como nos explica en el podcast Alberto Sandín (CEO de Ubica), la modificación de esta Ordenanza llegará pronto, en los próximos meses, por lo que esperamos que mejore las condiciones de flexibilidad y plazos, para ayudar a que se puedan celebrar más eventos en Madrid.

La Ordenanza establece el pago de unas tasas. El precio estará sujeto a lo que se derive del uso privativo del espacio y bienes públicos (uso de publicidad en espacios públicos, ocupación de la vía pública, utilización de servicios públicos en su propio beneficio…) y estará sujeto a las características del evento. O bien se aplica la tasa de aprovechamiento especial o la de publicidad

Uno de los grandes problemas que nos encontramos en la realización de eventos en la vía pública es que la forma de trabajo de la administración pública no es ni mucho menos similar a la forma de trabajo de las empresas privadas. Y ya no solo los plazos, sino la flexibilidad que no permite la Ordenanza de Publicidad Exterior actual, que es la normativa que rige todo. Por ejemplo, necesitas modificar un horario el propio día del evento y no puedes hacerlo porque habría que modificar la autorización, lo cual es imposible porque has recibido la autorización unos días antes del evento y ya no te permiten cambios».

Alberto Sandín, CEO de Ubica

Nunca organizar el evento sin permiso o incumpliendo condiciones

Lo que dice la actual Ordenanza de Publicidad Exterior, como bien explica Alberto Sandín en el podcast, es que si organizas el evento sin permiso o incumples condiciones las sanciones pueden ir de 600 euros a 30.000. Además, dado que los eventos implican también cuestiones como medio ambiente o seguridad ciudadana, es muy probable también recibir sanciones monetarias extra. Y, aunque quizás 30.000 no parezca mucho dinero para una marca, lo realmente preocupante es que se puede dar el caso de veto en la organización de eventos en Madrid para agencias o marcas, lo que implica no volver a organizar eventos en vía pública, al menos en un tiempo…

Gracias a Jesús Antón por la grabación en audio y video, y al espacio V22 por acogernos.