¿Qué hay detrás de un evento de automoción? Nos lo cuentan Acciona Living & Culture, Uila, Maximice y Lastlap en un podcast (1ª parte)

Aquí puedes escuchar el podcast sobre eventos de automoción en Spotify.

En un evento de automoción hay un ecosistema de multi-agencias implicadas

Si bien en muchos sectores una agencia gestiona todo el evento, es frecuente ver en automoción, que intervienen variadas agencias y empresas. Con tantos implicados la colaboración es importantísima. En el podcast se explica que en un evento de automoción pueden intervenir:

• Agencia de eventos
• Agencia comunicación o PR
• Agencia de contenidos
• Agencia de “gest management” (reserva de hoteles, vuelos…)
• Empresa de “car handling”
• Empresa de “car cleaning”
• Consultoras de automoción (para formación tanto en sala como en pista)
• Empresas que aportan equipamiento (por ejemplo, Michelin y sus neumáticos)

El back to back, un formato de evento muy exigente a nivel logística

Es el evento de automoción por excelencia, donde grupos pequeños viven una secuencia de un día, antes de ser sustituidos por otro grupo. Una locura logística, pero que permite que muchas personas vivan la marca y se formen. De hecho, el montaje se mantiene, pero los contenidos se suelen personalizar según el tipo de asistente que toque (periodistas, influencers, cliente final…). La complejidad logística y necesidad de optimizar el tiempo se ve en el hecho de que se suele montar un taller mecánico para que los ingenieros de la marca puedan revisar los coches, además de una zona de limpieza. También se deben establecer todos los momentos que van a vivir los usuarios, desde que llegan y se les entrega el coche, la ruta, la limpieza, repostaje y paradas… 

Los test drives y el alto nivel de seguridad

Poner a los asistentes sobre ruedas conlleva una obligatoria y extrema seguridad que no se requiere en otros eventos. Antes de un test drive, cada grupo recibe formación previa detallada del vehículo y las condiciones específicas de la prueba. Los instructores acompañan a los asistentes o monitorizan la prueba desde puntos estratégicos con comunicación por radio. Hay una inspección diaria y revisión completa de cada unidad antes y después de cada sesión (presión de neumáticos, estado de frenos…).

Las agencias nos comentan en el podcast que siempre antes de un test drive se realizan pruebas de alcoholemia y que los seguros son otro punto importante que gestionar: para daños personales, materiales y responsabilidad civil.

En una producción estándar, no se tienen que pedir permisos, solo hace falta tener los coches matriculados, asegurados y los drivers con toda la documentación en regla. Sin embargo, si una marca quiere sacar a la calle una flota de 200 coches es recomendable avisar a la Guardia Urbana. En el caso de querer cortar un tramo de carretera, por ejemplo, sí hay que pedir permisos (aunque estas situaciones se dan más para rodajes que test drives).

El highlight para prensa especializada en un evento de automoción es empezar el test drive directamente desde el aeropuerto porque prefieren salir a rodar desde que aterrizan. Y para esto hay que pedir permisos y el proceso es tedioso. Por si fuera poco, cada vez más, los clientes incluso piden zonas vip reservadas dentro del aeropuerto.