El refranero del event planner 

“Más vale prevenir que curar.” 

Este es el refrán bandera de cualquier productor de eventos. Plan de contingencia, análisis de riesgos, plan B (¡y C!)… porque si algo puede fallar, probablemente lo hará. Prever no es paranoia: es planificación inteligente. 

“El que mucho abarca, poco aprieta.” 

Este proverbio hace referencia clara al concepto de targeting. Definir a quién quieres dirigir tu acción comunicativa es tan importante como construirla, por lo tanto, si un evento está organizado perfectamente, si no cala en tu público sus objetivos no se verán cumplidos. Al igual que no le dirías a tu abuela: “Bro, muy heavy como te han salido las albóndigas”, el hilo musical de tu evento para un público senior no contará con un hit del último disco de Bad Bunny. ¡Todo comunica!  

“Cría fama y échate a dormir.” 

Una vez construida tu reputación (buena o mala), será difícil cambiarla. Por eso, cuida los valores que asocias a tu marca o evento, porque definirán tu estrategia y lo que los demás esperan de ti. ¡La coherencia es clave! 

“Si la vida te da limones, haz limonada” 

Si un organizador de eventos tuviera que tatuarse un refrán, sería este. La vida en esta oración puede referirse a un amplio abanico de cosas: el evento, tu cliente, la climatología, los retrasos de trenes y aviones. Según la ley de Murphy todo lo que puede salir mal, va a salir mal. Aprender de los errores es crucial en nuestro evento así que, ya sea en forma de resiliencia, aprendizaje o una nueva manera de hacer las cosas mejor; de todos los posibles errores siempre debe salir algo bueno. 

“Lo barato sale caro.” 

No hace falta explicar mucho ¿no?, todos tenemos ejemplos en mente. Lo cierto es que el ahorro excesivo puede tener serios costes en la imagen. Darte cuenta el día del evento de que el personal no está dado de alta (o darte cuenta demasiado tarde), que un ponente que no has pagado te deje tirado, lo barato puede salirte muy caro. 

“El que espera, desespera.” 

Colas, preámbulos, mala gestión; en eventos “fluido” es sinónimo de éxito. Y no hablo de las esperas que generan “hype” y que tanto nos gustan, me refiero a esas colas que hacen que el “coffee” del coffee break te lo tomes cual chupito de tequila en una discoteca porque en dos minutos tienes la siguiente reunión.  

«Dime con quién andas y te diré quién eres.» 

Aplicable en la elección de colaboradores, ya sea marcas, influencers, personas. ¿Quiénes son las primeras en desmarcarse de determinados influencers que meten la pata en algún discurso? Exacto, las marcas. Y es que en negocios es importante saber con quién pareces estar relacionado para poder entender la imagen que tienen de ti. 

“Lo bueno, si breve, dos veces bueno.” 

“Y ahora, sin más dilación: el fundador de la compañía procederá a dar un breve discurso” *procede a entrar en escena un señor que hizo la comunión con el hijo mayor de Cleopatra con lo que parece un paquete de folios A4 escrito por las dos caras y se coloca las bifocales para leerlo todo* Creo que todos sentimos un pequeño mareo en este momento y es que el mensaje si es breve, cala mucho más en el receptor. De hecho, TED Talks limitan sus charlas a 18 minutos máximo porque, según su fundador Chris Anderson, es el punto ideal antes de que la atención se disipe. 

“Vísteme despacio, que tengo prisa.” 

Este sabio refrán hace referencia a que, aunque haya urgencia en una tarea, es preferible hacerla con calma y cuidado para evitar errores que puedan retrasar aún más el proceso. Y es que las prisas no son buenas y menos en eventos, por ello, antes de ponerte con la elección del venue o la creatividad; pon el foco en la planificación o el breafing. 

“La confianza da asco.” 

No te fíes del todo de proveedores, técnicos o colaboradores solo porque ya has trabajado con ellos antes. Piensa en tu abuela: Documenta todo por escrito, firma contratos y revisa cada detalle aunque exista una buena relación previa. La familiaridad no sustituye a la profesionalidad. También al contrario, que tengas mucha confianza con tu colaborador no quiere decir que puedas esperar al último momento para pasarle el breafing o las directrices, de esta manera puede verse perjudicado tu evento. 

“El roce hace el cariño.” 

Este refrán expresa la esencia de nuestro sector, el valor de los encuentros cara a cara para generar conexiones. La colaboración continua genera confianza y mejora el trabajo en equipo. Por eso, involucra a los equipos desde fases tempranas, mantén el contacto frecuente con clientes, proveedores y staff. Reuniones breves pero regulares fortalecen la coordinación y previenen malentendidos. 

“Donde comen dos, comen tres.” 

Siempre habrá más asistentes, más hambre o más repeticiones de lo esperado. Y es que a veces el cliente pide al catering un servicio más reducido contando con el supuesto no-show, pero ¿y si este no-show se ve muy reducido? Lo cierto es que esta falta de comida puede perjudicar seriamente la imagen del cliente o la agencia, volviendo al mismo refrán: “lo barato sale caro” 

“El diablo sabe más por viejo que por diablo.” 

La experiencia vale oro, incluso más que la creatividad o la tecnología. Escucha a los veteranos del sector, valora a los técnicos con años en el oficio y aprende de sus soluciones prácticas. Ellos ya han visto fallar muchas cosas que tú aún no. Si quieres conocer la opinión de los veteranos del sector de los eventos, repasa nuestra eventosMagazine #112, una joya para aprender todo sobre los que levantaron este sector.