Algunas ideas sobre cómo nos afecta (y afectará) la IA a los organizadores de eventos

Herramientas como ChatGPT para búsqueda y planificación

Aplicaciones de IA como ChatGPT se han vuelto aliadas clave, como se comentaba en MICE Hub, para organizadores, agencias y destinos. Permiten acelerar la búsqueda de información, ideas para temáticas, planificación de programas, selección de destinos, redacción de contenidos o incluso la simulación de perfiles de asistentes para anticipar necesidades. Se convierten en asistentes versátiles y ágiles, en las primeras fases de ideación o documentación, permitiendo ahorrar tiempo en estas fases.

Una mayor personalización

¿Cuál es el objetivo principal de los organizadores de eventos? Conseguir crear una experiencia inolvidable en el asistente, lo que se logrará más fácilmente cuanto más personalizada sea esa experiencia, algo todavía pendiente en el sector que no hemos llegado a explotar del todo. La inteligencia artificial abre nuevas posibilidades en este sentido. Gracias a su capacidad para recopilar y analizar datos, la IA puede “conocer” a cada asistente y adaptar mensajes, contenidos o activaciones de forma muy precisa.

Las empresas del sector ya están incorporando estas tecnologías en distintos niveles como: CRMs inteligentes, asistentes virtuales para eventos híbridos o sistemas de traducción automática.

La creatividad como ventaja competitiva en un mundo con acceso universal a la IA

Si la IA supone un riesgo para nuestra creatividad al tender a “adormecerla”, y si además la mayoría de los profesionales acceden a las mismas herramientas, entonces la verdadera diferenciación vendrá de la creatividad humana. Está bien apoyarse en la IA en etapas iniciales y de cara a la personalización -como mencionábamos antes-, pero la capacidad de diseñar experiencias únicas y memorables, que vayan más allá de lo que una máquina puede sugerir, será cada vez más valiosa. Seguramente tú mismo ya has visto contenidos generados por IA y los reconoces con facilidad… pues el cliente también.

Formación profesional más exigente y nuevos perfiles que nacen con la IA

En MICE Hub se destacó que el organizador de eventos del futuro deberá contar con competencias digitales avanzadas. Esto implica no solo saber utilizar herramientas de IA, sino también comprender sus límites y aplicarlas de forma estratégica en el ciclo de vida del evento. La formación continua será fundamental, ya que la tecnología evoluciona a gran velocidad, y la capacidad de adaptación será un factor clave para diferenciarse en el mercado.

Cada semana aparecen nuevas IAs, así que no es de extrañar que surjan nuevas profesiones dedicadas exclusivamente a trabajar junto a ellas. Este es el caso de la figura del prompt engineer. También hay puestos dentro del sector que, aunque no desaparecerán, si verán su carga de trabajo muy reducida, como los encargados de administración.

La gestión ética y segura de los datos

Uno de los grandes retos, como se comenta en MICE Hub, es la privacidad de los datos. El uso de plataformas de IA como ChatGPT plantea interrogantes sobre el uso, almacenamiento y posible exposición de información sensible de asistentes, clientes o proveedores. Es fundamental establecer protocolos de anonimato, no compartir datos personales sin consentimiento y elegir herramientas que cumplan con normativas como el RGPD. La confianza será un activo esencial si hablamos de IA.