[PODCAST] Cómo captan los destinos un gran congreso internacional 

El proceso de captación de congresos y el timing 

Los grandes congresos de más de 10.000 personas se planifican con mucha antelación. De hecho, las invitadas apuntan a que actualmente se están trabajando candidaturas para 2031 o 2035. Estas candidaturas llegan al destino a través de diversas vías como acciones de promoción del Convention Bureau en ferias internacionales (IMEX, IBTM), socios locales, IFEMA o clientes fidelizados que repiten destino.  

Sin embargo, en este sentido la perseverancia es vital. A veces se gana una candidatura al tercer o cuarto intento, tras años de demostrar interés, capacidad y conocimiento del segmento al que se dirige. 

Requisitos críticos

La flexibilidad del espacio es fundamental para la obtención de candidaturas. Los organizadores piden bloquear pabellones adicionales «por si el congreso crece», asegurando disponibilidad a 5 o 6 años vista, por lo que la antelación para los bloqueos es inusualmente alta.  

Otra cuestión muy valorada es la cercanía del aeropuerto y, por supuesto, la capacidad hotelera del destino. Tanto en número de habitaciones como en infraestructura y logística. Sin embargo, no basta con decir que «caben»; las sedes deben presentar planos detallados de cómo se distribuirán las salas, que en ocasiones alcanzan las 100 salas de manera simultánea, para que el cliente visualice el evento. 

La sostenibilidad, por su parte, ya no es un extra “a valorar” para los congresos como podía serlo antes. Actualmente constituye un requisito en el 60-70% de los pliegos de condiciones. Además, algunos destinos destacan por ir más allá de lo que pide el cliente, ofreciendo proyectos de impacto social, colaboraciones con universidad u ONGs que dejen una huella positiva en la ciudad tras el evento. De esta manera, la sostenibilidad se vuelve estándar y el legado, tan en tendencia, se constituye como el valor añadido del congreso. 

La evolución de los actores 

Cada vez más asociaciones internacionales tienen sus propios departamentos de congresos y contactan directamente con la sede o la ciudad, saltándose a veces el paso inicial de la OPC, por lo que existe una notable profesionalización por parte de las asociaciones enfocada a sus eventos insignia. El rol de la OPC, por consiguiente, no muere, solo se transforma. Su intervención es ahora más logística (alojamiento, transporte, gestión de exposiciones) y suele entrar en fases más avanzadas del proceso, especialmente para el apoyo local. 

Factores de éxito para candidaturas de los destinos

• El precio: Sigue siendo el criterio número uno en la mayoría de las decisiones. 

• Rotación geográfica: Las asociaciones suelen rotar sus sedes por Europa; si el año anterior estuvieron en el norte, buscarán un destino en el sur. 

• Claridad en la información: La calidad y el formato de la presentación pueden ser decisivos para pasar el corte sin necesidad de una visita de inspección previa. 

• Embajadores locales: Contar con científicos o profesionales locales de prestigio que impulsen la candidatura es una pieza clave para atraer congresos médicos y técnicos.