[PODCAST] Hablamos con Mike Van Der Vijver sobre el meeting-design

Las reuniones son una forma de comunicación imprescindible en el ámbito corporativo. Al igual que las páginas web o las campañas, los eventos deben diseñarse con un propósito claro, pensando de forma lógica e inversa desde el objetivo final hacia el inicio, en ello consiste el meeting-design. Por ello, muchos organizadores incurren en el temido “formato por defecto”. La mayoría de las reuniones son aglomeraciones de contenido asumiendo que los asistentes son solo «cerebros sentados en sillas». Por ello, el simple hecho de hacer que la gente se levante y se siente en otro lugar con otras personas puede ser revolucionario para la dinámica del evento y, lo que es más importante, para las jornadas de los asistentes. 

Si algo sabemos los que formamos parte de este sector es que las experiencias generan cambios reales. Transmitir datos y cifras no cambia el comportamiento de las personas; son las experiencias en torno a esos datos las que logran una transformación. Por ello, el éxito de una reunión no puede medirse de manera concreta, deben observarse los signos de que los participantes han cambiado algo incluso meses después.  

Lucha contra el «desperdicio cognitivo» 

Tener a 500 personas inteligentes sentadas en silencio escuchando a una sola persona hablar durante 45 minutos es un enorme desperdicio de potencial y recursos cognitivos. Mike abre la posibilidad de fomentar el networking de contenido. En lugar de pausas para el café genéricas, los eventos deben incluir conversaciones estructuradas y en grupos pequeños donde los asistentes dialoguen con un propósito específico. Al igual que se hace necesaria la gestión de actividades, también es muy importante saber en qué invertir los tiempos. En un entorno diseñado eficazmente, hasta el 75% del tiempo puede dedicarse a que los participantes hablen entre sí, dejando solo un 25% para el experto, quien adapta su intervención a lo que los asistentes ya han aportado.  

La falla estructural de la industria de los eventos 

Otra de las cuestiones más críticas en el diseño de estos eventos es la desconexión existente entre logística y contenido. Quienes organizan los eventos se centran en la producción, mientras que otros se encargan del contenido (oradores), pero falta una conexión profunda entre ambos mundos. La figura del «diseñador de reuniones» es crucial para unir estos elementos y evitar inercias perjudiciales, como el uso de mesas redondas para 10 personas en cenas de gala, las cuales imposibilitan un buen networking.  

El rol de los eventos en la reconstrucción de la confianza 

En el podcast tuvo cabida un pequeño alegato a lo que hacemos, desde la perspectiva del meeting-design. Ante la confusión, la polarización y la pérdida de confianza generada por las pantallas y las redes sociales, las reuniones físicas son esenciales y pueden suponer el antídoto. Reunir físicamente a personas, incluso con opiniones diametralmente opuestas, para mantener diálogos constructivos y mediados es una de las herramientas más poderosas para reestablecer la confianza humana y la cohesión en las organizaciones y la sociedad.