Las mejoras muy concretas que puede aportar la tecnología en tus eventos

Cada uno de estos puntos merece análisis y estrategia, pero vamos al grano aquí: te recordamos los principales valores que te puede aportar la tecnología.

Comunicación y convocatoria

• Partir del CRM. La definición de tu público objetivo parte de un análisis de tu crm, clave para identificar bien al target (quién me compra, quién es un lead actual y tengo que atraer sí o sí…), pero también identificar personalizaciones posibles (ver a continuación).
• Mensajes personalizados. ¿Seguro que quieres enviar el mismo mensaje a quien ha venido a tus últimos cinco eventos que a alguien nuevo? ¿A alguien que tiene un perfil de comprador que a alguien que trabaja en marketing? Hoy puedes segmentar por grandes perfiles, mañana (o hoy ya, de hecho) con la IA, podrás individualizar totalmente.
• Marketing digital. Tu evento es un producto perfecto para el retargeting y otros principios de marketing digital. Evita el mail de recordatorio igual para todos: diferencia quién ha abierto o hecho click de quién no ha hecho caso a tu invitación. Por ejemplo, la persona que ha abierto varias veces merece una llamada, probablemente.
• Analizar sus clicks y guardar esta información. Tus envíos pre-evento son fuente de inteligencia: puedes ver quién ha hecho click en cada parte del programa y saber así qué les interesa. Es información valiosa para tus comerciales, para la personalización de tus mensajes o para saber qué sesiones tendrán más éxito.
• Mensajes pre-evento. Una vez alguien ha confirmado, no debe parar allí tu comunicación. Puedes enviar recordatorios personalizados según lo que sabes que interesa a cada uno y así abrir el apetito. Un vídeo teaser de una sesión que sabes que les interesa, por ejemplo.
• … y reuniones para crear conexión. Para crear conexión antes del evento, puedes proponer reuniones online sobre temas en concreto: quien se ha inscrito a tal sesión puede participar en un warm-up de 30 minutos donde prepararse para la sesión y conocer a otras personas interesadas. Así generas interés, relaciones y haces que la gente tenga más ganas de venir.

Experiencia en el evento

• El acceso fluido. Hoy muchas empresas de tech tienen puestos de auto impresión de acreditación, así que las colas pueden ser algo del pasado (no olvides que es la primera experiencia de la gente).
• Control de entrada… y de movimiento. Tu acceso puede consistir en personal escaneando un QR, o con un pórtico que controla automáticamente con RFID. Y si quieres sorprender, pon una pantalla que da la bienvenida personalizada tipo “welcome Roberto” automáticamente.
• Seguimiento en el espacio. Sea vía wifi o NFC, puedes seguir el trayecto de la gente y saber qué stands, sesiones, interesan a cada uno.
• Interactividad. Tus sesiones pueden ser interactivas, sea con votación, creación colectiva de nube de palabras, o gestión de las preguntas (pudiendo así filtrar y evitando la pregunta infinita de quien busca protagonismo). Aviso: evita utilizar estas tecnologías como “truquito guay”, trabaja con los speakers lo que queréis saber del público, y monta todo el programa formativo teniendo esto en cuenta para que no parezca un parche.
• Pulseras y otras maneras de interactuar. La tecnología facilita las acciones y comunicaciones de tu público: un QR para descargar información sobre tal producto, para pedir la presentación de tal speaker, una pulsera para conectar con otra persona. Todo esto permite al asistente cumplir tus objetivos, y te permite saber lo que interesa a cada uno.
• Resumen de sesiones. La IA permite hoy grabar todas las sesiones y hacer resúmenes automáticos. Pero ve un poco más allá: puedes hacer que cada uno reciba un resumen del evento personalizado a sus intereses.

El resultado: inteligencia de datos

Esto es el resultado final, un valor inmenso del evento: si integras la tecnología en estos diferentes momentos, sacas oro. Sabes quién está interesado en qué tema; sabes quién ha vivido qué experiencia; puedes enriquecer tu crm con mucha información y hacer un seguimiento comercial personalizado. Sí, Excel es atractivo porque al minuto tienes algo operativo. Pero invertir un poco para poner tecnología vale realmente la pena. Ahora, te recordamos también algunas claves para desarrollar una estrategia tecnológica en tus eventos y también que Nadine Vienne, responsable de eventos internos de Nissan Europa, nos comentaba que, gracias a la tecnología, pasó de organizar los eventos de la empresa a aportar inteligencia a sus directivos. Esto vale mucho más.