Producción de eventos: ¿cómo trabajar mejor?

La pre-producción lo es todo en un evento

Es mejor prevenir que curar y dedicar el tiempo y los recursos necesarios a la fase previa al evento evita la inmensa mayoría de los problemas el día del montaje. El proyecto debe estar «cerrado» a nivel técnico incluso antes de llegar al espacio y esto puede suponer la diferencia entre un evento “tranquilo” o una serie de catastróficas desdichas. Además, esta organización influye en las sinergias creadas entre proveedores. Para que audiovisuales, mobiliario o catering puedan dar presupuestos reales o simplemente trabajar bien, necesitan información clave desde el inicio que haga tener una idea clara y común de lo que supondrá el evento: fechas exactas, características del espacio, horarios de montaje/desmontaje y planos de acceso. «Todo ese tiempo que vas a dedicar previo va a ser una mejora en el día del evento al 100%. Te evitará mil problemas durante el desarrollo del evento.» Apunta Roberto García de AV Medios.

Transversalidad y comunicación directa

De esta manera, nuestros entrevistados destacan que, históricamente, la agencia ha actuado como intermediario entre el cliente final y los distintos proveedores, lo que a menudo ralentiza los procesos o distorsiona la información. «Se convierte un poco en un teléfono escacharrado si tiene que pasar por la agencia y por el resto de proveedores, y es muchísimo más cómodo estar en contacto directo entre nosotros.» apunto Gema Román, de Espacio Ventas. «Es imposible pensar que sabes más que un proveedor especializado. Eso no es realista. Por supuesto que sí aportarían en la fase, incluso, de la idea.” concreta por su parte Carlos Cañizares de Melé.

Transparencia y claridad técnica de los espacios

Dentro de esta necesidad de transparencia, los espacios tienen un papel sumamente crítico en la producción. Estos deben proporcionar planos técnicos reales, aforos exactos, normativas claras y especificaciones técnicas, como la potencia eléctrica disponible, desde la primera fase de prospección. Además, como en toda buena relación, es vital que los espacios comuniquen qué puede y qué no se puede hacer antes de que se diseñen escenografías o se cierren contratos que luego resulten inviables. Por ejemplo, piezas que no caben por las puertas o potencias eléctricas insuficientes.

«Saber quiénes estamos y saber desde el principio lo que puedes aportar. […] No hay ningún problema en que entre nosotros sepamos que somos del mismo sector y que podemos estar en contacto continuamente.» – Amparo Aragón de Crimons

Herramientas de producción colaborativas

Otra forma de unificar los criterios de trabajo en un sector que se caracteriza por la confluencia de tantas empresas y por su temporalidad es la estandarización de herramientas de trabajo. Es fundamental, en este sentido, que todos los proveedores trabajen sobre los mismos planos. Esto evita, por ejemplo, que el equipo de audiovisuales tire cables por la misma ruta que necesita el catering para sacar la comida. Además, es fundamental aportar una escaleta de montaje rigurosa y universal. Hay que diseñar y respetar estrictamente los horarios de carga y descarga. En eventos grandes, si todos los proveedores llegan a la misma hora, se colapsan los muelles, los montacargas y el parking. De hecho, aunque actualmente casi nunca se hace (se menciona que en un 0% de los casos), todos coinciden en que celebrar una reunión conjunta semanas antes del evento con todos los proveedores clave resolvería muchísimos conflictos estructurales y de logística. Ana Alonso de Artigot catering plantea que incluso en algunos eventos han establecido reuniones semanales bajo la disponibilidad de todos los proveedores. De esta manera la coordinación puede optimizarse para ir todos a una durante todo el proceso.

Soluciones operativas para el día del evento

En el día del evento, cuando todo está preparado, es importante también actuar sobre seguro. En eventos de cierta envergadura, se recomienda contratar personal específico de apoyo a producción para tareas comunes como carga, descarga o apoyo logístico, que desatasquen cuellos de botella. En este sentido, en el podcast se propone la idea de compartir un canal de comunicación en directo (walkie-talkie/pinganillo) entre los responsables de cada proveedor durante el evento, para solucionar incidencias en el acto sin tener que triangular siempre con la agencia.