El Open de Arbitraje pasa a congreso internacional en su edición online

Un ejemplo de aprovechar las posibilidades del online, junto con un trabajo previo de valorar cómo reconvertir el evento para adaptarse a las nuevas posibilidades que presenta lo virtual. Para ello, en lugar de replicar exactamente el formato de ediciones anteriores hicieron pequeñas adaptaciones. Por ejemplo, el evento de dos días se hizo en horario de tarde para coincidir en hora con la audiencia de Estados Unidos. Por supuesto, los contenidos tuvieron que abrirse al público internacional y el programa tuvo un foco más internacional en cuanto a ponentes, temáticas, etc. Resultado de esta adaptación del evento al formato virtual y sus posibilidades es que consiguieron la asistencia de 1.000 personas de cuatro continentes y la participación de 40 ponentes internacionales, así como patrocinadores también de otros países.

Para la agencia, esta reconversión del evento a lo virtual ha supuesto implicar a un equipo más heterogéneo de perfiles (diseñadores, programadores, estrategia, etc.) para poder englobar todo el proceso de conceptualización, implementación, secretaría técnica y comunicación pre y posevento. 

Posibilidades de patrocinio adaptadas al entorno virtual

Además de las habituales comunicaciones en web, mailings, con logos, los 20 patrocinadores pudieron explotar el medio virtual para visibilizar su presencia en el evento. Por ejemplo, al patrocinar determinadas mesas de debate o sesiones, la marca podía insertar su logo en 3D, insertar vídeos en momentos pactados de la sesión, además de colgar documentación y contenidos en la zona de stands virtual.

Formatos virtuales muy interactivos

La temida falta de engagement que suele darse tras la pantalla de los eventos virtuales se salvó con opciones de debate y de interactuar que además sirvieron para fomentar el networking. En salas paralelas a las sesiones plenarias, se habilitó, por ejemplo, una “sala de mentoring” donde los asistentes tenían a su disposición para consultar expertos en determinadas áreas del arbitraje. El networking se canalizó a través de salas virtuales con temáticas y horarios predefinidos, donde un máximo de quince asistentes por sala y un moderador que guiaba la conversación, permitía la interrelación sin pautas previas ni temas en concreto. Un formato que tuvo mucho éxito al enriquecerse el contenido con la participación de despachos de arbitraje internacionales.