10 claves para utilizar el contenido en el pre-evento

Un evento es una agrupación de gente con un interés en común; hay a menudo un contenido formativo o divulgativo interesante; este contenido da lugar a debates entre los asistentes; suelen pasar cosas impactantes en directo; la gente participa y aporta sus ideas; cada asistente es un generador de contenido posible… No necesitas más para ver el poder increíble que tiene un evento como plataforma de contenidos. Ahora veamos cómo aprovecharlo en el pre-evento.

Ante todo, lo obvio: ¿Qué necesita el target? Piensa a quién diriges tu estrategia de contenidos. Un medio puede necesitar un sondeo que harás a tu target, o las mejores novedades que se comunican en el evento. Tus asistentes (o no asistentes) pueden necesitar el ‘best of´ de las intervenciones, presentados en formato de consejos. Paramos aquí, pero no olvides definir bien el objetivo, el «para qué» generarás contenido. Ahora… manos a la obra.

1. Define los valores añadidos necesarios del contenido. ¿Cuál es el concepto central del evento? Los contenidos tendrán que explicarlo, destacar su importancia, posicionar este concepto como tema del momento, darle relevancia. Y… ¿cuáles son los temas que se tratarán? Piensa en 3-5 temas de los cuales buscarás contenidos. Más que disparar a los cuatro vientos, mejor centrar tus esfuerzos de contenidos en pocos temas.

2. Analiza lo que ya tienes. Antes de lanzarte a escribir post, editar, diseñar infografías, etc., haz una auditoría de contenidos ya publicados por tu propia organización. Han podido ser posts en el blog de empresa sobre otros eventos, entrevistas con un directivo sobre el tema del evento, un artículo sobre el lanzamiento de un producto para el cual en este evento vais a presentar una mejora, una edición limitada, etc. Este contenido se puede refrescar, editar y publicar de nuevo como gancho.

3. Crea un entorno online alrededor de tu evento. Además de tu web corporativa con perfiles en redes sociales, crear un microsite específico para el evento te permitirá un tono más fresco que en tu web corporativa, un diseño más llamativo… No te quedes en publicar la agenda, las fechas y el venue: haz de la web un lugar atractivo para que los asistentes entren de manera recurrente para informarse de temas de interés relacionados con el evento y empiecen a conocer a otros asistentes (el networking también empieza aquí).

4. Implica a tus «stakeholders»: Que el organizador del evento y su equipo editorial escriba cosas, muy bien… pero pide también a un speaker que escriba un post breve sobre lo que presentará, una observación suya o un vídeo que puede grabar él mismo explicando en un minuto por qué la gente tiene que venir. O desvelando algunos mensajes pero dejando muchos que los asistentes tendrán que descubrir in situ. Speakers, sponsors, participantes destacados… son también generadores de contenido.

5. … con la prensa. La celebración de tu evento puede no ser muy noticiable, pero un speaker tuyo podrá tener contenido muy relevante. Párate a pensar en quién viene, y qué valor editorial puede aportar a medios. Luego propondrás entrevistas que darán buen contenido (no promocional) al medio, prestigio al speaker y visibilidad a tu evento, además de un clipping que podrás de nuevo utilizar para viralizar y destacar la importancia de tu evento.

6. Haz participar. Puedes usar el microsite para lanzar encuestas, animar a la participación a través de concursos pidiendo que el público cuente sus experiencias, opiniones o que haga pequeños tests en los que medir sus conocimientos sobre un tema del evento para motivarles a apuntarse a algún workshop, comparar su expertise con el resto de asistentes, etc. (la gamificación también puede entrar en juego aquí). Sabemos que esto es complicado, que es difícil hacer que la gente participe si no es para promocionarse. Para ello, cuida el tono (muy ameno), pide a amigos que pongan los primeros comentarios…

7. Crea comunidad. Dependiendo de la temática y del público, puede ser útil crear un grupo de LinkedIn con los profesionales que asistirán al evento, para ir adelantando contenidos en exclusiva para ellos, abriendo temas de debate, que sugieran temas a tratar, enfoques, etc.

8. Varía contenidos y formatos. Las posibilidades son casi infinitas, al abarcar un periodo temporal amplio: el pre-, durante y post-evento dan para generar contenidos de todo tipo, desde la tradicional nota de prensa hasta un post en el blog corporativo o en blogs del sector, una entrevista en vídeo de un ponente, artículos en publicaciones de la industria, white papers, case studies o ebooks descargables donde recopilar artículos de los ponentes.

9. Socializa. Perdona la obviedad, pero cualquier contenido que crees se tiene que socializar, idealmente maximizando la posibilidad de reenvíos al incluir el @ de los profesionales en cuestión (speakers, sponsors, asistentes…) y mencionando el hashtag del evento.

10. Dedica recursos. Es probable que tengas el equipo de producción necesario, pero que no tengas recursos para la gestión del contenido. Cambia el chip: es una parte esencial de tu evento, condiciona su éxito, la visibilidad para los sponsors, la asistencia… Deja de pensar que el contenido no vale nada – vale mucho para tu evento.