4 principios a seguir para reuniones más productivas

¿Qué principios deben guiar a toda reunión o conferencia que quiera aportar un aprendizaje realmente efectivo entre sus participantes? No te pierdas estas cuatro claves:

Las presentaciones deben ir al grano. No es cuestión de prescindir de las presentaciones, pero estás deben ser concisas, que hagan reflexionar, en cierto punto provocadores. La clave está en no hacer un programa cargado de presentaciones unas detrás de otras, sino dejar tiempo para que el contenido cale, haya tiempo de asimilar las ideas lanzadas y reflexionar. Y todo eso en no más de 30 minutos, que es el tiempo en el que nuestro cerebro mantiene la atención al 100%.

Invita a que los participantes relacionen activamente la información que les facilitas. Igual que no se aprende algo recitándolo de memoria, sino que es necesario relacionarlo con otros conceptos, desarrollar ejemplos y asociarlo con otras ideas previamente que ya conocemos, en las reuniones ocurre lo mismo. La información que recibimos no se nos va a quedar simplemente por el hecho de escucharla del ponente, sino que habrá que fomentar dinámicas que nos permitan interpretarla activamente, evaluarla y asimilarla.

No basta con dejar unos minutos al final para el turno de preguntas -en el que generalmente solo participan un par de asistentes. Los organizadores debemos plantear la conferencia para que haya el tiempo y el formato adecuado para la reflexión y asimilación de los conceptos.

Deja hablar al asistente. La gente acude a una conferencia o congreso porque le interesa profesionalmente el tema que se va a tratar y quieren discutir sobre el mismo. Así que en el evento debes generar oportunidades para que el asistente tome la palabra y comparta sus experiencias y preocupaciones con otros colegas. De contrastar opiniones con otros profesionales se aprende, y mucho.

¡Que fluya el networking! Casi todos somos tímidos cuando se trata de acercarnos a otras personas y entablar conversación con personas que no conocemos. En las reuniones los organizadores debemos salvar este hándicap con actividades y dinámicas que faciliten el contacto y la conversación entre los asistentes. No se trata solo de que se presenten e intercambien tarjetas sino que realmente el tiempo y el espacio favorezca a que intercambien impresiones y aprendan los unos de los otros.