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5 aprendizajes de los primeros eventos físicos

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Ya han vuelto los eventos presenciales... por lo menos algunos, de manera lenta, pero segura. Y queremos conocer cómo han sido estos eventos en la era del Covid, cómo se han aplicado los protocolos, qué formatos funcionan, qué reacción psicológica tiene la gente, cómo tranquilizarles, qué nivel de disciplina y responsabilidad han mostrado los asistentes... Podemos aprender mucho de estas primeras experiencias y entender cuáles serán las claves de un evento en la era del Covid. Para ello, hablamos con David Albadalejo, CEO de DIWOTO, Jeremías Barba, Director de Área Ciencias de la Salud, Organismos Públicos & Congresos de Globalia Meetings & Events, Manuel Ortiz, Managing Director en Mercados y Sectores de PWC, Mario de las Muelas, Director general de Terra Consultoría de Incentivos, Marta García-Mascuñán, Responsable de Eventos y Patrocinios de Mercedes-Benz España y Nacho García, Director Comercial y Marketing de Lastlap. Estos son los principales aprendizajes que debemos tener en cuenta a la hora de organizar un evento presencial en estos tiempos. Por Asun Paniagua

¿Qué eventos habéis hecho en los últimos meses?

Mario de las Muelas de Terra Consultoría de Incentivos nos contaba cómo organizó, el 16 de julio, una asamblea para 130 personas en el Hotel RIU Plaza España, en la que se presentaron los resultados de la organización y se realizó una votación física, manteniendo la distancia y aplicando todas las medidas necesarias para que esta reunión presencial fuera muy segura. 

Manuel Ortiz explicó cómo fue el evento que PWC hizo el 24 julio en la Finca El Chaparral en Madrid, que duró todo el día. Además de las medidas de seguridad esenciales, hicieron test rápidos aleatorios, colocaron a 5 personas en cada mesa de 12, se crearon burbujas enumeradas para identificar, en caso de contagio, los contactos relacionados. La cena fue al aire libre, con controles de acceso de nuevo, y hubo barra libre, uno de los puntos más críticos, al igual que el F&B, pero que se realizó sin problemas gracias a la responsabilidad y concienciación de los asistentes. Comentaba Manuel que a los técnicos se les saltaba las lágrimas de verse nuevamente en activo, haciendo un evento tras meses de parón.

David Albadalejo de Diwoto nos contó cómo  hicieron un viaje de incentivo para un grupo reducido de personas a pesar del confinamiento de las poblaciones cercanas a la zona de la Ribera del Duero donde tuvo lugar esta experiencia “pionera” en la que los asistentes disfrutaron y se sintieron seguros en todo momento. El seguro Intermundial garantizaba la cobertura ante cualquier situación derivada del Covid, y el plan de contingencia se prepara en función de la normativa de la Comunidad Autónoma en la que se haga el evento. Pero no hizo falta aplicarlo porque todo se realizó sin problemas.

Lastlap, además de organizar el primer evento deportivo post pandemia, también hicieron el primer concierto que se hizo en Madrid, el 28 de junio. Un evento impensable antes que el grupo Dvicio, que actuó en los Grammy, pueda dar un concierto para 70 personas. Además en un lugar peculiar y con aire clandestino como The Chapel, una Iglesia Evangélica Alemana con una terraza. Nacho García nos contaba que el cantante estaba emocionado porque hacía meses que no se ponía delante del público. Y un dato relevante, a pesar de que el aforo es muy reducido, el alcance y difusión del evento en redes sociales es máximo, ya que algunos de los asistentes son influencers y viralizan el contenido del evento dándole mucha visibilidad. La emoción y la magia que se crea en los eventos en vivo es insustituible y se echa de menos, porque nos encanta el directo. 

Jeremías Barba de Globalia Meetings & Events explicó cómo hicieron un evento del sector público con 120 presenciales y otras 100 siguiéndolo en directo. Por primera vez ha entrado un interlocutor nuevo por parte del clientes, la dirección de prevención que sumado al equipo de la agencia, pusieron en marcha un protocolo para garantizar la seguridad. Los asistentes que venían de fuera no pudieron estar, pero en general, la gente que llega con cierto miedo al principio, se acaba sintiendo bien y disfrutando del networking. Además ya habían organizado  13 eventos en 13 ciudades, un reto a la hora de coordinar las normas sanitarias y los protocolos del Covid en los diferentes espacios.

Marta García- Mascuñán de Mercedes-Benz España, nos contó su experiencia en lo que fue la Mercedes-Benz Fashion Week, que se celebró del 10 al 13 de septiembre, en IFEMA. La experiencia fue muy enriquecedora, porque ha sido el primer gran evento que se ha hecho en España, con más de 3.800 invitados a lo largo de 4 días, 19 marcas patrocinadoras estuvieron presentes, entre ellas Amazon que participaba por primera vez. Te deban una mascarilla nueva al acceder al evento para asegurarse de que es adecuada y sin ella no podías acceder al evento. En cuanto a la pasarela se ha reducido a un 24% el aforo, todos separados por 1,5 metros, la zona de maquillaje y peluquería era crítica y se amplió el espacio estando todo muy controlado con medidas rigurosas. Cada vez que realizaba un servicio de transfer se desinfectaba el vehículo y se entregaba una mascarilla para proteger al asistente. Lo bueno ha sido ver tantas marcas importantes involucradas.  

Después de este rápido repaso por los eventos presenciales que se han organizado en los últimos meses, veamos cuáles son algunos de los aprendizajes de estas experiencias.

– El éxito de convocatoria y el impacto en el asistente es mayor: la gente quiere salir de la cabaña. Aunque hay personas que no se atreve, por miedo o desconfianza, la que asiste a un evento recibe un impacto emocional incluso mayor al que se producía anteriormente. La gente valora especialmente estos días, recibir una invitación, porque hay pocos eventos y se siente unos “privilegiados”. Se mantiene la experiencia del face to face a pesar de las medidas, lo que se hace más complicado es el networking, con la distancia y la mascarilla cuesta más conectar, pero la participación sí suele funcionar. La gente tiene ganas de salir y volver a ver, emocionarse, relacionarse y vivir una experiencia diferente. Pero hay que tener en cuenta que este impacto alto en los asistentes se está produciendo porque son los primeros eventos, si seguimos así los próximo meses, la curva de interés irá bajando, advierte Nacho, ese momento de emoción de ahora se puede convertir en frustración, por ejemplo en el caso del concierto que se hace para 70 personas hoy, pero son artistas que llevan estadios, por ahora ha valido, nos da un punto de autoestima, la gente lo aprecia, pero hay que ir avanzando paso a paso, porque en el resto de Europa se está abriendo y normalizando a un ritmo más rápido.

– Un público más cualitativo. La reducción de aforo hace que los asistentes que van estén realmente muy interesados en el evento. Por ejemplo, en el caso de la Mercedes-Benz Fashion Week, antes podía haber gente que iba a pasar la tarde, a darse una vuelta, coger las revistas por los stand, sin embargo, en esta edición todos los asistentes tenía un perfil muy relacionado con el mundo de la moda, el contenido del evento les encanta y tienen un interés real en él, explicó Marta.

– La disciplina y responsabilidad de los asistentes es muy alta. Y por supuesto la de los organizadores que es máxima. Además de las medidas de seguridad habituales, se establecen sistemas de rastreo y vigilancia por si ocurre algún contagio actuar de forma precisa, hacer seguimiento y poder atajarlo con eficacia. Todas las personas que asisten al evento están concienciadas y saben lo que deben hacer, por lo que el cumplimiento de las medidas de seguridad está garantizado, además hay personas del staff (azafatas, coordinadores) pendiente de que todos estén distanciados, con las mascarillas, se limpien con el gel, etc…

– La gestión del riesgo, tanto de imagen y reputación como sanitario, se minimiza priorizando la seguridad al máximo. “Si el evento lo has diseñado sin medidas de seguridad o es un descontrol, puede haber ese riesgo reputacional, pero si lo haces con todo el control necesario no tiene por qué ocurrir nada, ninguna empresa se arriesgaría a esto, por lo que si no pueden garantizar esa seguridad, no harían el evento” dijo Manuel. Cuando se hace un evento en estos momentos es porque el riesgo es mínimo, sabiendo que el riesgo 0 no existe, no solo por el Covid, también pueden pasar cosas de otro tipo que puedan dañar esa reputación.

– El coste económico derivado de la aplicación de las nuevas medidas de seguridad no tiene un alto impacto en el evento, ya que lo organizas para menos gente, la parte de F&B se reduce considerablemente o se elimina y no se hacen tantas cosas como se podían hacer en otro momento. “Hay que tener en cuenta que no estamos hablando del mismo tipo de evento que hacíamos hacer 7 meses, la elaboración de un presupuesto tiene que ir ajustada al proyecto, aunque tengas que comprar gel y mascarillas, tendrás menos gente, no darás comida y la agencia puede dimensionar la escala del evento” comentó Nacho. No obstante, la seguridad siempre ha estado presente en los eventos, es una partida presupuestaria que ya estaba en la planificación, solo que ahora es diferentes y más restrictiva. Por su lado, Mario advirtió de que otra de las cosas que le preocupa al cliente es el coste que supondría si se produce un contagio, quién se hace cargo de esos 14 días aislados, un número determinado de personas, en un hotel o en el lugar en el que están, etc. Por eso demandan un seguro que cubran todas estas causas y ahora los seguros están cubriendo todo este tipo de contingencias, hay que elegirlo bien para garantizar estas coberturas y tranquilizar al cliente. Especialmente en el sector farma este tema es muy importante, añadió Jeremías, porque de cara a la reputación puede ser crucial, si hay un positivo puede ser contraproducente.

Puedes ver el webinar completo aquí: Aprendizaje de los primeros eventos físicos

 

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