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5 consejos para que nadie se sienta solo en tu evento

5 consejos para que nadie se sienta solo en tu evento

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Paula Rey
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Te habrá pasado alguna vez seguro: asistes solo a un evento confiando en hacer networking, contactos, negocios… y te encuentras con que la única persona que parece verte y hablarte es el camarero. Sucede más de lo que parece… ¡Basta de eventos así! Primero, porque para el cliente esto significa tirar el dinero y no “impactar” en los asistentes; segundo, porque como organizador tu responsabilidad va más allá de juntar personas en un mismo espacio, tienes que asegurar que conecten; y tercero, porque los asistentes cada vez son más exigentes con los eventos a los que acuden. Si no se pone remedio a esta falta de integración, networking, sociabilización (llámalo como quieras) terminarán por cansarse de ir a eventos donde sienten que pierden su tiempo forever alone. Te damos algunos consejos para que nadie se sienta solo o apartado en un evento. ¡No podemos fallar en la parte de conexión humana! Por Paula Rey

1-La conexión humana no empieza el día D sino antes

Siempre que no haya problemas de confidencialidad y si el cliente está de acuerdo puedes compartir pre-evento, al menos, algunos de los nombres de los asistentes, así quizás mejores la curiosidad y la comunicación entre ellos. Las apps también pueden ser útiles para esto, si cuentas con una app y haces una buena comunicación pre-evento para que se utilice, facilitarás que el networking empiece antes del evento y, por tanto, que los asistentes lleguen al evento con una lista de personas a las que quieren ver. Puedes, por ejemplo, destacar unas características de cada asistente, sea personales (gustos musicales, equipo de futbol favorito, plato favorito…) o profesionales (tipo de actividad, temas de inquietud profesional…) para dar un motivo de contactar.

También a través de las redes sociales, con un buen trabajo de comunicación, se logra favorecer mucho los vínculos humanos. ¿Cómo? Construye un buen concepto creativo, un teaser, un hash tag viralizable, grupos personalizados en redes sociales y anima a que todos se pongan a hablar y compartir antes del evento.

2-Perfiles el día D que se encarguen de que nadie se sienta solo

Además de tu equipo de personal y azafat@s al pie del cañón, estaría bien contar con perfiles específicos para integrar a cada invitado en las conversaciones y en los grupos creando oportunidades (de contacto, de negocio, de networking…). Serían como los “anfitriones oficiales” o “facilitadores”. Piensa en contratar artistas y talentos para esto, algún influencer (que están muy de moda) o bien simplemente gente de la empresa a la que se le otorga este papel, tras explicarles bien los objetivos del evento (comerciales, de oportunidades, sociales, etc.) y cómo pueden dirigirse a la gente. Les puedes identificar con un pin o una camiseta diferente (“soy tu colega/anfitrión, pregúntame”).

influencers

 Su cometido es muy claro: deberán estar atentos en todo momento a cómo discurre la experiencia de cada invitado en el evento. Tendrán que estudiar previamente la lista de invitados con los máximos datos posibles sobre ellos.

3-No pierdas de vista el mundo de las emociones

Sabes que en eventos tenemos que ser psicólogos, entender las claves de la mente humana y las formas de emocionarla… ¿Y si pudieras jugar con nuevas emociones, emociones que ni conocías? Hace unos días te hablábamos de despertar 4 emociones desconocidas y muy interesantes para conseguir eventos impactantes.

Precisamente en pro de favorecer la conexión humana y que nadie se sienta solo no pierdas de vista el mundo de las emociones. Por ejemplo, el grupo Dear World consiguió en el EMEC de MPI en 2020 que las personas conectaran a través de sus historias personales más emocionales. 

4-Propón actividades de conexión humana

Uno de los puntos críticos suele ser la llegada al evento y, en este momento inicial, los icebreakers o energizers, esos ejercicios rompehielos o cargadores de energía de entre 5 y 15 minutos, pueden ser muy útiles. Aquí puedes ver unos cuantos, concretamente pensados para eventos online, pero extrapolables, por supuesto, al face to face.

Algo que mantenemos en nuestros eventos de eventoplus (apunta la próxima fecha para el MIS Internacional…) es el speed networking.  Un formato fácil, rápido y súper ágil para saber quién es quién y aumentar contactos. Un minuto para que te presentes, 1 minuto para escuchar la presentación de la otra persona ¡y se pasa al próximo!  Esto permite crear una primera conexión con mucha gente en poco tiempo… y poder profundizar la relación en el resto del evento.

conexión

Nuestro cerebro social se desarrolla ampliamente a través del juego por lo que la gamificación y los juegos (aquí puedes ver empresas expertas en esto) son también aliados para cohesionar y aumentar la empatía entre desconocidos. En este TED, comentan cómo el mero hecho de hacer jugar a desconocidos juntos a un videojuego de música le permite en solo 15 minutos desarrollar casi la misma empatía que si fueran amigos. 15 minutos bien empleados, ¿verdad?

5-Alcohol ¿sí o no?

El alcohol gestionado con moderación puede ser un componente positivo en determinados momentos. Aquí puedes leer ideas y consejos para gestionar el alcohol (o el sin) en eventos. Es cierto que, a la hora de favorecer la sociabilización, se habla mucho de su “efecto deshibidor”, de que ayuda a vencer timideces y a suavizar el camino… Con un vaso de alcohol en la mano o no, hablar sobre la calidad de la bebida, o sobre lo que se está bebiendo, es una buena forma de romper el hielo. Otro consejo: si vas a un evento y quieres hablar con alguien en concreto, cambia tu elección y bebe lo mismo que tu ‘objetivo’. Después habla con él o ella sobre esa bebida. 

Si todavía necesitas más consejos tienes nuestra sección Intelligence en eventos Magazine, donde comentamos muchos temas psicológicos y sociológicos.

 

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