6 consejos para que los asistentes usen la tecnología en tu evento

Recordatorios previos. Para ir sembrando en el asistente la tech alerta, como parte de la campaña de comunicación, José Luis Fernández, CEO de Eventwo,  recomienda enviar también recordatorios a los asistentes sobre las herramientas tecnológicas del evento, la app y todas sus funcionalidades con un sistema de mailing cronológico automático. Rechazando un único envío que acabará en no leídos, una secuencia de mails con mensajes informativos diferentes y atrayentes parece la solución perfecta para los despistados.

Mucha intriga.  En Enbex (wifi y streaming en eventos) apuestan igualmente por recordar pero suscitando expectación en el asistente. Para esta tarea no consideran a nadie mejor que los youtubers, instagramers, personajes famosos… o no tan famosos, ya que lo verdaderamente deseable es una personalidad carismática. “Pueden crear un teaser, una campaña de intriga alrededor de la tecnología del evento, de qué pasará durante el streaming, por ejemplo, y como esto no hay cebo igual para conseguir a gente conectada”.

Instrucciones claras y señalética.  Y llegado el día D, la buena comunicación y señalización de la oferta tech en el evento  “supondrá un antes y un después”. Eso cree Noriel Pavon de Multiversoft, que 10 minutos antes de cada presentación recomienda ofrecer en pantalla las instrucciones de uso  y descarga de la app con el QR dando un margen de tiempo al asistente. A mayores, ya iniciado el evento el moderador o presentador podría explicarla de nuevo. Y, para reforzar, un punto informativo a modo de “Genius Bar” permitiría a los asistentes acudir en cualquier momento a resolver dudas o problemas.

Información ineludible dentro de la app. Por si un mensaje de alerta en pantalla no fuese suficiente, Franklin Galarraga, CEO de Orquidea Techology, apuesta por integrar información de gran utilidad dentro de la app forzando así su descarga. “Los billetes de su viaje, la propia acreditación QR, los abstracts de un congreso… cualquier incentivo ineludible al que solo accedan con la descarga”. De hecho, aunque quizás resulte un poco radical o frustrante para algunos asistentes, algunos eventos únicamente permiten la entrada con la app, asegurando sí o sí su uso de este modo.

Tecnología y juego de la mano. Innumerables son las ventajas de la gamificación en eventos, algunas te las contamos aquí. Secundando todas esas virtudes, Franklin alberga el juego como otro incentivador al uso de la tecnología: “a través de la app gestionamos quizz, acertijos, gynkanas y todo el sistema de puntuaciones del evento, viendo el asistente desde su propio perfil todos los premios que podría ganar”.

Cuidado con las versiones y actualizaciones. Como último consejo para asegurar finalmente el uso de las herramientas tecnológicas,  Jorge F. de Freitas,  project manager de Mediterraneam Develup Solutions, recuerda la necesidad de ofrecer versiones adaptadas a todos los dispositivos y con un margen de varias versiones anteriores, “porque alrededor del 40% de los asistentes no tienen las últimas actualizaciones”.