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8 ideas para un evento más sostenible… pero no más caro 

8 ideas para un evento más sostenible… pero no más caro 

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Daniela Tams
¿Cómo incorporar la sostenibilidad en un evento híbrido o virtual? ¿Cómo transmitir la sostenibilidad en un evento? Así lo hicieron en la 4ª edición del Madrid Agency Forum ¿Cuáles son los estándares de sostenibilidad en nuestro sector?
Como profesional de eventos, sabes la importancia de que tus eventos sean cada vez más sostenibles (tanto para agradar a tus clientes, a tus asistentes... y por consciencia ante el reto climático). Pero también sabes lo complicado que es cumplir con presupuestos ajustados. Así que te traemos unas ideas sencillas que puedes implementar y que mejoraran el impacto medioambiental sin afectar tu cartera (o incluso reduciendo costes, ¿qué más podéis pedir?).

Charlamos con dos profesionales de agencias, Mónica Bravo de Abile Events y Alicia Palanques de MUT Agency, con quienes tuvimos la oportunidad de rebotar ideas locas sobre prácticas de sostenibilidad y su importancia en el sector. La conversación nos inspiró y esperamos hacer lo mismo para ustedes con estas cuantas propuestas:  

1. Los invitados aportan los give aways 

Imagina, como parte de la dinámica del evento, solicitar a nuestros invitados llevar un libro (o ropa, ¡incluso artículos para el hogar!) para intercambiar con el resto de los asistentes; se establece un área de intercambio donde los invitados puedan depositar lo que llevan y coger otros. De esta manera, todos comparten, todos aportan y todos se llevan algo diferente a casa que además si es de su interés. 

2. Promoción del transporte sostenible 

Incentivar a los asistentes a utilizar el transporte público, bicicletas o compartir coche para llegar al evento es una excelente práctica. Puedes animar a esto ofreciendo incentivos como descuentos en la entrada, menciones públicas o regalos para aquellos que elijan opciones de transporte más sostenibles. Además, se pueden establecer alianzas o patrocinios con empresas de bicicletas o transporte compartido para ofrecer a los invitados un tour de la ciudad en su camino al evento. Esta dinámica divertida seguramente será un tema de conversación en el evento y hará que la experiencia comience incluso antes de llegar a la sede. 

3. Pensar en la donación… más allá de la comida 

Dependerá mucho del giro del evento, pero siempre puedes incentivar a que tus invitados donen algo. Por ejemplo, en un evento para promocionar una marca de maquillaje, podríamos solicitar a los asistentes que donen productos de belleza que ya no utilicen. Esta iniciativa no solo promovería la compra, también impulsaría el reciclaje o una fundación beneficiaria de estos productos. Lo mejor es que esta idea puede aplicarse a una variedad de eventos, como bazares donde se puedan donar ropa, utensilios de cocina, zapatos, ropa de cama, ¡y mucho más! 

4. Alianzas con proveedores para hacer una experiencia de marca sostenible y atractiva 

Algunos hoteles colaboran con los organizadores para fomentar prácticas sostenibles entre los asistentes. ¿Cómo lo hacen? A través de decisiones sencillas como proponer que no se cambien las toallas o sábanas a diario, tener gimnasios donde pedalear genera energía, o actividades de teambuilding como las colectas en los huertos urbanos del hotel. El twist viene del reconocimiento: cada una de estas acciones otorga vales canjeables en el bar, así los invitados pueden disfrutar de una copa gratuita y socializar con sus colegas. De esta manera, apoyas la sostenibilidad, reconoces a tus invitados y promueves el networking. 

5. Dinámicas que apoyen a causas locales  

Sabemos que no siempre es posible incluir todas las prácticas de sostenibilidad que nos gustaría en un evento. ¿Por qué no apoyar a organizaciones sostenibles en su lugar? Puedes organizar un sorteo para respaldar causas sostenibles, donde el premio sea un certificado para cenar en un restaurante local comprometido con prácticas responsables. Los asistentes pueden participar mediante contribuciones voluntarias. Esta iniciativa puede apoyar a organizaciones o fundaciones con las que la empresa colabora o promover el talento y los negocios locales, fomentando así la economía circular. Esta práctica puede convertirse en un distintivo de la marca y crear una asociación positiva al mostrar un apoyo constante a organizaciones sostenibles. 

6. Menos material  

Piensa en lo que puedes quitar o delegar a los asistentes. Por ejemplo, proporciona agua del grifo en botellas de cristal y anima a los asistentes a traer sus botellas. Esto reduce costes al disminuir la compra de botellas de plástico desechables y comunica el impacto positivo en la reducción de la huella de carbono. O puedes proponer a la gente que, desde la inscripción, indique si quiere la bolsa del congresista.  

7. Sensibilizar, es gratuito

Tu evento es una agrupación de gente y como tal, un foro que puedes utilizar para sensibilizar (idealmente sobre tus iniciativas sostenibles llevadas a cabo en el evento… pero posiblemente sobre otros temas). Haz uso de la señalética, es una gran forma para motivar a los asistentes e impulsarlos a tomar medidas similares. Podéis mostrar gráficos que ilustren el uso de energía renovable, el ahorro de agua, o la reducción de residuos. También puedes invitar a colaboradores externos como fundaciones u ONG, que estarán encantadas de evangelizar.   

8. Montar dinámicas creativas para un momento sosteniblemente divertido 

Son muchas las ideas que se pueden lograr, que dependerán del tono de tu evento. Por enumerar algunas:  

  • Competencia de ideas sostenibles: Organiza una competencia donde los asistentes presenten sus ideas para hacer de ese evento más sostenible. Las mejores ideas se pueden implementar en eventos futuros, y después contar con un banco de ideas aplicables.   
  • Concursos de trajes reciclados: Organiza un desfile de moda donde los asistentes crean trajes con materiales reciclados. Ofrece premios a los diseños más innovadores y sostenibles. Esto no solo es divertido, sino que también sensibiliza sobre la reutilización de materiales. 
  • Talleres de energía alternativa: Ofrece talleres interactivos donde los participantes puedan aprender y experimentar con diferentes formas de energía alternativa, como construir pequeños generadores eólicos o solares. 

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