André Vietor, Viajes Iberia Congresos

¿Cómo ves el mercado actual con la aparición de los Core PCOs y AMCs?
Son conceptos que nacieron en EEUU. Al competir entre ellas, las asociaciones tienen que satisfacer las cada vez más mayores exigencias de sus socios y por ello profesionalizarse, lo cual se puede hacer de dos maneras: con personal en nómina o con “outsourcing” a profesionales especializados en la gestión de asociaciones. En Europa, ya se está notando y hay asociaciones que optan por contratar un AMC o por crear una estructura profesional interna. Un ejemplo es la Sociedad Europea de Cardiología, que tiene 120 personas en nómina, 30 de ellos con dedicación en la organización de sus eventos.

En cambio una asociación con 250 socios y que organiza un congreso cada año no puede mantener una gran estructura. El AMC permite aprovechar mejor los recursos humanos. Una persona de AMC puede compartir su tiempo entre varias asociaciones y así se comparten los gastos. Además existe el factor experiencia, a no ser que la sociedad fiche un profesional especializado. Pero el AMC no toma todas las decisiones: el Executive Board decide y marca la política a seguir. El AMC es un asesor con funciones ejecutivas.

¿Y entre AMC y Core PCO?
Ser Core PCO es ser la secretaría permanente de un congreso y viajar con dicho congreso. Suele apoyarse en un OPC local o un DMC, teniendo en cuenta que pueden haber grandes diferencias culturales, fiscales, laborales, entre países. Ahora se habla mucho del Core PCO porque controlar la calidad y el resultado financiero de los congresos requiere continuidad e implicación a medio y largo plazo. Por lo tanto los OPCs se convierten muy a menudo en DMCs. Aunque un OPC ofrezca toda la gama de servicios como por ejemplo la Secretaría Científica (y por ello nos diferenciamos de un DMC), el trabajo de los OPCs se limita muchas veces a tareas de logística. Hay AMCs que también ofrecen servicios de OPC y otras que se dedican exclusivamente a la gestión de sociedades subcontratando un OPC local o un Core PCO. No hay nada escrito.

¿Cómo se remuneran y remunerarán los servicios de los OPCs?
Hay muchos modelos. En mi opinión, la remuneración más justa de una Secretaría Técnica es un importe por delegado inscrito, que remunera el trabajo según asistencia real con la motivación del OPC de maximizar el número de congresistas. La Secretaría Científica y el “abstract handling” se suele cotizar aparte. Asimismo, la gestión de la exposición comercial y de los patrocinios suele tener unos honorarios basados en un porcentaje de los ingresos o un fijo por metro cuadrado vendido. No siempre se requieren todos los servicios y por lo tanto cada tarea debe tener su propia cotización. Una alternativa creciente es la de compartir los ingresos o beneficios, pero sólo funciona en caso de una implicación profunda del OPC en la gestión del congreso con control sobre los gastos. En otros casos, el OPC garantiza un beneficio mínimo a la asociación y si el beneficio es mayor, se comparte el exceso o todo es para la asociación o el OPC. Todo depende quien sea el promotor del congreso y quien se haga responsable del mismo.

¿Las asociaciones suelen implicarse en la gestión de aspectos comerciales?
No suelen gestionar todos los aspectos comerciales, pero muchas veces quieren controlar la venta y los ingresos, porque tienen acceso directo a un gran número de potenciales patrocinadores. O como mínimo nos facilitan los contactos y les llamamos en nombre de ellos. Tienen influencia y potencial comercial, pero el OPC puede aportar mucho más. Con los años, hemos construido bases de datos de las casas comerciales en muchas especialidades médicas, y una estrecha relación con todas ellas.

Volviendo a la remuneración… ¿y la comisión?
La gran mayoría de los clientes saben que los proveedores reservan una comisión para el OPC. Como agencia, estoy autorizado a ello y no me gusta esconderlo. Hay clientes que de antemano piden un reparto de la comisión, en concreto de la hotelera. Es una práctica cada vez más habitual, sobre todo a nivel internacional. No tengo inconveniente en hacerlo siempre y cuando se nos pague en honorarios lo que nos corresponde, por los recursos que tenemos que dedicar. La dura verdad es que no podríamos ni cubrir los gastos con los honorarios en la mayoría de los casos. Es la gran asignatura pendiente. En cambio, muchos Core PCOs y sobre todo los AMCs, que tienen como objetivo maximizar el beneficio para la asociación, hablan de “open-book policy” (política de transparencia): todos los gastos con facturas netas y cualquier comisión a la sociedad. Y ellos, como representantes de la sociedad, cobran sus honorarios de gestión.

¿La comisión pierde peso, entonces?
Además de una mayor exigencia de transparencia, los ingresos en concepto de comisiones van a menos. El porcentaje de congresistas que hacen su reserva de hotel a través del OPC o la agencia oficial se ha visto reducido hasta a una media del 30-35%, aunque este porcentaje es mayor en pequeñas ciudades con menos oferta hotelera. No hay fórmula para erradicar esto, a no ser que las condiciones sean muy competitivas o que podamos ofrecer un valor añadido. Hace poco he visto un congreso en el cual era obligatorio reservar el hotel para poder inscribirse, pero es un ejemplo muy aislado.