APCE, el gran papel catalizador de los palacios de congresos

El conocimiento en palacios de congresos, por supuesto

Paradójicamente, hablamos poco de la labor principal de los palacios en este debate, una labor conocida de sobras: son un gran catalizador de transmisión del conocimiento. Marta destaca “todo ese conocimiento e información que recibimos con los congresos”. Ser el sitio donde se están discutiendo avances importantes de ciencia o de salud por ejemplo, da oportunidades al mundo científico-sanitario local de acceder al conocimiento o facilita su participación en el congreso donde podrán identificar oportunidades de proyectos de investigación, o participar como speakers y tener así más visibilidad. La comunidad local aprovecha el congreso, sin duda.

Eventos que dejan inversión o centros de conocimiento

Otro impacto: acoger un congreso de una disciplina puede desembocar en la instalación en la ciudad de un centro de investigación o de una empresa. Sylvia lo explica: “tuvimos el Congreso Mundial de Alimentación, que organizó la FAO; gracias a ese evento, se creó en Valencia el CEMAS, Centro Mundial de Alimentación Urbana Sostenible. Eso mismo ocurre con empresas que se instalan en Valencia, por ejemplo vinculadas al sector tecnológico, tras congresos que se han celebrado en el palacio”. Acoger inversión o investigación es un legado muy potente de los congresos.

Estimulación de la innovación por proveedores locales

Un evento que llega al palacio suele traer un público exigente, empresas punteras, conocimiento avanzado… y esto permea a las empresas locales para que sean más efectivas o innovadoras. Es lo que explica Marta: “lo que pasa en un palacio es como una mancha de aceite: todo el entorno alrededor del palacio, proveedores tecnológicos u otros acaban impregnándose de lo que pasa” y traen lo último para poder servir bien el evento. “Para eventos de tecnología, los proveedores se han activado y puesto recursos para ser los más punteros y dar soluciones a la ciudad”. Es otro legado importante, a nivel de competitividad e innovación en el destino.

Plataformas de investigación o innovación en el mismo palacio

Los palacios son a menudo espacios públicos que cuidan su papel social o de conocimiento. Sylvia comenta por ejemplo que en Valencia se ha creado la iniciativa Sandbox, que permite a startups utilizar edificios municipales, como laboratorios de innovación, impulsando así ya a 16 proyectos, tres de los cuales en el palacio, que ofreció sus instalaciones para que empresas puedan probar y desarrollar sus productos, equivocarse, mejorarlos y luego sacarlos. Susana menciona la esencia del palacio como receptáculo de trabajos de investigación, un sitio donde se encuentran investigadores. Su palacio acoge el evento Startup Ole, un programa de tecnología vinculado el ayuntamiento y a la cámara.

Ser selectivos y buscar eventos y actores que estratégicos para el destino

Un evento y no son “x personas”, sino un conocimiento y sinergias, y esto hace necesario aplicar estrategias en la captación de congresos que más pueden aportar a cada destino. El trabajo del palacio, sea captar eventos u otras iniciativas, se orienta a la estimulación económica y social de toda la ciudad, y esto se hace implicando a actores locales. Marta comenta que (bajo el liderazgo de la Agencia Catalana de Turismo), trabajan para juntar empresas de ciertos sectores como la tecnología para encontrar nexos de unión y generar el legado que permiten los eventos. “Estamos intentando ver cómo conectando con estos sectores que pueden generar un valor transformador en la ciudad”. Los eventos que tienen sentido son los que se alinean con las prioridades sectoriales del destino.

Como lo recuerda Diego, este poder viene facilitado por varias características de los palacios: “tenemos la ventaja de ser públicos y poder abrirnos no solo a intereses económicos sino a lo que generamos en nuestros destinos. Y a nivel local, tenemos la capacidad de estar vinculados con instituciones, plataformas, entidades…”. Una capacidad de conexión que ha aparecido recientemente, junto con el concepto de legado. Esto se combina con otra ventaja que destaca Susana: ser un espacio muy neutro, donde viene todo el mundo.

La comunidad local ya nota este papel… y se implica

Estas aportaciones alimentan el tejido local de expertos, científicos, y empresarios… pero también se alimentan de ellos. El palacio de congresos (y el convention bureau) está hoy estrechamente conectado al ecosistema local. Sylvia explica que, para congresos médicos, tiene mucha relevancia conectar con la comunidad médica local. “Antiguamente teníamos que ir a puerta fría, concienciar a los médicos de lo importante que era que un congreso se celebrase la ciudad. Hoy es fácil. Los investigadores, científicos, médicos, entienden nuestro valor y el de los congresos”. Un logro que viene especialmente de los ya numerosos, programas de embajadores.

Susana ha visto esta evolución, e incluso añade que la dinámica ha cambiado: “ahora nos llaman ellos”. Para Sylvia, después de 27 años, en Valencia, “todo el mundo nos conoce y los propios embajadores nos traen nuevos embajadores”. Por ejemplo, el primer congreso en España de meningitis viene de un miembro del programa de embajadores de Valencia. Un tipo de programa ya frecuente, que en Burgos, se organiza de manera conjunta, convention bureau y palacio.

La actividad cultural y su conexión con la ciudadanía

Un congreso de periodoncia puede parecer alejado de las preocupaciones de la población (aunque muchos congresos hagan un esfuerzo para conectar con la sociedad, con proyectos de legado). Pero los palacios acogen otros tipos de eventos, políticos, culturales, entre otros, que ayudan a que la ciudadanía no les vea como parte de su vida. Diego destaca así que “prácticamente todos los fines de semana tenemos actividad cultural que más allá de su impacto económico, y esto genera orgullo local de tener actividades de primera, a nivel cultural”. Una conexión emocional con la población muy importante para la relevancia del palacio. Además, esta evolución tiene todo el sentido económico, permitiendo ocupar un palacio siete días a la semana y no tres o cuatro.

Susana destaca que “antes, la percepción del palacio era ‘aquel edificio que está ahí’, pero nuestro objetivo era formar parte de la vida del ciudadano, que todo el mundo de diferentes edades y ámbitos lo conociera, y eso se ha conseguido por diferentes actividades: eventos culturales, graduaciones, ferias: todo el mundo en algún momento ha estado en el palacio”. Marta añade que “en nuestros edificios, hay de todo, desde congresos hasta centros de negocios dentro del palacio, encuentros empresariales… Es un lugar donde todo el mundo se encuentra para ocio, cultura, conocimiento”.

Un increíble efecto estimulador en su zona

Un palacio supone la llegada a la zona donde se ubica, de miles y miles de personas a lo largo del año… y poco a poco esta actividad ayuda a desarrollar todo un ecosistema en su zona. Lo comenta Sylvia: “en Valencia, cuando abrió hace 27 años, el palacio estaba en ‘las afueras’, pero hoy está totalmente integrado en la ciudad, con 1.000 habitaciones a su alrededor, restaurantes abiertos 7 días a la semana y comercios. Han servido como motor económico para transformar la ciudad y la economía”. No se trata de un impacto puntual, evento por evento, sino que el palacio puede ser una gran herramienta de urbanismo y de activación.

Espacios para experiencias

Si bien tenías la imagen de los palacios como recintos austeros y vacíos, está cambiando. Sylvia destaca la importancia de la tecnología, cuando muchos palacios se han equipado de pantallas punteras y sistemas de sonido de alto nivel. Por su parte, Susana comenta que han “creado un espacio decorativo, con marketing sensorial para el que cuando entren en el palacio, tenga una sensación de calidez”. Diego utiliza espacios diferentes, que no formaban parte de la oferta de salas pero que forman parte ahora de su portafolio “para ayudar a nuestros clientes a hacer eventos wow”.

Los palacios dan empleo, oportunidades, visibilidad, en sus variadas actividades. Sylvia recuerda que tienen una vertiente social importante y cita un congreso de la Asociación Valenciana de Parálisis Cerebral, asociación que ganó el concurso ‘espacios solidarios’ del palacio, que les cedió sus instalaciones para cuatro eventos. “Es emocionante ver cómo está el edificio con 150 personas en sillas de ruedas, personas con parálisis cerebral, y un personal de sala de la Fundación AsinDown que se está formando en esto eventos” (el palacio es centro oficial de formación).

Esta responsabilidad va más allá, en fomentar las buenas prácticas a nivel local: Marta explica que, en sus pliegos, los proveedores tienen que tener coordinación con alguna empresa social”. Susana añade que trabajan con caterings que llevan personas con riesgo de exclusión. Aparte, sus licitaciones requieren una parte social y otra medioambiental. De hecho, la APCE tiene un grupo de trabajo sobre sostenibilidad.

¿Próxima frontera para los palacios?

Preguntamos a nuestros participantes cómo ven el futuro. Para Diego, “nos vamos a tener que transformar en lugares donde hacer eventos más originales, transformadores, que rompan con las 100 sillas”. Para Sylvia, se trata de ofrecer “experiencias totales”, no ir a un palacio a consumir un contenido, sino “vivir una experiencia que una pantalla no te pueda trasladar”. Susana destaca también la necesidad de diversificar experiencias, utilizar más espacios diferentes del palacio, y adaptarnos a los cambios y a nivel tecnológico”. Como palabras de cierre, los palacios se afirman como “laboratorios de innovación social, económica y ambiental”. Bonito propósito…

Si quieres conocer palacios y centros de congresos a nivel nacional, visita nuestro directorio.