Así fue Virtual Lab: conexión, interactividad y conocimiento colectivo
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Ha sido nuestro primer evento virtual y el reto ha sido el mantener nuestro objetivo de conexión del sector entre los profesionales, acercar oferta con demanda, además de mantener siempre el engagement de los asistentes que marca nuestros eventos, y todo esto salvando la barrera de tenerles al otro lado de la pantalla. Hemos cerrado el evento con el registro de 715 profesionales (para asegurar un buen equilibrio entre contenido y actividades) y hemos conseguido 587 asistentes conectados. Un aprendizaje: el no-show en un evento online es, en general, más alto que en un evento presencial.
¿Cómo lo hicimos? Contamos con un plató -montado por Elenco en el espacio Esklandestino y coordinado por Abile Corporate Events– desde donde conducir en directo el evento, dar paso a los contenidos como las sesiones de ponencias (en colaboración con BCC Conferenciantes), guiar a los asistentes por las experiencias virtuales que podían disfrutar, en definitiva, montar casi un programa de televisión dedicado a los eventos virtuales.
El evento se podía seguir en directo a través de la plataforma de Meetmaps con un escenario principal virtual donde se desarrollaban las formaciones o se moderaban las sesiones transmitido por el streaming de Watchity, pero con otros espacios virtuales donde interactuar y disfrutar de más contenidos. Es importante en un evento virtual contar con los distintos gustos de los asistentes y así dar distintas opciones para engancharles. Por ejemplo, las cuatro chat rooms funcionaban como salas paralelas donde poder debatir con otros asistentes y un moderador sobre un tema en concreto previamente definido. Al igual que los participantes, que antes debían apuntarse a la chat room del tema de su interés. Un formato en petit comité que permite participar a todos, captar el conocimiento de los asistentes, compartir experiencias y enriquecer mucho más el contenido. Una forma muy participativa de aprender que tuvo una gran acogida: las 120 plazas de chat rooms se agotaron.
Para dar dinamismo a la plataforma, los habituales Elevator Pitch no solo estaban disponibles en formato video en el área Expo Play, sino que también se intercalaron en directo desde el escenario principal para dar ritmo al evento combinando contenidos variados entre sesiones y happenings. Y es que los happenings, más que nunca en el formato virtual, sirven para atrapar al asistente y evitar que su atención abandone la pantalla del ordenador. En Virtual Lab integramos demos y actividades a lo largo de la jornada, buscando que fueran divertidas, no fueran excesivamente largas y que hicieran participar al espectador. Así tuvimos al mismísimo Jorge Blass con una experiencia de magia, desarrollamos una actividad de Zoom networking o hicimos un escape room virtual. Además, en la zona Playground se podía acceder a los sorteos activos de los expositores y participar en ellos. Contenidos también lúdicos fueron los avatares que los participantes podían crear como foto de perfil o el Virtual Radio donde publicamos la playlist del Virtual Lab, una lista colaborativa en la que los participantes mediante el chat pedían las canciones que querían escuchar. El chat se consolidó como el entorno más distendido donde los participantes interactuaban entre ellos (¡viva el networking virtual!) intercambiándose más de 16.706 mensajes durante todo el evento.
La idea era que cuando un participante accedía a la plataforma se encontrara algo parecido a un magazine de televisión con variedad de contenidos y que algo enganchara su atención, ya fuera una sesión de formación, una demo, una actividad, un elevator pitch y se metiera a navegar dentro de la plataforma para ir de un contenido a otro y se animara también a conocer los expositores participantes. Un dinamismo que resultó muy positivo consiguiendo la cifra de 587 asistentes conectados al streaming del evento. Además los asistentes también fueron protagonistas, ya que invitamos a los asistentes a conectarse con nosotros en el plató y compartir su experiencia en directo. De todas formas, si te lo perdiste puedes las sesiones de formación en nuestro canal de Youtube y la web Virtual Lab.
Mucho interés e interacciones en los stands virtuales
Cada expositor contaba con un stand virtual que podía personalizar con su logo, descripción, información de contacto, además de subir vídeos, presentaciones, etc. Los visitantes podían chatear con los expositores a través de los stands virtuales o solicitar reuniones escogiendo la hora y el día de su interés. Para simular el paso de los visitantes como si fuera un stand físico en el que te acercas a pedir información, esa solicitud de cita quedaba automáticamente aceptada, es decir, el expositor atendía al visitante y se materializaban a través de una videollamada de 15 minutos. Una dinámica que se ha traducido en 14.278 visitas a los stands y 986 reuniones agendadas.
La conferencia ha contado con el apoyo de las asociaciones AEVEA, Travel Advisors Guild y IM+.
