Aspectos clave a la hora de hacer un evento virtual

– Bajo coste y reducción de gastos: Es evidente que los costes de producción y realización del evento son mucho menores.

– Más asistencia: Muchos de los participantes de estos eventos virtuales pertenecen a comunidades y países distintos, se rompen por completo las barreras geográficas y gracias al servicio OnDemand las horarias también.

– Resultados 100% medibles: Sin duda la parte clave de un evento es la analítica posterior que nos dan los actos online. Podemos saber quién, dónde, cómo, cuándo y cuántos han asistido al evento.

Estos y otros beneficios nos presentan un mundo alternativamente virtual en el que podemos hacer todo lo que ya conocíamos. Los eventos presenciales se han adaptado y evolucionado a eventos online con la misma predisposición que antes. Los espacios se han convertido en páginas web 100% adaptadas para hacer de la experiencia de los usuarios algo único e irrepetible. Los eventos virtuales pueden materializarse en: Webinars, Conferencias, Presentaciones de Producto, Webcats, Torneos Online de Videojuegos, Videoconferencias o Ferias Online.

Estos eventos, como todos, tienen unos aspectos clave para rozar la perfección. Con estos consejos tus eventos online serán un éxito y organizarlos no será una odisea:

1. Define bien el concepto de tu evento: Es importante a la hora de organizar un evento online saber todas las posibilidades que tienes. ¿Será público o privado? ¿Qué tipo de evento quiero? ¿Me gustaría hacer una feria virtual? ¿Quiero obtener resultados de los asistentes? Todas estas preguntas hay que dejarlas cerradas antes de comenzar con la creación del evento. Si queremos que sea público o privado y obtener analítica de los asistentes, repercutirá en la creación de la Landing Page, en el formato del streaming e incluso en la plataforma que usaremos.

1. Haz una buena campaña de comunicación: Un evento online requiere que difundamos toda la información posible y de forma correcta. A través de canales digitales, email marketing, redes, etc podremos difundir y viralizar nuestros eventos virtuales de forma fácil. Pondrás contabilizar las visitas y registros que va consiguiendo tu evento online, y cuánto más se acerque la fecha, aumentar la difusión. Cuida también la comunicación post evento. Si has dejado el contenido de tu evento bajo demanda no olvides que muchas personas pueden estar interesadas en ese contenido y que todavía no han descubierto. Manda emails bajo la premisa “Todavía puedes disfrutarlo” o “El evento X ya está disponible bajo demanda”
2. Personaliza tu evento: La imagen de tu marca debe estar muy presente en los eventos online. Lo mejor de este tipo de eventos es la versatilidad en cuanto a diseño. Podemos adaptar cualquier grafismo a tu identidad de marca. Tus colores, tipografías e imágenes favoritas estarán presentes en todo momento durante el evento.  Además la landing page específica del evento puede coger la forma que quieras. Ya sea un nuevo diseño personalizado para el evento o una adaptación del estilo de tu web. ¡Tu decides!
3. No dejes nada suelto: el principal problema de estos eventos es pensar que es una simple videollamada… pista: ¡no lo es! Este tipo de evento requiere una organización incluso mayor que la de un evento online. Gracias a los profesionales dedicados a este tipo de eventos nada se nos escapa pero igualmente debemos estar con mil ojos en todo. Comprueba el audio y la calidad del video de todos los ponentes, examina al dedillo los grafismos de streaming, revisa mil veces la plataforma, todo tiene que quedar perfecto.
4. Save to date. Un truco que nos gusta compartir con nuestros clientes es el llamado “Save to date” o como solemos decir nosotros ¡Guarda la fecha del evento!. Con todos los seminarios, webinar y actos online que nos envían últimamente no es de extrañar que alguno se solape. Haz que tus invitados recuerden la fecha y haz un evento inolvidable.
5. Crea áreas de networking: Un punto a tu favor dentro de los eventos online lo puedes obtener haciendo un área de networking. Habilita un espacio dentro de tu web dónde tus clientes puedan hablar con los asistentes, mandarse mensajes y hacer reuniones one to one. Les encantará y nunca sobran este tipo de espacios.
6. Ameniza el evento: Estamos acostumbrados a hacer encuestas durante el evento, asistir a charlas de motivación o escuchar algún que otro monólogo entre ponencia y ponencia en los eventos online. Pero eso ya está visto. Animaros a hacer algo más loco: invitar a un DJ y hacer un “After Work” en el área de networking; Envía desayunos durante el break de las ponencias; crea “sesiones de cine” en la página del evento y cuelga películas (con copyright por favor) para que tus asistentes las vean… dale a la cabeza y crea espacios únicos dentro de tu evento online.
7. Da permisos a quien quieras: Crea perfiles de usuario, monetiza cobrando las entradas o da permisos a aquellos usuarios que prefieras. Consigue así que haya distintas clases de contenido, no todos podrán acceder al nivel más alto. Elige quién puede ver o no tu evento. Esta idea es genial para aquellos eventos en los que hay prensa o conciertos online.
8. ¿Necesitas resultados? La mejor parte de los eventos online es la analítica posterior que se nos presenta. Podemos tener datos de todo, desde cuantos asistentes ha habido en el evento hasta datos personales como nombres, email, empresa, cargo, teléfono… todo sacados de los registros. 

Los eventos online tienen mucho que darnos todavía. ¿Cómo crees que seguirá esta nueva corriente de los eventos online? ¿Sustituuirán a los presenciales? No lo creemos pero si convivirán, han llegado para quedarse.

Contenido escrito y patrocinado por: Enbex Streaming