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Candidaturas: el arduo proceso del CB para captar un congreso 

Candidaturas: el arduo proceso del CB para captar un congreso 

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Andrea Bouzas
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2024 se presenta como un año de grandes eventos en nuestro país: ATCA Airspace Integration Europe Week 2023 en Madrid, el congreso de la European Society of Medical Oncology (ESMO) en Barcelona, la Conferencia de la European Sleep Research Society en Sevilla... Pero ¿sabes cuál es el procedimiento detrás de la captación de estos eventos o los motivos por los que los organizadores eligen a la ciudad anfitriona? La selección del destino conlleva un largo proceso de comunicaciones - que suele llegar a extenderse durante años - entre los convention bureaus (CB) y las entidades organizadoras. Un trabajo de hormiguitas (constante y muy comprometido con el evento que podría celebrarse en la ciudad) donde la figura del venue y las nuevas exigencias de los organizadores juegan un rol clave. Analizamos este proceso clave de nuestro sector.

El prescriptor y el venue, los grandes aliados del CB 

¿Cuál es el primerísimo paso para que el CB postule su candidatura? Efectivamente: saber de la existencia de ese evento y de su potencial para que elijan tu ciudad. Y es que no son siempre las ciudades las que proponen directamente su destino a la entidad organizadora tras un proceso de investigación y captación, sino que también se da el caso de que los propios organizadores sean los que se interesen por el lugar e inicien conversaciones con el CB. Para buscar congresos a los que el destino pueda optar, la base de datos del International Congress and Convention Association (ICCA) es un activo utilizado por casi todos los convention bureaus, a los que permite saber dónde han ido los congresos de cada especialidad, su tamaño, junta directiva… Una mina de oro que precede la era del big data

Cuando es el propio CB quien toma la iniciativa de lanzarse a por una candidatura, en ocasiones vienen lideradas por la figura del prescriptor (o embajador, según los llaman muchos destinos), fundamental cuando estas candidaturas tienen que ir de la mano con un área de conocimiento muy específico. “El prescriptor es una figura que puede estar vinculada con una asociación nacional, regional, una sociedad de un colegio oficial… y que, en definitiva, nos informa sobre el congreso al que podemos optar según su especialidad”, indica Juanjo Pastor, director gerente del Burgos CB. 

En este primer contacto también juega un papel especialmente destacado el recinto, que incluso en ocasiones lidera en silencio la candidatura hasta que sea necesaria la intervención del CB para poder continuar avanzando. ¿Por qué? “Un congreso no puede llegar a una ciudad sin la sede, por eso es lo primero que, en ciertos casos, busca el organizador. Esto implica que haya disponibilidad, que tenga el tamaño adecuado y que la distribución se adapte a las necesidades del cliente”, explica Rosa María Deza, directora de congresos del Madrid CB. 

Entender el RFP para comprender las necesidades del organizador 

El Request For Proposal (RFP) o solicitud de propuestas es un documento clave a la hora de entender qué busca el cliente del destino y de la sede. Deza lo define como “un histórico de quiénes son los organizadores, cuánto tiempo llevan celebrando el evento, dónde han hecho sus reuniones previas, qué necesitan en la parte de reunión en cuanto al espacio, los servicios que requieren dentro de la reunión (AV, catering, exposición…), y el alojamiento…” 

A pesar de su valor para el CB, no existen pautas estandarizadas para que cualquier RFP responda a unas cuestiones que deban tener los CBs en consideración: cada entidad organizadora incluye la información que considera oportuna. No obstante, algunos datos que nunca pueden faltar son, según Manuel Macías (director del Sevilla CB): “las fechas opcionales que se plantean, el número de asistentes y, sobre todo, el número de salas que precisan tanto para reuniones como para exposición”. 

Sostenibilidad y financiación, los nuevos requerimientos del organizador 

Los tiempos cambian y, con ellos, las necesidades de los organizadores. La sostenibilidad, ese gran compromiso que va poco a poco calando en el sector, comienza a ser uno de los requisitos que las entidades buscan en el destino y en el venue. Tal y como comenta Deza, “al principio lo pedían muy pocas sociedades internacionales. Ahora ha aumentado el número de organizadores que preguntan si la ciudad o la sede tiene una política de sostenibilidad y, de ser así, te piden que se la cuentes.” 

Pero esto no es lo único: cada vez más entidades piden algún tipo de apoyo financiero para celebrar el evento en la ciudad. En algunas ciudades españolas también se comienzan a prestar estos incentivos monetarios, como hacen desde Burgos, que ofrecen una compensación de 3000€ para aquellos eventos presenciales que tengan más de 300 asistentes y pernocten al menos una noche en la ciudad. ¿Otro tipo de ayudas que suelen prestar nuestros destinos? Las tarifas especiales en el transporte público para los congresistas, que les permite moverse por la ciudad por un coste inferior al habitual.   

¿Cómo se materializa la candidatura? 

Para presentar su interés por convertirse en la ciudad anfitriona del evento, el CB presenta su propuesta en forma de dossier, que se conforma por: información del destino, de los potenciales recintos que podrían convertirse en la sede del evento, las comunicaciones (movilidad aérea, por tren…) o la capacidad hotelera del lugar, entre otros contenidos. “A veces piden referencias de tus congresos: qué eventos han tenido lugar previamente y cuáles se han confirmado para futuro y en qué fechas”, añade García. Tampoco olvidemos un apoyo mucho más simbólico, pero importante: las cartas de bienvenida a la ciudad, en las que un alto cargo o profesional referente del área de conocimiento del evento deja por escrito su interés en acogerlo y demuestra su apoyo y disposición al organizador, o el mismo alcalde firma una carta destacando su apoyo por el evento.  

De los destinos presentados, la entidad que organiza el evento elabora una shortlist con los “destinos finalistas” y, a partir de este momento, comienzan las prospecciones de las posibles sedes. El proceso de selección de la candidatura suele finalizar con la defensa del dossier ante el comité ejecutivo del evento, que en muchas ocasiones, se hace en otra edición del mismo congreso. En esta última fase, cada una de las ciudades remanentes en el proceso de selección explican por qué el evento debe tener lugar en él, tras lo que se decide el destino elegido. 

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