Checklist para elaborar el informe post-evento

Recopila toda la información y datos. Esta tarea será más sencilla si desde la fase pre-evento comienzas a recoger toda la información que se va generando desde el principio. Crea un sistema (o elige alguna de las herramientas disponibles para esta labor) que te facilite la recogida y almacenamiento de todos los detalles del evento, para ir añadiendo, por ejemplo, el número de inscritos y la asistencia real, los resultados de las encuestas, o las menciones en redes sociales, blogs, medios de comunicación para el clipping.

Las cuentas claras. Un informe financiero será fundamental para comprobar que todos los gastos (incluidos los de última hora, que no estaban contemplados en el presupuesto) están recogidos correctamente para valorar si se han cumplido los objetivos del evento a nivel presupuestario reflejando la relación gastos/ingresos.

Valoración del equipo. El trabajo interno de todas las personas que han participado en el evento te darás muchas claves de cómo se ha desarrollado, qué problemas y dificultades han encontrado, dónde se ven posibles mejorar, si se cumplió la planificación o no, etc… Sin olvidar a los proveedores, ellos también podrán aportar un feedback interesante sobre el funcionamiento de los productos o servicios que han implementado en el evento. Con toda esta información podrás detectar los puntos débiles (y también las fortalezas) para organizar un evento de forma más efectiva en el futuro.

Impacto del evento. Tanto a nivel offline como online es importante hacer un seguimiento de todas las comunicaciones realizadas, a través de diferentes medios,  prestando especial atención a las redes sociales (en ellas se generan conversaciones y se comparte información que puede ser de gran interés). La comunicación es esencial desde el pre-evento hasta la fase final en la que, es muy recomendable, difundir los resultados, por ejemplo, en medios de comunicación especializados, redes sociales, blogs, y también a nivel interno.

Agradecimientos. Ser agradecido es un must, no solo con los participantes a los que daremos las gracias por su asistencia, sino también con todo el equipo que trabajó en el evento, proveedores, patrocinadores, equipo de planificación, voluntarios, personal del venue etc., por su implicación y esfuerzo. Es algo que se agradece y valora siempre.

Informe final. Si lo vas a enviar a diferentes destinatarios adapta el contenido a cada uno de ellos. El seguimiento del post-evento es tan importante como la planificación y este documento debe ser un fiel reflejo del evento, por lo que debería incluir este tipo de datos (más los que se consideren oportunos según el tipo de evento).

• Número de invitados VIP, speakers y de patrocinadores.
• Número de  pre-inscriptos,  de inscriptos, y de invitaciones o becas.  Esta base de datos puede ser muy apreciada también por los patrocinadores. 
• Actividades, tipos y temáticas.
• DVD con material audiovisual, fotografías, videos (promocional, institucional, de los  espacios y actividades, de agradecimiento, etc…).
• Una muestra de todo el material que se entregó en el pre-evento y durante el evento (invitaciones, acreditaciones, merchandising, programas, folletos, etc)
• Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
• El balance final con el resultado económico.