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Una checklist que te ayudará a gestionar crisis en eventos

Una checklist que te ayudará a gestionar crisis en eventos

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10 ideas que nos dejan las agencias sobre este 2023 20 años después: el evento más movilizador del c de c Royale by Shoot, un nuevo espacio lleno de luz en el centro de Barcelona
Por Asun Paniagua Tal como publicamos, la asociación española de organizadores de eventos corporativos EMA celebró, en colaboración con la asociación PCMA, una sesión muy interesante sobre gestión de riesgos en eventos. La sesión concluyó con un gran ejercicio (de humildad): completar una lista de verificación para comprobar si estamos listos para manejar una crisis. Agradecemos a PCMA el permitirnos publicar la lista de puntos que debemos verificar para poder dormir bien por la noche...

La lista divide la responsabilidad en tres fases: recuerda que la gestión de crisis no se trata de qué hacer cuando sucede: más bien consiste en saber cómo prepararse antes del evento y qué hacer después… aunque, por supuesto, lo que se hace durante el evento tiene importancia también! Aquí está la lista de verificación: se honesto y, sobre todo, asegúrate de resolver lo que no está listo.

Antes de la crisis

– Si tuviéramos una crisis hoy, debemos estar listos para comunicar a todos nuestros grupos de interés internos y externos con mensajes dirigidos y personalizados.

– Ensayar un escenario de crisis, en los últimos 12 meses, ya sea físicamente o sobre el papel

– Entrenar a nuestros líderes/portavoces, en el último año, para intervenir en los medios

– Tener un sistema claro para decidir qué desencadena una respuesta a una crisis, ya sea un evento real, la percepción de la empresa, limitación de daños, prevención o gestión de la reputación.

– Nuestros clientes deben conocer nuestros procedimientos de crisis, al igual que nuestras oficinas descentralizadas o en el extranjero y nuestra cadena de suministro.

Durante la crisis

– Contamos con un centro de comando de crisis claro (incluido fuera de horas y virtual) donde se toman decisiones y se acuerdan mensajes

– Tenemos claro quién forma un equipo de crisis y el rol de cada persona dentro del equipo

– Crear un sistema robusto para monitorear la cobertura de redes sociales y recursos suficientes para responder

– Los mensajes deben estar predefinidos y ser específicos para cubrir diferentes escenarios de crisis y poder usarlos o adaptarlos cada vez que surge una crisis.

– Sabemos qué flujos de trabajo se pueden alterar, tirar o cambiar en caso de una crisis.

Post-crisis

– Tenemos un sistema claro para aprender de una crisis y comunicar lo que hemos aprendido a nuestros grupos de interés

– Cuando miramos hacia atrás en una crisis, podemos estar seguros de que tenemos:

  • Responsabilidad admitida (si corresponde)
  • Actuado con transparencia y apertura
  • Hacer las cosas bien con los clientes, cambiar nuestra cultura corporativa si es necesario
  • Solucionado el problema
  • Actuado con honestidad
  • Hemos sido claros sobre el alcance y la naturaleza del problema
  • Mostramos autenticidad
  • Se lo hemos comunicado a quienes tienen un rol más alto como compañía

– Tenemos recursos suficientes para permitirnos reconstruir las soluciones de confianza/ búsqueda, incluso mientras se desarrolla la crisis

– Entendemos lo que significa reconstruir la confianza en nuestro negocio

– Podemos estar seguros de que enfrentar una crisis ayudará a que nuestra compañía sea más resistente.

 

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