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¿Cómo afrontan la situación los grandes recintos para eventos?

¿Cómo afrontan la situación los grandes recintos para eventos?

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En la compleja cadena de cancelaciones, aplazamientos y reubicaciones de eventos provocadas por la actual situación (incluso antes del estado de alarma), los recintos están en primera línea de las grandes decisiones que se han tomado como reacción al Covid-19. Hay todo un ecosistema de clientes, agencias y proveedores implicado en el proceso, y todos ellos han tenido que adaptarse, colaborar o reinventarse para poder continuar. Aquí os dejamos las conclusiones del webinar en el que hablamos con 5 grandes espacios para aclarar dudas y conocer cómo gestionan la situación actual. Por Asun Paniagua

En este webinar participaron Belén Mann, IFEMA; Carina Montagut, Feria Valencia; Carolina García, CCIB (Barcelona); María Del Mar Carnero, FIBES (Sevilla); y Xabier Basañez, BEC (Bilbao)                     

¿Ha habido más cancelaciones o aplazamientos? ¿Habéis cambiado condiciones?

Ha habido, hasta el momento, menos cancelaciones que aplazamientos. De los 50 eventos/ferias/congresos afectados por proximidad en fechas al inicio de la crisis, el 16% han sido cancelados o pasan al año próximo saltándose la edición del presente año y el 84% han sido pospuestos. La gran mayoría al otoño y a junio/julio. Aplican las condiciones que contempla la cláusula de fuerza mayor. No obstante, a todos los clientes que han pedido aplazamiento en este año se les respetaran los depósitos entregados y se aplicarán al evento cuando tenga lugar”, explicó Belén Mann de IFEMA.

En el BEC, desde el primer momento, la intención por parte de todos ha sido de aplazar, nunca de cancelar, pero las cosas van evolucionando y no sabemos dónde acabarán. Los primeros aplazamientos fueron al mes de mayo y junio, pero ahora esperamos reactivar la actividad en otoño, lo que no sabemos es si habrá cierto solapamiento entre eventos, explicaba Xabier Basañez.

En esa misma línea se encuentran Feria Valencia, más aplazamientos que cancelaciones, salvo eventos que repiten cada año, como competiciones, que directamente se cancelan, dijo Carina Montagut. El caso de FIBES es similar, el 85% son aplazamientos, algunos eventos serán a principios de 2021, pero el mensaje positivo es que se espera que todos se realicen en una fecha u otra.

En el CCIB han tenido unas 20 cancelaciones y están reubicando eventos al último semestre. No hay muchas peticiones nueves, algunas para 2021-2022, y el cambio que suelen solicitar es que haya una cláusula que contemple casos de fuerza mayor, sobre todo grandes eventos internacionales, nos piden más creatividad en este sentido y que se cubran ciertas lagunas que hay ahora, comentó Carolina García.

¿Las condiciones de cancelación cambiarán en este escenario VUCA?

Por parte de FIBES lo que han querido en todo caso es facilitar la celebración de eventos, por eso sus política han sido muy flexibles y esto se revisará a futuro. En el caso de IFEMA, también se está aplicando una política de flexibilidad, teniendo en cuenta que muchos de sus clientes habituales de hace muchos años, ferias y eventos corporativos, y no hay intención de aprovecharse de la situación sobrevenida y de la que nadie es culpable. “Sí es cierto que los clientes están insistiendo, sobre todo los que tienen eventos a partir del año que viene, cerrar contratos que incluyan la cláusula de fuerza mayor, y debemos ir en esa línea de flexibilidad, de fidelización y de apoyo”, aseguró Belén Mann.

Después del verano ¿se prevé una saturación? ¿Cómo pensáis gestionarlo?

No podemos dar por perdido el 2020, el enfoque de Feria Valencia es intentar poder acoplar la máxima cantidad de eventos posible, aunque estén más apretados, pero hay mucha colaboración entre los grandes recintos y se ayudarán para dar cabida a todo.

Xabier Basañez (BEC) tampoco dan por perdido el año y están llegando cierto goteo de eventos que no se pueden celebrar en los recintos programados y buscan una nueva reubicación. Es pronto para saber si habrá limitaciones a reunir a mucha gente, pero esperamos que podamos solventarlo.

Belén Mann (IFEMA) explicó que el calendario está lleno porque otoño es, per se, temporada alta para nosotros pero ahora, con la saturación provocada por el desplazamiento de los eventos citados, va a ser temporada altísima y la gestionaremos al igual que hemos gestionado otras épocas de gran concentración de eventos.

Otra duda es cuándo se abrirá el espacio aéreo, apuntó Carina, porque en esta situación los desplazamientos y poder llegar a los destinos se complica. Los eventos internacionales quizá tardarán un poco más por esta circunstancia.

¿Pensáis que vuestro papel y valor añadido en este proceso será diferente? ¿Ganarán terreno los eventos virtuales?

A pesar de tener una bola de cristal, Carolina (CCIB) dijo que en lo que se refiere a las medidas sanitarias sí se están solicitando por parte de los clientes, se va a exigir más, y respecto a grandes eventos online, va a afectar más al business travel, aunque sí nos ha pedido algunos eventos de septiembre que se harán de manera virtual, pero el gran evento no se verá tan afectado.

“La virtualización de los eventos no lo veo como una competencia, sino como un complemento para dar valor añadido a los clientes, pero no puede sustituir a un gran congreso o feria, pero cabe la posibilidad que de manera virtual estos eventos que se están cancelando o aplazando, redirigirlos en este formato para mantener ese contacto y dar cierto servicio sin tener que esperar demasiado a la siguiente edición. El face to face siempre seguirá existiendo”, dijo Xabier (BEC)

¿Se está ayudando a los proveedores, devolviendo depósitos u otras acciones?

“Tenemos que estar con nuestro proveedores habituales para salir de esto todos juntos, y se está colaborando con ellos y apoyándolos”, afirmó Carina (Feria Valencia)

“Como sabéis IFEMA se ha convertido en hospital de campaña y centro de logística para recoger donaciones y compras para necesidades sanitarias, otro pabellón para personas sin hogar, y en todo ello hemos contado con nuestros proveedores”, dijo Belén Mann.

“Estamos colaborando con los proveedores al igual que el resto, pero es cierto  que los clientes sí están pidiendo devoluciones total de los importes que habían efectuado por esta causa de fuerza mayor”, Carolina (CCIB)

“Estamos reordenando el calendario pero no hay actividad en el recinto aunque está a disposición de las autoridades para actuar como hospital de campaña o lo que sea necesario. Es importante que esta crisis la llevemos juntos con nuestros proveedores que en muchos casos son Pymes que lo van a pasar peor, me gustaría ir de la mano y que cuando pidamos ayudas fueran más a ellos y los organizadores de congresos”, comentó Xabier (BEC)

¿Qué hacen vuestros equipos estos días? A nivel interno y a nivel de clientes

En BEC están teletrabajando en reorganizar ese puzzle de reubicación de eventos, además de las labores administrativas que suponen las cancelaciones y aplazamientos. Además de dar cariño a clientes y proveedores, que sepan que estamos ahí para ayudarles.

En IFEMA, las personas que pueden teletrabajar, lo están haciendo, y las de los departamentos técnicos, de seguridad  y de servicios están trabajando in situ para colaborar con el montaje del hospital de campaña y seguir prestando servicio mientras dure esta situación, junto con los principales proveedores. Además de reubicar en el calendario los eventos aplazados (tanto propios como ajenos), realizar cambios en los contratos de los clientes afectados y atender las peticiones de espacio para otros años.

Un consejo…

“Tenemos que resistir, mucha flexibilidad, mucho cariño porque de todo se sale más tarde o más temprano y hay que seguir trabajando”, Belén (IFEMA)

“Soy optimista y saldremos, pediría mucha paciencia y responsabilidad para mantenernos en casa pero trabajando en proyectos de futuro”, Xabier (BEC).

“Hemos vivido muchas crisis en el pasado, esta es más profunda y diferente, pero los eventos y nuestro sector es una palanca de crecimiento y generación de riqueza. Somos un sector estratégico y tenemos mucho que hacer”, María del Mar (FIBES)

“trasladar confianza, me gustaría que esto fuera un paréntesis y se retome todo lo antes posible, creo que los congresos es probable que se recupere antes, pero muchas empresas e están reinventando y confío en que de todo esto salgamos fortalecidos” Carina (Feria Valencia)

“Mucha positividad y mucha flexibilidad, hay que reinventarse y estas cosas nos ayudan a mejorar procesos, adaptación al máximo, somos un sector que ya ha demostrado tener esa capacidad de adaptarse a los cambios”, Carolina (CCIB)

Puedes escuchar el webinar completo aquí: La perspectiva y reacciones de los grandes recintos

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