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Más presión y menos margen de maniobra
Aquí aparecen algunos de los principales puntos de fricción: bloqueos que desaparecen en pocas horas, espacios que se pierden pese a haber una palabra dada o condiciones que cambian de un día para otro.
No son la norma, pero varias agencias coinciden en que estas situaciones ocurren más que antes de la pandemia y generan un fuerte desgaste en la relación comercial.
La imprevisibilidad complica especialmente la gestión de concursos: las agencias deben presentar opciones sin poder garantizarlas, porque la disponibilidad puede evaporarse en cuestión de horas.
Grupos grandes, cada vez menos atractivos
Otro mensaje compartido por las agencias es que, salvo en hoteles con inventarios muy amplios, los grandes grupos han perdido atractivo para muchos establecimientos.
El motivo es sencillo: ocupan mucho inventario y reducen flexibilidad comercial. El grupo interesa cuando encaja perfectamente en fechas, estrategia de revenue y mix de negocio. Si no, deja de ser prioritario.
Como respuesta, algunas agencias están fragmentando grupos, dividiendo asistentes entre varios hoteles u organizando más salidas pequeñas en lugar de un gran evento único.
El MICE compite más que nunca con el leisure
Las agencias asumen que los precios han subido, pero el problema no es solo económico. La expansión del turismo vacacional ha reducido las ventanas tradicionalmente favorables para el segmento corporativo.
Meses que antes permitían “jugar” con tarifas y disponibilidad ahora están dominados por el leisure, cuyo precio ha subido de forma notable.
El resultado: una negociación más dura y un atractivo relativamente menor del cliente MICE frente a otros segmentos más rentables o flexibles para el hotel.
Depósitos, garantías y nuevos costes asumidos por las agencias
Ante este contexto, las agencias reconocen que han empezado a normalizar costes que antes no existían, como asumir garantías de espacio o depósitos elevados simplemente para asegurar la sede.
Importes que se dan por perdidos si el evento no sale, pero que ya se consideran parte del riesgo operativo, especialmente cuando no existe un histórico sólido con el hotel.
Incluso eventos con trayectoria y volumen pueden perder su sede de un día para otro si otro cliente confirma antes. En algunos casos se impone una lógica clara: primero paga, primero reserva.
Housing partners: cuando gestionar alojamiento ya requiere especialistas
En grandes eventos que tensionan la capacidad hotelera de una ciudad —como el Mobile World Congress—, el alojamiento se gestiona cada vez más a través de housing partners especializados.
Estos actores combinan tecnología, negociación hotelera, control del stock y gestión de la distribución para ordenar un proceso cada vez más complejo.
Un ejemplo es Bnetwork, empresa SaaS que actúa como intermediario entre organizadores y hoteles: negocia cupos, centraliza reservas y gestiona el alojamiento desde una única plataforma, con herramientas adaptadas a organizadores, hoteles y asistentes.
Según explican desde la compañía, su enfoque se basa en tarifas sostenibles, relaciones estables con los hoteles y mayor control operativo en eventos B2B.
Una relación que sigue basándose en lo humano
Pese a todo, las agencias subrayan que la relación personal sigue siendo clave. La relación entre agencias o clientes y hoteles continúa siendo probablemente la más fuerte dentro del ecosistema de proveedores de eventos, algo lógico dada la centralidad del partner hotelero.
La confianza en el interlocutor, el conocimiento mutuo y la continuidad siguen pesando mucho.
De hecho, la creación de alianzas estables entre hotel y agencia se percibe como una de las pocas palancas reales para ganar margen de maniobra en este nuevo escenario.
Los problemas aparecen cuando hay rotación de equipos o una comunicación fragmentada en el hotel. Para las agencias, el reto no es solo negociar condiciones, sino saber con quién están hablando y asegurarse de que lo acordado se mantiene.
En un entorno con menos personal, más rotación y mayor automatización, el factor humano se percibe como un valor cada vez más escaso… y más necesario.
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