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Cómo crear engagement pre-evento

Cómo crear engagement pre-evento

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Paula Rey
Audi monta con SOMOS la pop up más alta del mundo, a 2.500m y rodeada de nieve Tus eventos son cultura, ¿por qué abordar tus eventos desde una perspectiva cultural? Heineken lanza una app para reciclar latas y ganar premios en festivales
Organizas un evento maravilloso, esperas asistentes motivados… pero lo que consigues es primero un no-show doloroso y, luego, poca participación en los asistentes que sí que acuden. Si quieres evitar esto tienes que generar engagement pre-evento para empezar la relación con el asistente antes del día D. Si lo haces bien incluso puede que tus asistentes antes del evento se conviertan en embajadores y te ayuden a reclutar. Te dejamos algunos consejos sobre engagement pre-evento que hemos leído en el informe Creating Meaningful Events in Challenging Times del German Convention Bureau. El informe aporta muchos otros consejos de otros temas y te recomendamos leerlo porque, además, nos parece una buena manera de diferenciarse para un convention el hecho de realizar informes con consejos interesantes para los organizadores.

Involucrar a los asistentes en la concepción del programa del evento. Al proponer ponentes, lugares de celebración y abrir votaciones, los asistentes sentirán que sus decisiones importan y el evento será más personalizado para ellos. Estarán entusiasmados por el evento porque ellos mismos han decidido como será. Además, un programa precioso, una buena gráfica, una creatividad potente están bien… pero si ves personas como tú declarar su entusiasmo para un tema, esto crea engagement mejor que cualquier creatividad. Y todos tenemos más ganas de ir a un evento si ya hemos hablado con otros asistentes sobre las votaciones.

Conocer previamente los gustos de los asistentes.  Preguntarles a los asistentes por sus gustos o necesidades, por ejemplo, en referencia al catering, creará una atmosfera de cercanía y confianza. Se sentirán escuchados y valorados personalmente. Además, si detectas algún problema ya sabes que solucionar problemas es lo que más nos motiva, por lo que, si tu evento puede ayudar a solucionar los problemas de tus asistentes, los tendrás ganados. Para ello, puedes montar algún focus group o preguntar a los asistentes, en el registro (o con una llamada si quieres más profundidad en la información) qué esperan conseguir en el evento, qué problema puedes ayudarles a solucionar.

Dejar llevar acompañantes. La opción de llevar a una persona como acompañante, según el informe del German Convention Bureau fomenta la diversidad del acto. Involucrar a personas de diferentes sectores o grupos de edad crea una comunidad diversa e inclusiva. Esto amplía las perspectivas y fomenta el intercambio interdisciplinar, esencial para la creación de comunidades sólidas y el éxito del aprendizaje.

Generar misterio. Los asistentes se implican emocionalmente al anticipar experiencias inesperadas, lo que conduce a una conexión más profunda con el acto, según el informe del German Convention Bureau. Usa el storytelling desde la convocatoria, cuenta una historia. Quizás la de un asistente (real o ficticio, sin engañar) y del porqué viene al evento o qué problemas tiene en su vida o trabajo. Dale nombre y cuenta su historia, idealmente con dudas sobre cómo acabará. Utiliza los teasers con elementos de novedad, intriga. Llevamos años utilizándolos y tendría que bajar su poder, pero no, siguen atrapándonos. Decir que desvelarás tu ponente keynote en tal fecha, dar indicios para que la gente se pregunte quién será… son formas de atrapar.

Mira este ejemplo donde Barceló Imperial Premium Blend invitó a los asistentes a un clandestino madrileño para descubrir su último secreto en un evento ideado y organizado por ACCIONA Cultura.

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Un tip: usa el storytelling desde la convocatoria y cuenta una historia, quizás la de un asistente 

Contactar personalmente. Esto puede depender del tamaño de tu evento, pero si lo puedes hacer, aunque sea parcialmente, mucho mejor. Esto va desde asegurar que tus comunicaciones vengan con una firma no anónima, un tono informal, hasta hacer llamadas personales a los inscritos. Los asistentes tienen que sentir que serán acogidos por personas.

Implicar a tu ‘ecosistema’. Siéntate con los sponsors para ideas de activaciones, contenidos atractivos. Algunos podrán darte material interesante a comunicar, sea un sorteo que harán o una activación impactante. Sabes que estamos en la era de la festivalización y que un buen evento deriva buena parte de su atractivo de lo que hacen los sponsors y marcas en el evento.

Puedes leer todo el informe del German Convention Bureau aquí.

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