¿Cómo funciona y cómo evolucionará la contratación por grandes agencias MICE?

¿En qué momento intervenís en el proceso de organización de un evento? Qué pasa cuando entra un briefing? ¿Aconsejáis a los proveedores?

Los responsables de contratación formamos parte de la cadena y somos una figura importante para buscar los proveedores adecuados que se ajusten a las necesidades de cada evento. Cuando entra un briefing nos sentamos para analizar los proveedores más adecuados. Tenemos reuniones periódicas con los proveedores para intentar posicionarlos de la mejor manera posible, nos encargamos de analizar y sugerir las opciones más adecuadas, explicó Julio Solano de AMEX M&E.

A parte principal de poner en una gran base de datos a los proveedores y hacer ese trabajo previo de contratación y búsqueda de proveedor con requisitos mínimos, acompañamos al equipo durante todo el proceso, comentó Beatriz Urgel de BCD Travel, porque siempre hay dudas que debemos resolver y asesorar ya que cada evento es un mundo.

Sois los que conocéis la oferta de proveedores ¿hacéis una labor de investigación constante?

Tenemos un gran conocimiento del sector y de nuestros proveedores y además tenemos que formar a nuestros equipos para que lo conozcan bien, tenemos que  analizar nuestros datos, a nuestros clientes y salir en búsqueda de proveedores, esto es una de las principales labores, dijo Beatriz Tienda, CWT M&E

Según Sara Quesada de Globalia M&E, también hay que analizar que el proveedor adecue su producto a lo que nuestra empresa quiere ofrecer al cliente, con los mismos estándares de calidad. La base de datos tiene que estar muy rica, muy elaborada para adaptar el proveedor al evento concreto. Hay que meter muchas cosas en los acuerdos que nos beneficien a todos. Es importante estar conectados diariamente con los proveedores, que nos informen de sus novedades. Tenemos que ser todos parte del mismo equipo, proveedor, agencia y cliente.

¿Se ha vuelto esta relación más complicada? ¿ Las caracteristicas de contratación son más complicadas?

Se está complicando ahora todavía más, tenemos lo que nos pide el cliente por un lado, y por otro, lo que nos pide el proveedores, y ahora se pide más flexibilidad.

El factor precio de negociación para un evento no es un factor determinante, hay muchos otros factores que intervienen, y esa búsqueda tiene que ser previa a las contrataciones, ver lo que el sector está demandando y encontrar los proveedores que generen confianza a la hora de hacer el evento, no solo por precio, dijo Julio de AMEX.

Para ser proveedor preferente tienes que tener acuerdo marco con cualquier proveedor que intervenga en un evento y utilicemos de manera habitual, aseguró Beatriz Tienda. Se están complicando los acuerdos, pero para todos, no solo para nosotros como agencias MICE, porque la importancia del precio va disminuyendo, y más en esta crisis, ahora además de exigir solvencia y niveles de calidad, tenemos que utilizar las herramientas sanitarias y ver cómo combinamos la sanidad con la sostenibilidad y muchas más cosas.

El tema de certificaciones, premios, procesos de calidad ¿tienen protagonismo a la hora de elegir proveedores?

Cada día el mercado y el cliente son más exigentes, estamos habituados a trabajar con este tipo de exigencias, dijo Beatriz Urgel. Los proveedores suelen estar actualizados a lo que se necesita y a partir de ahora tendrán que estar adaptados a los estándares de sanidad y seguridad, no nos planteamos ir de la mano de un proveedor que no pueda ofrecer estos mínimos, esas garantías que ahora son fundamentales. Si no estamos en esos estándares de calidad y seguridad estaremos fuera de mercado. Los proveedores se adelantan a cualquier innovación, ya están trabajando en tema sanitario ahora, ya estamos recibiendo sus planes.

¿Cómo trabajáis la relación con las cadenas hoteleras y las agencias MICE para mejorar el evento?

La comunicación constante es clave para María Rey de NH Hotel Group, hablan mucho con los responsables de contratación de las agencias y se apoyan mucho en ellos, por ejemplos ahora para poder hacer muchas de las cosas que se están haciendo ahora a raíz del Covid-19 mantienen una comunicación fluida para saber qué está demandando el cliente y poder adaptarse mejor a esas necesidades. Es muy importante también el tema de la formación a sus equipos para que cuando nos comuniquemos todos conozcan lo que se está ofreciendo.

¿Cuáles son los retos, las cosas más difíciles de lidiar en la relación?

Según José Miguel de Meliá Hotels International, no hay muchos trapos sucios que sacar, la relación suele ser buena aunque en la negociación pueda haber discrepancias lógicas. Una cosa es cuanto hablamos de acuerdos globales con nuestros partners, donde hay muchas cláusulas de reciprocidad, de solvencia financiera, de responsabilidad social, donde intervienen nuestros departamentos legales y eso define el marco de actuación de la parte comercial. Luego donde se produce la batalla diaria es en el hotel al que llegan necesidades específicas muchas veces dadas por el cliente final, y aquí se plantean barreras que tenemos que superar, a veces se puede ser más flexibles y otras no tanto.

¿Hay alguna forma previa de conocer los requisitos que pedís a los proveedores?

Somos la puerta de entrada a los proveedores, dijo Beatriz Tienda, a los que se les pide certificados, solvencia financiera que cumplan nuestro código de compliance, algunos detalles generales, condiciones de pago, cancelación… depende tipo de proveedor se solicitan unos requisitos u otros.

No solo esperamos a que nos llame el proveedor, dijo Julio Solano, sino que durante todo el año analizamos productos, visitamos espacios, detectamos necesidades y hacemos una labor constante de investigación con nuestros equipos para ver qué oportunidades y novedades existen en el mercado para estar actualizados.

¿Estáis solicitando firmar cláusulas específicas para contratar o hay algún protocolo nuevo derivado del Covid-19?

Hay cláusulas específicas sobre el Covid o cualquier certificado de sanidad y se está trabajando ya en esos protocolos para solicitar a clientes y proveedores, pero todavía hay incertidumbre, no sabemos cuáles serán las capacidades y condiciones, dijo Beatriz Tienda. En todo caso, cualquier negociación tiene que ser un win win.

Es un poco complicando llegar a un equilibrio en las cláusulas de flexibilidad pero en este momento es muy importante llegar a acuerdos, a todos nos perjudica una cancelación, pero cada situación hay que analizarla y ver la mejor opción para todos intentando que perdamos lo menos posible, comentó Sara Quesada.

Para Julio Solano, cada empresa maneja una tipología distinta de eventos y los responsables de contratación no se cierran si el cliente quiere trabajar con un proveedor concreto, cuando llega un proveedor fuera de su pool tratan de ver cómo funciona y ver si pueden homologarlo, aunque no homologan por un solo evento.

¿Qué más va a cambiar en el post Covid?

Un sector tan flexible como es el de viajes y eventos no es fácil  de encontrar y no debería cambiar, opinó Julio, más allá de introducir algunas cláusulas nuevas, reforzar las de fuerza mayor, pero tampoco mucho más, no entrar en un guerra de precios, bajada de calidad, destruir relaciones, sería caer en los mismos errores de pasadas crisis.

Después de una crisis aprendemos mucho, dijo Beatriz Urgel, primero el precio no garantiza el servicio, ni la calidad que es importante, pero el precio para nada es el punto de referencia, no es el gran peso. Buscamos dar al cliente la excelencia en lo que hagamos, todos hemos pasado por cancelaciones, el proveedor ha sufrido y las agencias también. Estamos en un punto intermedio muy complicado y hay que cuidar a las dos partes. Todo esto nos va a hacer parar y pensar en el modelo relacional mejor con el cliente y los proveedores, pensar en cláusulas quizás, aunque sin quitarnos el sueño.

Para José Miguel de Meliá, si miramos otros mercados vemos que sí que están pidiendo cláusulas nuevas y condiciones que tienen que ver con la flexibilidad de términos de cancelaciones, depósitos, etc. Todo esto se puede hablar, pero va a ser un tema de discusión el ver hasta dónde podemos llegar y encontrar un equilibrio para asegurar que vamos a poder tener ese negocio.

Podéis ver el webinar completo aquí: Contratación por grandes agencias MICE: cómo funciona, cómo evolucionará