¿Cómo gestionar la seguridad y el riesgo en eventos?

En primer lugar se debe detectar el riesgo existente para prevenir daños, por ejemplo, para asegurarnos que todos los proveedores y suministros son correctamente identificados y se sabe que riesgos comportan. 

A continuación, se debe establecer una dirección a seguir e identificar las personas encargadas y sus responsabilidades. En este punto la comunicación es clave: a quién se escalan los riesgos, quién toma las decisiones, quién toma la iniciativa de actuar. 

Otra clave está en asegurarse que todo el staff involucrado en el evento está formado y conoce los planes de seguridad y que se cuentan con los recursos necesarios para tomar las medidas necesarias. 

En lo que respecta a la comunicación es importante facilitar, tanto a clientes como a staff, información sobre los riesgos que hay, así como mostrarles las medidas preventivas y de protección para tenerlos a raya. 

La agencia tiene establecidos por colores cuatro niveles a la hora de identificar el peligro que amenaza un evento: verde cuando se pueden dar casos de pequeños robos; amarillo con casos de huelgas, amenaza de bomba, accidentes de automóvil o ahogamientos; naranja en casos de desastre natural o accidente aéreo; y nivel rojo para incidentes a gran escala. 

Por ejemplo, en una conferencia que el DMC tuvo en Goa, India, a la que acudían cinco presidentes de gobierno, el plan de seguridad y prevención no solo se reforzó por la presencia de estas autoridades con barridos antibomba o rutas de evacuación. También se intensificaron los recursos sanitarios con una habitación a modo de consultorio médico y un equipo de enfermería. De igual forma se bloquearon habitaciones en un hospital cercano.

En lo que al venue se refiere el staff trabaja con una serie de checklists que les permitió verificar si las salidas y pasillos de emergencias estaban libres de obstáculos, las puertas de evacuación funcionaban correctamente, la cartelería de evacuación era perfectamente visible, etc.