¿Cómo se gestiona el protocolo en eventos corporativos?

¿Qué responsabilidades tienes y cómo podríamos resumir tu “job description”?

Me dedico al protocolo corporativo y, por tanto, mi responsabilidad es asegurar que cada acto o visita institucional que organiza Repsol y en el que participa la Alta Dirección, se desarrolle según el programa establecido y se cumplan los requisitos protocolarios definidos, tales como la recepción de invitados y su tratamiento, el seating o el orden de intervenciones, entre otros. Todo ello para propiciar un clima favorable que ayude a fomentar las interacciones institucionales. Es muy importante conocer las características de cada acto o visita, es decir, el objetivo, porque esto es lo que va a determinar las “reglas del juego”. Por otro lado es fundamental la coordinación, tanto entre los miembros del equipo, como con el resto de áreas implicadas en la organización, así como con nuestros homólogos en otras instituciones relacionadas con el evento.

Entre nuestras responsabilidades también está la de velar para que los miembros de la Alta Dirección que participen en actos organizados por otras entidades, reciban el adecuado tratamiento protocolario. Esto implica, en ocasiones, una negociación con el interlocutor de la entidad organizadora. Además realizamos una función de asesoramiento en cuestiones protocolarias para el resto de áreas de la compañía. También elaboramos procedimientos, manuales, así por ejemplo contamos con un Procedimiento Interno de Protocolo Corporativo de Repsol en el que, entre otras cosas, se establece el orden de precedencias generales en la empresa.

¿Nos puedes decir ejemplos de eventos que organizas o tu implicación en otros eventos?

En Repsol, según el tipo de evento (corporativo, de negocio, visita institucional), la organización recae en un área u otra de la compañía. El área de protocolo siempre va a estar presente y colaborar en los actos en los que haya participación de la Alta Dirección. Por ejemplo, en el acto institucional más importante para la compañía: La Junta General de Accionistas. En este evento procuramos la atención y ordenación protocolaria del consejo de administración y comité ejecutivo corporativo, así como la de máximos representantes de nuestros grupos de interés. Otro evento de referencia es la presentación de la publicación “Energía y Geoestrategia” en el auditorio Campus Repsol. Se trata de una publicación conjunta entre el Comité Español del Consejo Mundial de la Energía (CECME) y el Instituto Español de Estudios Estratégicos (IEEE) que suscita un gran interés en la comunidad de expertos de la energía y la geopolítica. Además, en todas sus ediciones hemos contado con altos cargos del Ministerio de Defensa. Para el equipo de Protocolo supuso un gran reto la organización del acto de inauguración de Campus Repsol en el año 2013 presidido por el entonces Príncipe de Asturias. Fue un acto muy exigente porque hubo mucha presencia institucional al más alto nivel, además de estar presentes los miembros de los órganos de gobierno de la Compañía.

En actos de negocio, un ejemplo específico son las inauguraciones de Estaciones de Servicio. De esta forma, participamos en la inauguración de la 1º Estación de Servicio Sostenible en Madrid, y recientemente hemos colaborado en la organización del acto de inauguración de la Primera Estación de Servicio de Repsol en México, con la asistencia del Secretario de Energía del gobierno mexicano, como máxima autoridad. En las visitas institucionales, Protocolo es responsable de la organización integral y la coordinación con otras áreas implicadas. Un ejemplo, son las visitas de los decisores públicos a nuestros centros industriales, cuya razón de ser viene dada porque estos, en sus responsabilidades, necesitan información específica de nuestro sector y nosotros se la podemos facilitar. Otro caso son las delegaciones de otros países o compañías que recibimos en nuestra sede, aquí el área de Protocolo también es responsable de la organización de la agenda.

¿Qué tipos de objetivos tienes en tus eventos? ¿Se te pide algunos KPI en concreto?

Como he comentado anteriormente, el protocolo es un instrumento para generar un clima favorable que propicie el ejercicio de las relaciones institucionales. No es un trabajo medible cuantitativamente ya que trabajamos con intangibles. Buscamos la satisfacción del cliente, tanto interno como externo pero por el perfil de este, tampoco es posible establecer mediciones como por ejemplo, mediante un test de satisfacción. No obstante, cuando finaliza cada acto las personas del equipo de protocolo compartimos impresiones sobre el desarrollo del acto e identificamos posibles puntos de mejora para futuras ocasiones.

¿Qué formación tienes y qué formación adicional te parece útil para el futuro de tu trabajo?

Soy licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas, diplomada en Turismo y cursé un máster de Comunicación Institucional y Política. En mi opinión el profesional del protocolo, además de tener formación técnica específica e idiomas, debe reunir una serie de características que a mi juicio son indispensables. Es importante conocer bien la empresa donde se trabaja, su misión y visión, el organigrama, la composición de los órganos de gobierno… Para establecer la ordenación de invitados en un acto hay que saber sus cargos, vincular su actividad con los objetivos del evento, esto es fundamental para tomar decisiones protocolarias. Son cualidades necesarias la prudencia, el trabajo en equipo, el sentido común, atención a los detalles, rapidez para decidir ante los posibles imprevistos y tener don de gentes. Creo que quien reúna este perfil tendrá mucho camino ganado para ser un buen profesional del Protocolo. De cara al futuro, mi recomendación es prestar atención a las nuevas tecnologías. Hace años era impensable que un invitado pudiera llevar en su móvil la invitación a un acto con un código, en cambio hoy esto ya no sorprende. También es recomendable estar vinculado a los profesionales del sector, asistir a foros de debate, congresos, seminarios…

¿Qué te parece más complicado, difícil, estresante en tus eventos?

Soy una firme defensora del trabajo en equipo y de compartir e intercambiar información. En nuestro equipo esta premisa es esencial y la cumplimos a rajatabla. Tenemos claro que para asegurar el éxito de un evento, antes lo hemos repasado en repetidas ocasiones, hemos revisado todas las tareas y distribuido las funciones, de forma que cada uno tiene su cometido, y conoce el cometido del resto. Elaboramos un dossier con los documentos generados y lo compartimos. Esta dinámica de trabajo nos permite afrontar nuestra función con seguridad.

No obstante, aunque exista una planificación exhaustiva, en muchas ocasiones surgen imprevistos de última hora, por ejemplo invitados que confirman en el último momento, una autoridad que declina su asistencia y la delega… En fin, la casuística es amplia, por ello hay que tomar medidas preventivas. En el equipo de Protocolo de Repsol esto lo tenemos muy presente y durante el proceso de planificación estudiamos posibles escenarios alternativos y establecemos las pautas de cómo reaccionar en cada caso. En todo momento apostamos por la comunicación dentro del equipo, así durante el trascurso de un evento utilizamos WhatsApp para poder reaccionar con inmediatez ante posibles imprevistos reasignando funciones.