Consejos para crear un buen webinar
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Siendo la comunicación remota el status quo, el webinar (conferencia o seminario en vídeo a través de internet) se impone como una de las alternativas más empleadas. Es una realidad, y quizás incluso una necesidad para ciertos colectivos como por ejemplo el médico o científico que persiguen el trabajo colaborativo y el avance en las soluciones más que nunca. Sin embargo, para lograr la máxima eficiencia, conexión e interactividad con el público no vale con programarlo y “dar la chapa”. Su planificación es fundamental: objetivos claros, push de comunicación previa, parte técnica asegurada y un directo cautivador. Recopilamos algunos consejos útiles de la mano de Carla Luca de Tena, marketing manager de Cisco, compañía que ofrece este formato tan de moda en la actualidad.
Por Paula Rey
Pre webinar
- La estrategia es el primer paso. “La empresa o el emisor debe conocer sus objetivos cuando organiza este formato, si quiere formar, informar, generar demanda…” nos apunta Carla.
- Fundamental maximizar previamente la eficiencia de la parte técnica. Hablamos concretamente de: hacer pruebas previas de la conexión wifi, no compartir archivos por otras vías durante el webinar, cerrar aplicaciones en segundo plano, ahorrar ancho de banda de otros dispositivos de la casa…
- Ineludible la comunicación previa y un esfuerzo para dirigir el mayor volumen de tráfico posible hacia la squeeze page mediante redes sociales, posts, recordatorios de email… Incluso optar por estrategias como el teaser o campaña de intriga, o avanzar que habrá sorpresas.
- Anticiparse con un análisis user experience que derive en instrucciones concretas y breves, y un FAQ tras reparar en las posibles dudas que surgirían.
- “No fijar el inicio a en punto o y media porque la mayoría lo hace y hay picos en las conexiones, es mejor optar por y cuarto o menos cuarto”, el último consejo pre webinar para Carla.
Durante el webinar
- Ensayar, ensayar y ensayar antes de su inicio, con un riguroso control de micrófonos. Igualmente es recomendable abrir un canal de comunicación con los speakers y organizadores paralelo al webinar en sí. De este modo se evitan “¿me ves? ¿me oyes?” y dudas públicas.
- Duración justa y necesaria, máximo 45 min y respetando la puntualidad. “Todos sabemos que no es lo mismo 45 minutos en un espacio acogedor que delante de un ordenador”, nos apunta Carla. O en otras palabras: “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
- Ofreciendo un contenido de calidad que no de opción a dormirse. Para evitar bostezos Carla recomienda descartar las diapositivas con mucho texto y añadir en su lugar imágenes impactantes.
- Un fondo adecuado, es decir, no situarse junto a objetos llamativos que distraigan la atención del asistente y, por supuesto, evitar el tráfico de personas o ruido ambiente idealmente utilizando cascos con micrófono integrado.
- Interactuar dentro de lo posible empleando herramientas que fomentan la atención y la participación. Carla nos propone emplear juegos online tipo Kahoot, en el cual se generan preguntas que los asistentes responden de manera sencilla. “Estas ideas divertidas mantienen la atención para saber contestar y situarte arriba en el ranking”.
- No dar la chapa y animar a los asistentes. Son necesarios moderadores y ponentes “con gancho”, así como, según nos dice Carla, una figura que únicamente se encargue de recopilar y ordenar las preguntas enviadas por el chat para lanzarlas al final por temáticas y lograr resolver las dudas generalizadas.
Post webinar
- Continuar con el contacto, es decir, Preparar una secuencia de emails follow-up para resolver esas dudas que han surgido, conocer el feedback y ofrecer de paso la grabación del webinar o algún contenido a mayores de regalo o agradecimiento. Siempre habrá un grupo de personas interesadas en lo comentado o que todavía mantengan dudas.
- Aprovechar el contenido generado al máximo a posteriori. Con más intensidad todavía si la pretensión es organizar estos formatos de manera vinculante y con cierta recurrencia. El último webinar organizado puede emplearse como un perfecto puente para lograr la máxima asistencia en el siguiente, así que, ¿por qué no prometer que si repiten se enseñarán muchos pijamas?
