¿Cuál debe ser el perfil del Expo Manager o Ejecutivo Ferial?

Los salones profesionales son un instrumento de marketing demasiado valioso que requieren una gestión profesional y eficaz , una intensa dedicación por parte de la empresa para obtener el máximo rendimiento de los mismos.

La participación en estos certámenes precisa de un tratamiento especial dada la complejidad del proyecto, la dedicación de tiempo asignada, la inversión económica realizada y las oportunidades comercialmente derivadas.

Por ello resulta necesario que tanto la planificación, organización, ejecución como el control de todo proyecto de participación se asigne a un responsable único, capaz de asumir las máximas atribuciones en estas áreas. Esta nueva figura podríamos denominarla Expo Manager o Ejecutivo Ferial de la empresa expositora que estaría normalmente vinculada al departamento de Comunicación, Marketing o Comercial.

Este perfil profesional va más allá del simple responsable o coordinador del stand, otorgándole mayor responsabilidad y funciones a desarrollar, desde la determinación de la política ferial de la compañía, el análisis y selección de salones, la administración y control del presupuesto de participación, la formación del personal que atenderá el stand o la gestión de proveedores.

En la actualidad y , dependiendo de la dimensión y características de la empresa, estas funciones son ejercidas por distintos profesionales de la empresa, desde el director general o comercial, hasta la fuerza de ventas o el personal administrativo. A menudo estas personas precisan desdoblarse cuando se acerca la celebración de una feria, descuidando tareas cotidianas y provocando un auténtico bloqueo de la actividad diaria.

La escasa coordinación y planificación, así como la frecuente improvisación en el desarrollo de este tipo de eventos son determinantes en la consecución de unos resultados poco satisfactorios.

En un proyecto de participación ferial pueden intervenir distintos departamentos de la empresa que el Expo Manager debe coordinar para alcanzar los objetivos previstos. En función de la dimensión y estructura de cada empresa, la implicación de cada departamento será mayor o menor.

Gerencia: aprobación de la política ferial y plan de participación, así como del presupuesto. Asistencia al stand.

Producción: disponibilidad de producto. Demostración del producto al personal del stand. Posible asistencia al salón.

Administración: disponibilidad presupuestaria.

Marketing: comercial, comunicación y RRPP

El Expo Manager, además de planificar, ejecutar y coordinar, debe controlar que todas las tareas se realicen en los plazos y condiciones previstos, así como procurar que todos los esfuerzos de proveedores, colaboradores y persona interno de la empresa se orienten hacia el mismo fin.

Perfil del Expo Manager:

– poseedor de amplios conocimientos técnicos del producto
– experiencia en ventas y marketing
– formación complementaria en marketing y comunicación
– conocimientos de promoción, publicidad y RRPP
– fluidez de idiomas
– persona dinámica, comunicativa y motivadora, orientada al trabajo en equipo
– experiencia en ferias y salones

Funciones del Expo Manager:

– Diseñar la política ferial
– Establecer objetivos, fijar y administrar el presupuesto, determinar el público objetivo, analizar y seleccionar los salones potenciales
– Contratar, coordinar y controlar las tareas de los proveedores (stand, transporte, azafatas, catering, animación, hotel, etc…)
– Contratar el espacio de exposición
– Seleccionar los productos/servicos a exponer
– Seleccionar y formar al personal interno y externo del stand
– Controlar el transporte de muestras y material a la feria
– Supervisar el montaje y desmontaje del stand
– Desarrollar la campaña de comunicación pre-feria
– Encargar el material de promoción para la feria
– Supervisar el alojamiento y desplazamiento del personal
– Gestionar el stand
– Diseñar sistemas de cualificación de contactos
– Elaborar el informe final de participación
– Coordinar el seguimiento de contactos post-feria
– Valorar los resultados obtenidos y medir la rentabilidad de la inversión realizada.

Creado por: Fernando Le Monnier, nuestro experto en ferias, director general de Gag Events y presidente de APMF (Asoc. Profesional de Marketing Ferial)