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¿Cúal es la perspectiva de los freelance y cómo trabajar mejor con ell@s?

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Hablamos con muchos y de muchos actores del sector de eventos, pero es la primera vez que lo hacemos con estos actores en la sombra, los profesionales autónomos o freelance, de los cuales se habla o se sabe poco, pero que ayuda en muchísimas dimensiones del evento, o bien por tener un talento muy específico, o bien por su capacidad de coordinar un evento, su logística y su producción, de forma completa. Son también los que más sufren en estos días de parón absoluto. Hablamos con 5 freelance para entender mejor su situación actual y su manera de adaptarse. Más allá de este momento complicado, conocimos cómo se puede trabajar de forma óptima con ellos, dónde buscarles, cómo seleccionarles y gestionar los proyectos con su colaboración.  Por Asun Paniagua

En este webinar participaron Begoña Cachero, Ivone Basagañas, Jorge Bermúdez, Miquel Alguersuari y Sònia Frías Ruiz-Olalla.

Las claves del trabajo del freelance y su valor añadido. ¿Qué tipos de freelances hay?

El evento tiene la parte de oficina y la operativa, la ejecución, es ahí donde se suele contar más con personal externo. Pero hay tres tipos de freelance, el de oficina, el de operativa y el mixto, dice Sònia Frías. El de oficina es el que la agencia contrata cunado hay mucho volumen de trabajo, varios proyectos, estos freelance pueden liderar un proyecto completo o una parte específica (transporte, rooming…); los de operativa se dividen en incoming y outgoing. Los primeros se encargan de eventos que se hacen en destino (en este caso España) al que vienen participantes de otros países; y los segundos gestionan eventos con participantes españoles en el extranjero. Los que hacen operativa son ejecutores del programa, reciben toda la información de la agencia y tienen que supervisar que todo funcione, gestionando los imprevistos, que siempre hay. Los freelance mixtos hacen oficina y operativa, estos pueden llenar mejor el año porque tienen varios perfiles.

En nuestro caso, dice Ivonne Basagañas, somos un tipo de freelance más coordinador del evento pero hay otros perfiles más técnicos, que se encargan del sonido, audiovisuales, catering… y otros elementos del evento.

¿Qué tipo de tarifas soléis tener?

En general, tenemos dos tipos de tarifas, explica Miquel Alguersuari, una es la que puede tener un incoming y luego está la del freelance que tiene grupos de España para el extranjero. Estas tarifas dependen del grado de responsabilidad que tengamos cuando nos vamos de viaje solos, porque nos ocupamos de todo, desde el aeropuerto, traslados, actividades… son 24 horas funcionando. La mayoría de las veces alguien se pone enfermo, tiene algún problema y nos tenemos que encargar de esa gestión, de atenderlo con un grado de responsabilidad muy alto. Aunque jugamos con una tarifa plana que equivale a lo que se paga por 10 horas de trabajo de un incoming, pero trabajando 24 horas con un alto grado de responsabilidad. “Aprovecho para hacer un llamamiento a compañeros que aceptan tarifas fuera de mercado, muy bajas, que desvaloriza nuestro trabajo y desvirtúa nuestra profesionalidad. Debería establecerse una política de pagos, un freelance no es una multinacional, trabajamos al día, y a veces se tarda meses en pagarnos, nos gustaría que hubiera un máximo de 30 días en el cobro, e incluso que haya la posibilidad de cobrar un 50% por adelanto en el caso de que no hubiera política de cancelación”, expresó Miquel.

Las tarifas de incoming, cada agencia suele tenerlas fijas, hay bastantes tarifas establecidas, siempre en bruto, se les resta el 15% de IRPF y la parte de autónomos. Está la tarifa de oficina para los que trabajan unas horas, semanas o meses por proyecto que contemplan unas 8 diarias, y luego están de operativa que se calcula por franjas horarias o por servicios, más horas extras.

¿Se debería establecer una tarifa pre-pago, sobre todo para eventos grandes? ¿Y dónde se os puede encontrar, cómo localizar a un freelance?

Actualmente no se hace, dijo Begoña Cachero, normalmente se confirman servicios por días y luego se pueden ver modificados si hay cambios en el programa. Podría ser buena opción sobre todo porque hoy en día no tenemos estipuladas condiciones de cancelación, y si se cancela un evento, nos quedamos sin nada, con un pre-pago estaríamos un poco más cubiertos.

Normalmente se nos localiza por el boca a boca, a las agencias les gusta trabajar con freelance que ya conocen, de confianza, o que alguien les ha recomendado por tener algún conocimiento específico (idiomas), dice Ivonne. La vía es enviar el curriculum  a las agencias y darte a conocer en el sector. No hay una base de datos, unas páginas amarillas de autónomos por perfiles, especialidades o destinos.

La mayoría nos conocemos entre nosotros, dice Jorge Bermúdez, y además tenemos dos páginas en Facebook para profesioanles Freelance Eventos Madrid MICE y Freelance Eventos Barcelona MICE, solo con acceso a freelance, entre compañeros, para ayudarnos entre nosotros. Un canal profesional para apoyarnos, y si alguien sabe de alguna oportunidad, la comunica y ve quién está disponible. Estamos trabajando en mejorar esto para que nos encuentren con más facilidad.

¿Qué hacéis estos días y si los mecanismos del Gobierno os ayudan?

La mayoría de los autónomos nos hemos podido acoger a la prestación por cese de actividad, aunque algunos compañeros no se han podido acoger, porque a raíz de la cancelación de MWC, algunos ya se dieron de baja y no podrán ahora beneficiarse de las medidas del estado de alarma. Ahora se nos exime de pagar la cuota mensual y tenemos una ayuda gestionada a través de las mutuas. En la mayoría de los caso, la prestación se ha aprobado, pero terminará cuando el estado de alarma finalice, esperemos que se pueda prolongar un poco.

Como no hay una asociación de freelance, cada uno solemos tener un gestor que nos ayuda en estos trámites y entre compañeros también colaboramos intercambiando información y facilitándonos las cosas para solicitar las ayudas, dijo Begoña.

En la situación actual ¿creéis que vuestro papel se va a valorar más o habrá más competencia? ¿Qué consejos podéis dar a las agencias para trabajar bien con freelance?

La incertidumbre hará que las agencias no puedan mantener grandes estructuras, comentó Sònia, los que tendrán más posibilidades son los freelance de oficina, los de operativa lo tendrán más difícil porque hasta que no hay eventos no podrán volver a tener proyectos. El autónomo no puede facturar más del 75% a un solo cliente, porque no sería legal.

Lo mejor para trabajar bien desde el principio es tener un buen briefing, dijo Miquel, o si no por lo menos tener la agenda perfectamente definida para poder trabajar de forma eficaz. Por otro lado, en outgoing es imposible trabajar sin esos detalles del brief, salir de viaje sin conocer todas las dimensiones del programa, complica el trabajo y la capacidad de reacción. Normalmente intervenimos cuando ya está vendido el proyecto, solo a veces vamos desde el principio a la presentación del producto, porque quieren conocer a la persona que les acompañaría y que conoce mejor el destino. Esto es mejor, contar con nosotros desde el principio, pero no siempre pasa.

En el futuro más cercano, y sabiendo que no tenemos bola de cristal ¿qué dificultades veis en el sector y que creéis que pedirán las agencias a partir de ahora?

Será una lenta recuperación el tema de los eventos, explica Jorge Bermúdez, y hay que superar el miedo al contagio para volver a un gran volumen de eventos. Lo que se pedirá es más flexibilidad tanto a proveedores, como a clientes y agencias, además de revisar o mejorar las políticas de cancelación, algo que hay que implementarse ya tanto para el freelance como para la agencia y ambos estemos cubiertos. Los primeros eventos serán más pequeños y habrá menos gastos extra, los primeros freelance que empezarán a trabajar serán lo que hacen oficina. El mercado nacional y doméstico se reactivará más rápido, sin duda, el internacional tendrá más dificultades, porque el cliente tendrá más prudencia, sobre todo en grandes congresos.

Las agencias exigirán más capacidad de resolución, flexibilidad y proactividad para dar un servicio de calidad,  además del resto de los conocimientos que ya se pedían, idiomas, conocer el destino, experiencia…

¿Cómo cambiará la forma de hacer eventos y qué medidas habrá que tomar ahora?

Según Jorge, durante un año o dos puede que haya menos eventos por cierto miedo estacional o psicológico, unido a una reducción de presupuestos y a las experiencias online que hemos visto que funcionan durante el confinamiento. Los registros de control serán una de las medidas principales, sobre todo en eventos grandes, los protocolos serán más exigentes, control de temperatura, certificado sanitario, mayor limpieza y desinfección… tenemos que estar muy atentos a la nueva legislación a partir de ahora, también para saber qué protocolos tenemos que seguir en cada evento. La creatividad será esencial para competir en eventos porque las empresas cambiarán sus hábitos y presupuestos.

Puedes escuchar el webinar completo aquí: La perspectiva de los freelance

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