El diablo está en los detalles: unos ejemplos para ver la complejidad de un evento

Ejemplo 1: diseño de zona expositiva

Puede haber stands en la zona de foyer de la plenaria, para expositores de la empresa (sus marcas por ej.) o para partners externos. Estos pueden ser de diseño libre o que la agencia proponga un diseño que se podrá personalizar. Hablamos de:

• Proponer diseños al cliente y lo que se podrá personalizar. El cliente pide modificaciones, se diseñan y validan.
• Definir las normas de personalización, lo que las empresas pueden o no pueden traer o modificar, y poner todo por escrito.
• Contactar con cada área o empresa para explicar el diseño y proponer personalización con pantalla, mobiliario, logo, colores, rotulación, plantas, moquetas diferentes. A menudo son varios contactos, se proponen las opciones, la otra parte se lo piensa, hay que relanzarles…
• Pedir el material / artes para esta personalización, a menudo relanzar o pedir un nuevo formato adaptado a las especificaciones.
• Gestionar los cambios de material que llegarán en muchos casos (al final hace falta más muebles, cambiar el logo, acreditar alguien más, a veces pasar un render…).
• Gestionar la participación de los representantes de este stand (cuándo pueden venir, acreditaciones…).

Ejemplo 2: diseño de presentaciones

Normalmente un diseñador acompaña a cada uno de los directivos que presenta para hacer unificadas y bonitas sus presentaciones. Hablamos de:

• Un briefing inicial con posible plantilla.
• Relanzar a los interesados para tener el material a tiempo.
• Modificar / editar, enviar para validación, relanzar para tener la validación.
• Nuevos cambios y nueva validación…

Suelen ser muchos mails / reuniones con tantos cambios sobre esas presentaciones como hay ponentes.

Ejemplo 3: diseño de teambuilding

Si se hace una actividad de grupo, hay que:

• Definir, repasar las reglas del juego, la forma de repartir equipos, el briefing.
• Prever lo que puede pasar (tensiones competitivas, sol, viento, lluvia…).
• Crear identidad gráfica de la zona de teambuilding y de los elementos que forman parte del ejercicio.
• Elección, diseño, personalización de cada uno de los elementos que el participante se ponga o use para hacer la actividad: camisetas, botella, gorras, mochilas.
• Pensar en solución alternativa para personas que posiblemente no puedan participar.